Organizimi i ngjarjes - Këshilla

Video: Words at War: Combined Operations / They Call It Pacific / The Last Days of Sevastopol

Përmbajtje

Hapat
Këshilla
Paralajmërim

Organizimi i ngjarjeve duket si një detyrë shumë e vështirë dhe gjërat bëhen edhe më të komplikuara nëse nuk keni një plan dhe plan përpara. Kështu që përpiquni ta shmangni këtë - duke përgatitur muaj më parë dhe duke mbajtur qetësi gjatë ngjarjes.

Hapat

Metoda 1 nga 4: Planifikoni muaj para ngjarjes

Përcaktoni qëllimin e ngjarjes. Përcaktimi i qëllimit të organizatës suaj do t'ju ndihmojë të mbani ngjarjen tuaj në rrugën e duhur. A po planifikoni një ngjarje për të edukuar komunitetin? Të bindësh sponsorët e mundshëm? Lavdëroni një individ apo grup të caktuar? Detajoni këtë qëllim sa më shumë që të jetë e mundur. Pavarësisht se çfarë po bëni (edukoni, bindni, lavdëroni, etj.), pse e bën përsëri atë
- Mendojeni si deklaratën tuaj të misionit, ose premisë e suksesit tuaj. Pasi të dini se çfarë dëshironi me siguri, do ta keni shumë më të lehtë!
Vendos qellimet.Saktësisht Çfarë doni të arrini? Jo numri i njerëzve që paraqiten në ngjarje, as fakti që ka ndodhur - si e doni që të jetë ngjarja? 5 anëtarë të rinj në organizatën tuaj? Ngritur 20 milion dong? Ndryshoni mendimin e njerëzve të tjerë? Bëni të gjithë të ngazëllyer?
- Mendoni për 3 rezultatet që dëshironi më shumë nga ngjarja dhe përqendrohuni në realizimin e tyre. Ju mund të peshoni një qëllim financiar, një qëllim shoqëror dhe një qëllim personal - varet nga ju!
Mblidhni vullnetarë. Ju keni nevojë për anëtarë të mirë dhe të mirë në shumë fusha të ndryshme të komitetit organizues. Ata mund t'ju ndihmojnë me gjithçka, nga caktimi, hartimi i buxhetit deri tek dërgimi i ftesave, dizajnimi i posterëve, mirëseardhja e mysafirëve dhe pastrimi pas ngjarjes. Me fjalë të tjera, ato do t'ju ndihmojnë të kryeni punën. Nëse është e mundur, gjeni vullnetarë që mund t'u besoni!
- Sigurohuni që organizatorët, si dhe menaxherët e ngjarjeve të punojnë sipas orarit që keni përcaktuar në plan. Bashkëpunimi midis palëve do ta bëjë punën tuaj më të lehtë. Kur kërkoni dikë për ndihmë, jini të qartë që në fillim për pritjet tuaja nga ata dhe shkallën e pjesëmarrjes së tyre në ngjarje.
- Nëse nuk gjeni një vullnetar, punësoni një ekip të ngjarjeve! Kjo varet tërësisht nga lloji i ngjarjes që jeni duke pritur. Ju mund ta merrni me qira vendin tuaj me ekipin e ngjarjes, ose të punësoni nga një palë e tretë.
Buxheti i vlerësuar. Të gjitha shpenzimet, të ardhurat, grantet dhe shpenzimet e tjera të jashtëzakonshme duhet të përfshihen në buxhet. Nëse nuk bëni buxhet, do ta përfundoni ngjarjen me një faturë të trashë dhe një portofol të zbrazët pa kuptuar se çfarë sapo keni shpenzuar. Ji realist që nga dita e parë që të mos befasohesh më vonë!
- Gjeni mënyra për të mbajtur kostot e ulëta. A mund të punësoni vullnetarë për të punuar falas? Merrni parasysh vendet që janë më të lira për tu marrë me qira (për shembull shtëpia e dikujt)? Mos harroni se një takim i vogël, i thjeshtë, por i suksesshëm është shumë më mirë sesa një festë luksoze që dështon.
