Autor:
Christy White
Data E Krijimit:
10 Mund 2021
Datën E Azhurnimit:
1 Korrik 2024
Përmbajtje
Një raport i statusit mund të duket si një punë e përditshme, por shkrimi i tij në të vërtetë mund të jetë një mundësi e mirë për të komunikuar me menaxhmentin. Pavarësisht nga projekti për të cilin po punoni, duhet të përqendroheni në sigurimin e detajeve specifike që përshkruajnë buxhetin dhe progresin e projektit. Vendosni informacionin më të rëndësishëm në një përmbledhje në fillim. Pastaj vazhdoni me detajet kryesore që përshkruajnë projektin në lidhje me rezultatet dhe sfidat. Bëni gjëra të shkurtra por informuese dhe menaxhmenti është i kënaqur.
Të shkelësh
Pjesa 1 nga 2: Vendosja e raportit tuaj
Përqendrohuni në kostot dhe orarin. Pavarësisht nga projekti për të cilin po punoni, menaxherët duan të dinë se si po shkojnë gjërat për sa i përket buxhetit dhe progresit. Vendosni raportin tuaj duke mbledhur informacione se si po ecën financiarisht projekti. Për më tepër, bëni disa komente nëse projekti është në rrugën e duhur me kohë. 
Jini të sinqertë në lidhje me problemet. Nëse e dini që ka çështje të kostos dhe progresit të projektit, mos i fshihni ato. Kjo vetëm do të çojë në probleme më të mëdha më vonë. Në vend të kësaj, mendoni se si lidhen këto probleme me gjërat që shkojnë mirë. - Për shembull, nëse projekti juaj përfshin prodhimin dhe dërgimin e 1000 bluzave për 1000 dollarë, mund të shqetësoheni nëse keni bërë vetëm 300, por keni shpenzuar tashmë 500 dollarë.
- Ju gjithashtu mund ta gjeni veten dy ditë para afatit dhe të komentoni për këtë.
Ofroni zgjidhje për problemet. Një pjesë e qëllimit të një raporti të statusit është të ndihmojë menaxherin të vendosë hapat e ardhshëm. Ju mund të ndihmoni duke sugjeruar zgjidhje për disa probleme që vini re. Ndërsa vendosni raportin, merrni shënime se si zgjidhjet tuaja janë të rëndësishme për kostot dhe progresin. - Për shembull, nëse biznesi juaj i bluzave është përpara afatit dhe prapa buxhetit, ju mund ta shihni këtë si një arsye për të rritur prodhimin dhe për të ekuilibruar gjërat.
Pjesa 2 nga 2: Bashkimi i të gjithave
Jepi raportit një titull. Filloni raportin tuaj me shkrim me një përmbledhje të shkurtër, titullin dhe datën. Për shkak se raportet e statusit duhet të jenë të shkurtra, ato nuk duhet të jenë në një faqe të veçantë të titullit. Nëse jeni duke e dorëzuar raportin me postë elektronike, mjafton të keni një temë të qartë në mënyrë që menaxheri juaj të dijë për çfarë bëhet fjalë në postë elektronike. - Diçka si "Raporti i Parker Transport Gusht 2017" është në rregull.
- Gjithmonë jepni të dhëna në mënyrë që të jetë e qartë se për cilën periudhë po raportoni.
- Nëse kompania juaj përdor formate specifike raportimi, sigurohuni që t’i përdorni edhe ato.
Filloni me një përmbledhje. Menaxherët janë të zënë dhe duhet të shohin menjëherë informacionin më të rëndësishëm. Disa rreshta në fillim të raportit shkojnë në zemër të çështjes, duke shpjeguar shkurtimisht se si po shkon projekti për sa i përket buxhetit dhe progresit. - Mundohuni të siguroheni që menaxheri juaj të shohë të gjithë informacionin në minutat e para të leximit të raportit.
- Për shembull, ju mund ta filloni raportin tuaj menjëherë me diçka të drejtpërdrejtë si, “Transporti Parker aktualisht është përpara afatit. Kemi shpenzuar 50% të buxhetit dhe kemi prodhuar 30% të produktit. Ne mund të ulim kostot duke përshpejtuar prodhimin. ”
- Nëse menaxherët janë të kënaqur me atë që shohin në fillim, ata tashmë mund të dinë mjaftueshëm. Nëse ka ndonjë gjë në përmbledhje që tregon një problem, ata mund të lëvizin shpejt nga atje në informacionin përkatës më poshtë raportit.
