Autor:
Monica Porter
Data E Krijimit:
13 Marsh 2021
Datën E Azhurnimit:
1 Korrik 2024
Përmbajtje
Raportimi i biznesit është një nga mjetet më efektive për të komunikuar operacionet e biznesit sot. Pavarësisht nga qëllimet e tyre të gjera, ato zakonisht përdoren kur një biznes ose individ ka nevojë të marrë vendime të rëndësishme. Për të shkruar raporte efektive të biznesit, së pari duhet të kuptoni se cilat janë ato dhe si mund të përdoren.
Hapat
Pjesa 1 nga 2: Përcaktoni llojin e raportit për të shkruar
Paraqisni ide. Ky është lloji raporte / propozime shpjeguese. Këto raporte mund të përdoren për t'i bërë rekomandime menaxherëve kryesorë ose vendimmarrësve në një kompani, zakonisht të përbëra nga dy pjesë: përmbledhja dhe përmbajtja. Përmbledhja nxjerr në pah sugjerimin tuaj. Seksioni i përmbajtjes (trupit) analizon më tej përfitimet, kostot, rreziqet, etj. eja me te.
- Le të themi se doni të ofroni një printer 3D për departamentin tuaj. Në mënyrë që të bindni menaxherin tuaj të aprovojë blerjen e kësaj pajisjeje, duhet të shkruani një raport shpjegimi / rekomandimi për të bërë peticion zyrtarisht drejtuesit.
Përshkruani rreziqet që lidhen me një mundësi të veçantë.Raporti i hetimit duke ndihmuar në përcaktimin e shkallës së rrezikut që lidhet me një kurs të caktuar veprimi. Ky lloj raporti është jashtëzakonisht i dobishëm për të ndihmuar një kompani në parashikimin e pasojave të mundshme. Ai përfshin një hyrje, përmbajtje hetimore dhe përfundime. Hyrja thekson çështjen në shqyrtim. Përmbajtja e sondazhit përdoret për të diskutuar faktet dhe rezultatet e hetimit. Përfundimi përdoret për të përmbledhur problemin.- Supozoni se Kompania Farmaceutike X dëshiron të punojë me Kompaninë Farmaceutike Y por ka disa shqetësime. Kompania X nuk dëshiron të bashkëpunojë me një kompani me probleme financiare aktuale ose të kaluara. Kjo kompani do të kryejë një hetim dhe do të përdorë raportin e hetimit për të diskutuar në thellësi informacionin financiar të kompanisë Y dhe drejtorëve të saj.
Paraqet informacion në lidhje me pajtueshmërinë me një agjenci të caktuar rregullatore. Kjo është raporti i pajtueshmërisë, përdoret për të ndihmuar një kompani të demonstrojë përgjegjësinë e saj. Ajo demonstron pajtueshmërinë me ligjet / rregulloret dhe shpenzimet e arsyeshme të kompanive para organeve qeverisëse (qytet, provincë, qeveri, etj.). Ky raport përfshin hyrjen, përmbajtjen e raportit dhe përfundimin. Hyrja zakonisht përmban një përmbledhje të përmbajtjes kryesore në raport. Seksioni i përmbajtjes përfaqëson të dhëna, ngjarje, etj. Agjencitë ekzekutive duhet të dinë. Përfundimet përdoren për të përmbledhur.- Për shembull, Nestle duhet të tregojë bordin e saj drejtues se po ndjek politikat dhe ligjet e vendit pritës udhëzimet gjatë viteve. Si rezultat, ata kanë përdorur raportet e tyre vjetore të pajtueshmërisë për të qenë transparent në lidhje me aktivitetet e tyre për vitin.
Përshkruani realizueshmërinë e idesë ose projektit të propozuar. Thirret raportet e hulumtimit të përdorura për të përcaktuar nëse një ide është praktike apo jo raport i mundshëm. Ky raport duhet të strukturohet në dy pjesë: përmbledhja dhe përmbajtja e raportit. Përmbajtja tregon përfitimet, problemet e mundshme, kostot e përfshira, etj. të idesë së propozuar. Një kompani mund të përdorë një raport të fizibilitetit për të eksploruar pyetje të ngjashme me sa vijon:- A mund të përfundojë ky projekt brenda buxhetit?