Përcaktoni kohën dhe vendndodhjen e ngjarjes. Ky është faktori më e rëndësishme të ngjarjes. Cila duhet të jetë koha dhe vendi i ngjarjes suaj që njerëzit të thonë: "Po, unë do të jem atje!"? Ju dëshironi të organizoni ngjarjen në një kohë kur të gjithë janë falas dhe në një vend të përshtatshëm ku keni qira të mjaftueshme!
- Shikoni orarin e komunitetit në të cilin jetoni dhe merrni parasysh se kush merr pjesë në ngjarje. Nëse jeni duke synuar amvise, organizimi i ngjarjeve ditore dhe fqinjëve është opsioni më i mirë (mund të ofroni shërbime shtesë të kujdestarisë së fëmijëve). Në rastin e një pjesëmarrësi student, mbaje veprimtarinë në qendër të qytetit një mbrëmje gjatë javës. Nëse është e mundur, duhet të shkoni në vendin e tyre Kuvendi.
- Sigurisht që do të ketë shumë vende të ngjarjeve që ju duhet të rezervoni paraprakisht. Kontaktoni për të marrë me qira këto vende sa më shpejt të jetë e mundur. Ato mund të jenë më të shtrenjta se sa mendoni!
Merrni parasysh logjistikën. Ju duhet të mendoni për logjistikën në çdo aspekt. Si do të jetë parkimi? Aftësia e personave me aftësi të kufizuara për të marrë pjesë? Çfarë mund të bësh me hapësirën e ngjarjes? Çfarë pajisje ju nevojitet? A do të keni nevojë për ndonjë gjë shtesë për një tarifë (p.sh. pije altoparlantësh, shënja, botime)? Sa njerëz do të duhet që ngjarja të shkojë normalisht?
- Veryshtë shumë e rëndësishme të reflektoni dhe diskutoni me anëtarët e organizatorëve për të marrë në konsideratë të gjitha aspektet e ngjarjes. A ka ndonjë pengesë që mund të parashikoni dhe shmangni? A kanë nevojë për mysafirët për një vend për të qëndruar? Çfarë përjashtimesh kërkohen?
Mendoni për marketing dhe reklamim. Ndërsa përgatiteni për ngjarjen, ndërtoni një draft të posterit. Ky poster duhet të përmbajë informacion në lidhje me datën, kohën, vendndodhjen, mysafirët kryesorë, emrin e ngjarjes dhe temën e ngjarjes ose titullin. Meqenëse koha e përgatitjes është shumë herët, ju mund të kaloni shumë kohë duke menduar me kujdes për këto gjëra - por duhet të ndërtoni një draft fillestar për të parë se cilat pjesë janë të gjitha së bashku!
- Mendoni për mënyra të tjera për të promovuar ngjarjen. Dërgoni email? Posta postare? Sigurimi i informacionit në Facebook, Twitter ose një seri faqesh në internet për ngjarje (më shumë për këto më vonë)? Cfare te nevojitet para ngjarje për të angazhuar njerëzit dhe ato që ju nevojiten në ngjarje për t'i mbajtur ato?
Rirregulloni punën. Ndoshta po ndiheni shumë të hutuar tani. Merrni frymë thellë dhe hapni softuerin Excel. Përgatitni një skemë të aktiviteteve në këtë aktivitet. Përdorni disa tabela Excel për të organizuar mendimet tuaja. Mund të duket si dokument i panevojshëm në këtë pikë, por brenda dy muajve të ardhshëm do të jeni mirënjohës ndaj vetes që jeni kujdesur për veten tuaj.
- Zhvilloni një orar të punës (me afate) për secilin aktivitet. Shkruani të gjithë anëtarët e organizatorëve, kur dhe ku keni nevojë për ta. Në këtë mënyrë, ju mund të caktoni punën tuaj dhe të shmangni pyetjet më vonë.
reklamë