Ju lutemi jepni detajet më të rëndësishme. Renditni rezultatet më të rëndësishme deri më tani, duke u përqëndruar në piketa dhe të dhëna kryesore. Informoni menaxherin tuaj në aspektin e rezultateve sesa të aktiviteteve. - Për shembull, mos shkruani diçka si “Drejtuesit tanë të prodhimit, Frank dhe Sandra, kanë bërë një punë të mirë. Frank është gjithmonë aty shumë herët dhe Sandra është gjithmonë e fundit që largohet, për t'u siguruar që gjithçka të prodhohet në kohë. "
- Në vend të kësaj, theksoni të dhënat kryesore: "Ne jemi 20% përpara afatit pasi udhëheqësit e prodhimit (Frank dhe Sandra) kanë rritur kohën e prodhimit me dy orë në ditë".
Organizoni faktet. Këtu mund ta përshtatni raportin sipas stilit të menaxherit tuaj. Nëse e dini mënyrën e punës së menaxherit tuaj, ju mund ta përshtatni raportin në përputhje me rrethanat. Nëse nuk jeni i sigurt, përqendrohuni në një përmbledhje të shkurtër, të drejtpërdrejtë, në një stil që e njihni mirë. - Nëse menaxheri juaj dëshiron të shohë historinë e madhe, ju mund të emëroni një kapitull "Rezultatet", një tjetër "Sfidat" dhe një të tretë "Zgjidhjet".
- Për një menaxher që i pëlqen t'i shohë gjërat në mënyrë kronologjike, provoni një kapitull "Progresi këtë javë" i ndjekur nga "Hapat e ardhshëm".
Përdorni plumba. Menaxherët duhet të pajisen me informacionin që u nevojitet shpejt dhe në një mënyrë të lehtë për t'u lexuar. Paragrafët janë shumë të gjatë për të lexuar dhe maskuar informacionin kryesor. Por me listat është e lehtë të skanosh përmes raportit. - Nëse menaxheri ose kompania juaj posaçërisht kërkon një raport të shkruar plotësisht, ju natyrisht duhet ta përmbushni atë dëshirë.
Shtoni elemente vizualë sipas nevojës. Disa menaxherë e shohin të dobishme të shtojnë shenja vizuale për të shpjeguar se si po shkon një projekt. Për shembull, mund të vendosni një dritë jeshile pranë një plumbi për kostot, nëse kjo shkon mirë, por një dritë portokalli pranë një për progresin, nëse ka të ngjarë të jeni pak mbrapa. 
Rishikoni dhe ndryshoni raportin tuaj siç është e nevojshme para se ta paraqisni atë tek menaxheri juaj. Gabimet drejtshkrimore dhe fjalitë që nuk ekzekutohen kurrë nuk janë të vlefshme, madje as në një raport të shkurtër, relativisht informal të statusit. Mos u mbështetni vetëm në drejtshkrimet elektronike dhe kontrollorët e gramatikës. Për ta mbajtur raportin të shkurtër dhe të drejtpërdrejtë, merrni parasysh se çfarë mund të hiqet (të tilla si ndajfoljet dhe mbiemrat e panevojshëm). - Për shembull, shmangni frazat si "Shitjet në gusht po shkojnë mirë, muaji më i mirë akoma, falë përpjekjeve vërtet të shkëlqyera të Marie dhe Sam".
- Mund të thuash të njëjtën gjë shumë më shkurt: "Shitjet në gusht janë më të mirat, falë punës së madhe të Marie dhe Sam".
Raportoni të paktën një herë në muaj nëse nuk keni udhëzime të tjera. Kompania juaj mund t'ju kërkojë të siguroni raporte të statusit në përputhje me një kornizë kohore specifike, të tilla si javore ose dyjavore. Raportimi të paktën një herë në muaj është përgjithësisht i mirë për të mbajtur menaxherin tuaj të informuar. Kontaktoni me të nëse nuk jeni i sigurt se kur duhet të jenë raportet e statusit. - Nëse menaxheri juaj dëshiron të marrë raporte më rrallë, ju natyrisht do të bëni siç ju kërkohet.