Metoda 2 e 4: Planifikoni punën për 2 javë para ngjarjes

Sigurohuni që gjithçka të jetë gati. Identifikoni kohën, vendndodhjen, mysafirët kryesorë, organizatorin e ngjarjes, emrin e ngjarjes dhe titullin. A do të ketë çdo gjë A mund të gabojmë? A mund të ndodhin ndryshimet në minutën e fundit? Në këtë pikë, gjithçka duhet të jetë aq e qartë sa është në letër bardh e zi.
Takohuni me anëtarët e organizatorëve. Kërkoni miratimin e buxhetit, orarit, etj. nga organizatorët si dhe nga menaxherët e ngjarjeve. Tani është koha e duhur për t'u marrë me pyetjet. Të gjithë i kanë kuptuar detyrimet e tyre akoma? A janë rehat me gjithçka?
- Edhe një herë, takohuni me organizatorët si dhe vullnetarët për të menduar për problemet e mundshme. Kjo është gjithashtu koha e përkryer për të planifikuar veprimin tuaj.
- Sigurohuni që organizatorët nuk kanë ndonjë problem të brendshëm. Mbani kontakt me të gjithë drejtuesit e departamenteve, organizatorët si dhe vullnetarët.
Ndajeni punën midis njerëzve të ndryshëm dhe lërini një person me përvojë të koordinojë të gjitha aktivitetet. Nëse kjo është një ngjarje veçanërisht në shkallë të gjerë, caktoni shumë njerëz të koordinojnë aktivitete të ndryshme nën mbikëqyrjen e një personi. Ky udhëheqës duhet të besohet nga anëtarët e organizatorëve.
- Ju duhet të caktoni një deri në dy anëtarë për të kaluar kohën duke mirëpritur mysafirë dhe duke biseduar para ngjarjes.Në thelb, ata janë recepsionistët, përgjegjës për ngritjen e të gjithë mysafirëve dhe lejimin e këtyre mysafirëve të shohin se janë duke u kujdesur.
Sigurohuni që të mbani të azhurnuara të gjitha faqet në internet të lidhura me ngjarjen. Ju ndoshta tashmë i njihni Facebook dhe Twitter, por ka shumë faqe të tjera në internet që mund të përdorni për të promovuar, të tilla si Eventbrite, Evite dhe Meetup. Nëse nuk keni dëgjuar kurrë për këto faqe, kërkoni tani! Në rast se ngjarja juaj është jashtë shtetit dhe dëshironi të shisni bileta në internet, Ticketbud është mjaft i dobishëm.
- Dhe sigurisht, azhurnoni faqen në internet të ngjarjes, blog ose faqe në Facebook, nëse është e disponueshme. Mund të dërgoni përkujtesa të ngjarjeve, të postoni foto dhe të menaxhoni përgjigjet e ngjarjeve. Sa më aktiv të jeni në internet, aq më e përhapur bëhet ngjarja. Nëse jeni duke pritur një ngjarje në lidhje me kopshtarinë, dekorimin e shtëpisë ose fusha të tjera krijuese, mund të përdorni gjithashtu Pinterest.
Mblidhni sponsorizime dhe burime të tjera parash nga mysafirët. Ka shumë lloje të shpenzimeve që do të lindin në javët e ardhshme dhe ju nuk doni të paguani për të gjitha vetë! Përleshuni pak për kostot e fillimit - qoftë kjo një vend ngjarjeje me qira, pajisje apo një banket? Ju gjithashtu mund të duhet të paguani disa nga shumat e mësipërme para se të filloni të përgatiteni për ngjarjen.
- Sigurohuni që keni ndërtuar një sistem për trajtimin e dokumenteve, çertifikimeve, faturave dhe dokumenteve të tjera. Ju duhet të mbani të gjitha dokumentet për referencë në të ardhmen, kështu që sa më shpejt të jeni të organizuar, e ardhmja do të jetë më e përshtatshme, veçanërisht kur partneri juaj punon në mënyrë joprofesionale.
Promovimi i ngjarjes. Përgatitni botime, botoni reklama, botoni në shtyp, dërgoni ftesa, telefonata, grupe kontakti me email, takoni pjesëmarrës të mundshëm ose donatorë. Si do ta njohin dhe marrin pjesë njerëzit në veprimtarinë tuaj? Sigurohuni që informacioni që jepni është i plotë, me përjashtim të disa faktorëve pyetës - kurioziteti i mysafirit duhet të stimulohet gjithashtu!
- Mendoni për audiencën tuaj të synuar. Nëse dëshironi të ftoni pleqtë, nuk do të humbni kohë duke dërguar mesazhe përmes softverit Snapchat. Shkoni në vendet ku ata shkojnë ose përdorni mjetet që përdor audienca juaj.
Mblidhni sendet e nevojshme për ngjarjen. Këto artikuj mund të përfshijnë një medalje, lojë, suvenir, shpërblim ose certifikatë. Ka shumë gjëra të vogla dhe të parëndësishme të cilave njerëzit pa përvojë nuk mund t'u kushtojnë vëmendje, por ju duhet të dini të gjithë faktorët më të vegjël. Mos harroni mobiljet, pajisjet, tavolinat, mbulesat e tavolinave dhe sendet e tjera të mëdha, të rëndësishme!
- Kjo është edhe një gjë për të cilën duhet të merrni kohë për të reflektuar. Mos u ndalni derisa të gjeni 5 artikuj që keni harruar të përgatitni - gjithçka, nga stilolapsa dhe mjete të ndihmës së shpejtë deri te bateritë, kubat e akullit dhe kordat zgjatuese. Do të dëshironi të jeni gati për çdo situatë.
Rendit gjithçka. Organizoni për regjistrim video. Organizoni transportin për mysafirët. Organizoni ushqim për ekipin e pastrimit. Lista mund të vazhdojë përgjithmonë, por pa klasifikuar nuk do të jeni në gjendje të organizoni ngjarjen!
- Përgatitni ushqim dhe pije. Kjo është gjithashtu një kohë e mirë për të rregulluar strehim të veçantë, të tilla si strehim për njerëzit me aftësi të kufizuara. Kontrolloni nëse ndonjë mysafir është vegjetarian ose ka nevoja të tjera specifike për ngrënie. Shumë faqe të biletave të ngjarjeve në internet do të kenë një seksion "bëni vetë pyetje", i cili do t'ju ndihmojë të vlerësoni kërkesat speciale të mysafirëve tuaj.
- Përgatitni tavolina dhe karrige, sfonde, mikrofona, altoparlantë, kompjuterë, projektorë, podiume - gjithçka që kërkohet në vendin e ngjarjes.
Përgatitni listën tuaj të kontakteve. Ju duhet të keni numrat e telefonit, adresat dhe adresat e postës elektronike të organizatorëve. Bëni një listë të ngjashme me VIP-të (veçanërisht të ftuar të rëndësishëm) dhe ofruesit e mallrave ose shërbimeve. Kur dikush nuk paraqitet ose vonohet, kjo është një listë që mund ta përdorni.
- Le të themi se ekipi i banketeve është vonë. Cfare do te besh? Merrni menjëherë listën e tyre të kontakteve dhe thirrni ata. Oh, ata mendojnë se do ta bësh në vendin për ta marrë atë 90 paund mish derri të copëtuar? Cfaredo. Ju ia jepni listën z. A, ai merr kamionin dhe shkon në adresën e mbledhjes së mishit në letër. Ju keni shmangur një katastrofë. Tani e dini që nuk duhet të punësoni këtë ekip shërbimi ose të jepni drejtim më të qartë!
Shkoni në vendin e ngjarjes me organizatorët. Vëzhgoni përreth dhe vlerësoni parkingun, tualetet, dhomat dhe dyert. Kërkoni vende afër ku mund të bëni fotokopje, të bëni thirrje telefonike dhe të blini gjërat e domosdoshme. Në përgjithësi, mbajeni vendin e ngjarjes në dorë.
- Flisni me personin që kontaktuat për të marrë me qira vendin. Ata duhet të kenë një kuptim më të mirë të vendit se kushdo tjetër. A ka ndonjë problem për të cilin duhet të dini? Kohe e Kufizuar? A është dera e mbyllur në kohë të caktuara? Shpresojmë që kjo të mos ndodhë - por duhet të mësoni edhe për oraret e kontrollit të alarmit të zjarrit.
reklamë

Metoda 3 nga 4: Përgatituni në 24 orë para ngjarjes

Ruaj qetësinë. Ti mund ta besh. Especiallyshtë veçanërisht e rëndësishme që të qëndroni të qetë dhe të mos hutoheni ose të shqetësoheni. Ju jeni duke u përgatitur për muaj të tërë! Gjithçka do të jetë mirë. Sa më i qetë të jesh, aq më të qetë do të jenë shokët e ekipit, aq më mirë do të jetë ngjarja. Përveç kësaj, gjithçka do të përfundojë së shpejti!
- Seriozisht, ju mund ta bëni atë. Ju keni bërë gjithçka që mundeni, duke menduar për të gjitha problemet e mundshme - nëse diçka nuk shkon mirë, ju e dini se si ta zgjidhni problemin. Dhe mbani mend: askush nuk mund t'ju fajësojë. Një mysafir i zhurmshëm, ushqimi nuk është i mirë - njerëzit do ta kuptojnë që ju nuk mund t'i kontrolloni të gjitha. Relaksohuni. Ju do të jeni mirë.
Kontrolli i fundit me anëtarët e organizatorëve. Sigurohuni që të flisni me të gjithë rreth mënyrave për të shkuar në vendin e ngjarjes dhe kur të mbërrini. Ajo që nuk dëshironi më shumë është kur të gjithë organizatorët ju telefonojnë ditën e ngjarjes sepse nuk e dini se ku është hyrja e pasme.
- Edhe nëse askush nuk thotë asgjë ose nuk ju bën një pyetje, bëni më të mirën tuaj për të vlerësuar qëndrimet e të tjerëve. A janë të gjithë të kënaqur me punën e tyre? A merren vesh me njëri-tjetrin? Nëse jo, flisni me të gjithë dhe përpiquni të hiqni nyjën. Ndoshta dikush do të përshtatet në një departament tjetër ose të punojë me të tjerët.
Kontrolloni të gjitha ftesat dhe përgjigjet. Renditni mysafirët në një fletë Excel dhe vlerësoni numrin e njerëzve. Për shumicën e ngjarjeve, numri i pjesëmarrësve të konfirmuar do të jetë nuk jane tregon numrin e njerëzve që në të vërtetë marrin pjesë në ngjarje. Ju mund të keni 50 vlerësues, por në fund ka vetëm 5 ose marrin pjesë deri në 500 persona. Ndërsa duhet të dini numrin e vlerësuesve, jini të gatshëm për të trajtuar situatën kur ka shumë pak ose shumë të pranishëm!
- Kujtojini të ftuarit VIP për ngjarjen. Do të befasoheni nga numri i njerëzve që thonë: "Oh, apo jo. Nesër apo jo?" Me një telefonatë të thjeshtë ose mesazh me tekst, mund ta shmangni këtë.
Shkoni në vendin e ngjarjes dhe kontrolloni nëse të gjitha janë gati. A është dhoma e pastër dhe e gatshme? A janë instaluar dhe funksionojnë pajisjet elektronike? A mund të instaloni paraprakisht ndonjë pajisje, nëse është e nevojshme? A është stafi i përgatitur plotësisht për ngjarjen?
- Kontrolloni nëse ngjarja ka mjaft mbështetës. Natyrisht, është më mirë nëse keni më shumë mbështetës sesa ju nevojiten. Ju mund të duhet të kërkoni dikë për një urgjencë, të keni nevojë për dikë që të vërë re një të ftuar ose të zgjidhni një problem që nuk mund ta parashikoni. Ose, e dini, mund të keni nevojë për dikë që t'ju derdh më shumë kafe.
Përgatitni komplete për pjesëmarrësit në ngjarje. Ky çantë mund të përfshijë një shishe uji, një karamele, një letër ngjitëse, një stilolaps, një broshurë dhe çdo informacion tjetër që ju nevojitet. Alsoshtë gjithashtu një ide e mirë nëse dëshironi të shtoni suvenire të vogla.Kjo është një moment i shkëlqyeshëm që tregon se ngjarja ishte e organizuar mirë, dhe në të njëjtën kohë i bën mysafirët të ndjehen të vlerësuar.
- Ky komplet mund të jetë për mysafirë ose organizatorë, ose të dy! Kush nuk i pëlqen një shirit granola dhe një stilolaps?
Programoni informacionin e ngjarjes (fletë ekzekutuese ose fletë ekzekutimi). Këtu është një listë e të gjitha informacioneve të nevojshme të ndara sipas kohës dhe / ose departamentit. Përgatitni një program detyre në minuta me aktivitete të rëndësishme. Shablloni i fletës së ekzekutimit do të varet plotësisht nga ju që të vendosni. Thjesht përpiquni ta mbani informacionin në minimum për lexim të lehtë.
- Nëse jeni vërtet të vështirë, ndërtoni këto speciet një fletë tjetër drejtimi mund të jetë e dobishme. Folësit ka më shumë të ngjarë të duan të dinë listën e mysafirëve të tjerë të cilët do të jenë ku dhe kur. Organizatorët do të dëshirojnë një listë të pajisjeve, afateve kohore dhe planeve të pastrimit. Kur të keni kohë të mjaftueshme për të krijuar fletën e punës, kjo do t'ju duket mjaft e dobishme.
Bëni një listë të artikujve për t'i sjellë në vendin e ngjarjes. Sa keq do të jetë kur të shkoni në ngjarje, gjithçka është gati, të gjithë a jeni të gjithë atje, dhe e kuptoni që keni harruar 12,000 gota në shtëpi? Kjo është e keqe. I prishët të gjitha. Bëni një listë, kontrolloni edhe një herë dhe sillni të gjithë përbërësit për tu përgatitur!
- Nëse artikujt janë shpërndarë në vende të ndryshme, caktoni një detyrë specifike secilit person. Duke vepruar kështu, nuk keni pse të kaloni 8 orë duke vrapuar dhe duke mbledhur në panik këto sende. "Një pemë nuk e bën një të ri, tre pemë grumbullohen së bashku kështu që mali është i lartë" - thanë njerëzit e lashtë.
reklamë

Metoda 4 e 4: Kontrolloni datën e ngjarjes

Mbërrini në vendin e ngjarjes herët me organizatorët dhe vullnetarët. Sigurohuni që të gjithë janë të pranishëm dhe elektronika po funksionon si duhet. Ndonjë pyetje në minutën e fundit? Nëse ka kohë, le të pimë pije freskuese, të ndajmë, të inkurajojmë të gjithë dhe të pushojmë! Ti mund ta besh. Ju jeni gati.
- Sigurohuni që organizatori të ketë një distinktiv të veçantë ose të ketë disa sende të njohura në dorë, në mënyrë që pjesëmarrësit e ngjarjes të marrin ndihmë kur të jetë e nevojshme. Ndonjëherë kostumet kaki nuk janë të mjaftueshme.
Të gjitha llojet e gjërave, brenda dhe jashtë Keni nevojë për balona në kutinë postare? Postera në cep të dhomës? Po në lidhje me derën dhe përgjatë korridorit? Nëse të ftuarit tuaj duhet të kalojnë nëpër një labirint kaotik për të arritur vendin e ngjarjes, duhet të vendosni shumë shenja për t'ju drejtuar.
- Pankartat e mirëseardhjes dhe tabelat e tjera të informacionit para ndërtesës do të jenë veçanërisht të dobishme. Ju dëshironi që njerëzit të jenë në gjendje të njohin vendin e ngjarjes menjëherë nga rruga. Nuk ka asgjë për t'u çuditur në lidhje me këtë!
- Nuk është një tavolinë para dhe të ftuar të regjistruar në ngjarje. Kur mysafirët hyjnë në derë, ata duhet të shohin saktësisht se çfarë duhet të bëjnë. Përndryshe, ata do të rrinë pezull në një gjendje pasigurie dhe shqetësimi. A e mbani mend seksionin e pritjes të përmendur më lart? Ju lutemi caktoni dikë që të qëndrojë në derë për të mirëpritur dhe për t'iu përgjigjur të gjitha pyetjeve të mysafirit.
- Muzikë lundruese! Muzika do të fshijë atmosferën e ndrojtur në ngjarje.
Sigurohuni që pjesëmarrësit e ngjarjeve të dinë se çfarë po ndodh. Nëse një folës është vonë, do të duhet të jepni një njoftim për vonesën e ngjarjes. Nëse vakti zgjat më shumë sesa pritej, të ftuarit në aktivitet duhet të jenë të vetëdijshëm për çdo ndryshim në orar. Isshtë shumë e rrallë që ngjarjet të shkojnë siç janë planifikuar - kështu që kur oraret nuk ndiqen nga afër, sigurohuni që palët të vazhdojnë të flasin.
Bej nje foto! Ju mund të dëshironi të bëni një shënim për këtë. Në të njëjtën kohë, njerëzit do të jenë të ngazëllyer kur shohin dikë që mban një aparat fotografik për të kapur momentet e ngjarjes. Bëni një foto të banderolës së sponsorit tuaj, banderolës tuaj, portës së mirëseardhjes, zonës së pritjes, etj. Këto foto mund t’i përdorni edhe për vitin e ardhshëm!
- Nëse është e mundur, lini një mik apo fotograf profesionist të bëjë punën. Keni mjaft punë për të bërë! Ju duhet të bisedoni dhe të hani me të ftuarit, kështu që dikush tjetër duhet të kujdeset për xhirimin e fotove.
Vendosja e dokumenteve pas ngjarjes. Ju duhet të keni mbjellë ndonjë ide në perceptimin e mysafirëve dhe dëshironi që ata të largohen nga ngjarja me mendime specifike, reflektime ose vendosmëri për të vepruar. Prandaj përgatitni një broshurë ose ndonjë send që ata mund të sjellin me vete pas ngjarje
- Ju mund të konsideroni sondazhet për ngjarjen e fundit për këtë seksion. Siguroni një mjet për ata që të flasin mendjen e tyre, çfarë të përmirësojnë dhe çfarë duan në ngjarjen tjetër. Dhe sigurisht, si mund të përfshihen!
Pastroni vendet e ngjarjeve! Kontrolloni banakun tuaj të energjisë, hiqni banderola, pastroni mobiljet etj. Ju do të dëshironi që faqja të kthehet në gjendjen e saj origjinale - veçanërisht kur paguani qiranë dhe doni të ktheheni. Ju gjithashtu mund të shmangni tarifat shtesë të vendosura nga ofruesi juaj i vendit të ngjarjes. Ndajeni punën në mënyrë të barabartë në mënyrë që procesi i pastrimit të jetë sa më i shpejtë dhe i butë.
- Kontrolloni përsëri për të siguruar që asnjë send me vlerë nuk është lënë pas. Nëse është kështu, përgatit një formular kërkese për sendin e humbur.
- Nëse dëmtoni diçka, ju lutemi njoftoni personin që keni kontaktuar për të marrë me qira vendin. Ndershmëria dhe sinqeriteti është gjithmonë qëndrimi më i mirë.
- Hiqni sa më shumë plehra të jetë e mundur. Departamenti i mirëmbajtjes do të marrë përsipër pas kësaj.
Ki kujdes nga të gjitha misionet pas ngjarjes. Në varësi të llojit të ngjarjes që organizoni, mund të mos keni asgjë për të bërë pas ngjarjes, ose do të ketë një listë të gjatë të njerëzve për të falënderuar, si dhe faturat në pritje. Këtu janë disa ide që ju të filloni:
- Faleminderit të gjithë anëtarëve të organizatorëve, veçanërisht sponsorëve dhe vullnetarëve. Ju nuk mund të organizoni një ngjarje pa to!
- Plotësoni dhe trajtoni çështjet e parave. Kjo duhet të bëhet sa më shpejt të jetë e mundur, sa më pak defekte aq më mirë.
- Organizoni një festë mirënjohje për ata që ju kanë ndihmuar. Ju dëshironi që shokët tuaj të ekipit të ndjehen mirënjohës, dhe në të njëjtën kohë dëshironi që sponsorët tuaj të shohin se ata kanë sjellë ndryshime dhe një gol të mirë.
- Shpërndani suvenire ose botime të tjera për palët e interesuara.
- Transferoni fatura tek sponsorët dhe të tjerët.
- Postoni foto në faqen në internet të ngjarjes.
Mbaj një takim për të mësuar nga përvojat dhe për të bërë më mirë herën tjetër. Pasi gjithçka të ketë mbaruar, çfarë dëshiron të bësh ndryshe? Çfarë funksionon dhe çfarë jo? Dëshironi të organizoni një ngjarje të tillë? Cfare mesove
- Nëse merrni një përgjigje nga të gjithë, lexoni të gjithë. Edhe nëse nuk merrni ndonjë përgjigje nga të ftuarit, pyesni organizatorët e ngjarjes! Si mendojnë ata? A e shijuan atë kohë? Ndoshta vetëm sepse shiriti i granolës dhe stilolapsi ishin të lirë, apo jo?
reklamë

Këshilla

Lista e dokumenteve për t'u përgatitur:
- Buxheti i përkohshëm
- Programi i ngjarjeve (koha e secilit program në ngjarje)
- Ftesa
- Lista e te ftuarve
- Plani i veprimit
- Programi i punës (orari i përfundimit)
- Dokumentacioni për njoftimet për shtyp
- Fjalimi
- Lista e të pranishmëve
- Fjalimet e palëve (bashkëngjitni rezymenë e folësit)
- Programi i punës
- Orari ndahet në minuta
- Lista e rrjetit të kontaktit (numri i telefonit të organizatorit)
- Lista e artikujve për të sjellë
- Lista e detyrave që duhet të plotësohen
- Raportet e ngjarjeve (për shtyp dhe të tjerët)
Para ngjarjes, caktoni individë / departamente të jenë përgjegjës për fushat e mëposhtme:
- Donatorët
- Të pranishmit
- Vizitor, folës i rëndësishëm
- Dizajnoni, shtypni, grumbulloni artikuj dhe vlerësoni ato produkte
- Shpërblime, suvenire, dhurata, banderola, çertifikata
- Automjete, hotelieri, rregullimet e vendit të ngjarjes, zbukurim, sfond, parkim
- Media, PR (marrëdhëniet e jashtme), Marketingu
Faktorët që duhet të merren parasysh kur zgjidhni një vendndodhje dhe negocioni çmimet:
- Kapaciteti i sitit (numri i pjesëmarrësve, përveç atyre që nuk morën pjesë zyrtarisht)
- Disponueshmëria e ushqimit (në rast se vaktet janë në dispozicion në atë vend)
- Koha (koha e fillimit dhe e mbarimit të ngjarjes)
- Ndriçimi (në rast se ngjarja ndodh natën)
- Ka ajer te kondicionuar apo jo
- Janë siguruar pajisjet e kërkuara (mikrofoni, altoparlantët, etj.)
- Mobilje (mobilje, peshqirë tavoline, etj.)
- A mund të zhvillohen ngjarje muzikore dhe argëtuese në vendin e ngjarjes (me shfaqje më pak zyrtare)
- Gjeneratori
- Hyrja e lehtë në vendin e ngjarjes - nëse vendi është në qendër të qytetit apo jo (nëse delegatët mund të marrin pjesë pa ndonjë vështirësi)
- Dhomë e veçantë për organizatorët, dhomat e zhveshjes, etj.
- kostoja totale
Në ditën e ngjarjes, caktoni personin / departamentin që të jetë përgjegjës për sa vijon:
- Koordinimi i përgjithshëm
- WC
- Ushqim
- Punimet në fushë
- Mikpritësi (MC)
- Kompjuter, projektorë
- Fotograf
- Recepsionist
- Kontrolli i turmës dhe marrëdhëniet me publikun me turmën
- Zona e parkimit
- Mbroj
- Shpërndani dokumentet dhe furnizimet (dhurata dhe çertifikata individëve të veçantë, si dhe të gjithë pjesëmarrësve në ngjarje)
Faktorët që duhet të merren parasysh kur vendosni për datën e ngjarjes:
- A do të jetë në dispozicion i ftuari kryesor dhe të ftuarit e tjerë VIP gjatë ditës
- Cila ditë është më e mira për audiencën tuaj të synuar?
Në çdo kohë, ju mund të mos ia dorëzoni punën dhe përgjegjësitë tuaja një personi tjetër.
Puna është përgjegjëse.
Ne kohe. Nëse vonoheni, raportoni plotësisht dhe menjëherë punën te personi që duhet të raportoni.
Kur lindin probleme, mos fajësoni të tjerët, mos mendoni shumë dhe shkaktoni më shumë stres, gjeni mënyra për të zgjidhur problemin.
Sigurohuni që keni një plan evakuimi për raste urgjente. Nëse ngjarja juaj është në një shkallë të gjerë, sigurohuni që policia dhe mjekët janë në detyrë.

Paralajmërim

Mos u frikësoni ose stresoni. Një sjellje e qetë do të rezultojë në rezultate më të mira.
Jini të përgatitur për çdo situatë. Ndonjëherë do të ketë gjëra jashtë kontrollit tuaj. Nëse jeni anëtar i organizatorëve, mos u zemëroni kur dikush ju bërtet, ai person mund të jetë i tensionuar. Nëse jeni një koordinator, mos u bëni me stres dhe panik. Ju lutem me qetësi bëni gjithçka. Mundohuni të reflektoni mbi situatat e mundshme, dhe çfarë do të bënit në ato situata.