- A do të jetë fitimprurës ky projekt?
- A mund të përfundojë ky projekt brenda kornizës kohore të caktuar?
Prezantimi i rezultateve të hulumtimit hetimor.Raporti i hulumtimit hulumtues paraqitja e hulumtimeve për një problem apo problem. Zakonisht është një vështrim i thelluar i një çështjeje të caktuar dhe duhet të përfshijë pjesë: përmbledhje, hyrje, metodologji kërkimore, rezultatet e marra, konkluzione dhe rekomandime. Kërkimi përkatës duhet të përfshihet gjithashtu në këtë raport.- Për shembull, një kompani mund të kryejë hulumtime në të gjithë kompaninë nëse duhet apo jo të ndalojë pirjen e duhanit në hollin e punonjësve. Operatori do të përgatisë një raport hulumtimi hulumtues.
Ndihmoni kompaninë tuaj të përmirësojë politikën e saj, produktin ose procesin e biznesit përmes monitorimit të vazhdueshëm. Formuluar në intervale fikse, të tilla si javë, muaj, tremujorë, etj, Raportet periodike performanca, fitimi dhe humbja ose ndonjë kriter tjetër mund të rishikohet në detaje gjatë një periudhe të caktuar kohe.- Për shembull, çdo muaj, një përfaqësues i shitjeve farmaceutike ndoshta do të krijojë një tabelë që përmbledh numrin e thirrjeve të tyre të shitjeve.
Raportoni mbi një situatë specifike. Në krahasim me periudhat kohore fikse, nevojiten situata specifike raportoni situatën. Situata këtu mund të jetë aq e thjeshtë sa informacioni i marrë nga një seminar ose aq kompleks sa raportimi i një reagimi ndaj një katastrofe natyrore. Ky raport përfshin pjesë: hyrje, përmbajtje dhe përfundime. Përdorni hyrjen për të identifikuar ngjarjen dhe kaloni nëpër ato që do të përfshihen në përmbajtjen e raportit. Përfundimi përdoret për të deklaruar angazhimin ose veprimin e nevojshëm në këtë situatë.- Për shembull, pas një stuhie të madhe, organit drejtues do t'i duhet një raport i situatës.
Paraqisni zgjidhjen e problemit ose situatës.Raporti i krahasimit Merrni parasysh disa zgjidhje të mundshme për një situatë të caktuar. Bazuar në rezultatet, shkrimtari do të propozojë një kurs specifik veprimi. Zakonisht përbëhet nga tre pjesë: hyrja, përmbajtja dhe përfundimi. Hyrja përshkruan qëllimin e raportit. Seksioni i mesëm përshkruan situatën ose problemin dhe zgjidhjet / opsionet e mundshme. Përfundimi zbulon zgjidhjen ose alternativën më të mirë.
- Merrni parasysh prodhuesi i makinave ABC dëshiron të hapë një fabrikë në Azi. Bazuar në atë që i nevojitet kompanisë, raporti mund të ngushtojë zgjedhjen në tre vende. Më pas do të konkludojë se cila është vendi më i mirë i fabrikës nga të tre vendet.
Pjesa 2 nga 2: Shkrimi i raportit të biznesit
Përcaktoni qëllimet dhe formatin tuaj të raportit. Pyete veten se çfarë dëshiron të arrish përmes raportit. Bazuar në qëllimin tuaj të dëshiruar, zgjidhni llojin e duhur të raportit nga lista e renditur më sipër.
- Cilado qoftë përgjigja, ju duhet të siguroni shkurtësinë e qëllimit tuaj. Nëse qëllimi nuk është i qartë, raporti vetëm do të hutojë lexuesit dhe ndoshta do të rrezikojë besueshmërinë e tij.
- Për shembull, nëse doni të merrni një buxhet më të madh reklamash për departamentin tuaj. Raporti pastaj duhet të përqendrohet në buxhetin tuaj aktual dhe mënyrën se si ju mund ta përdorni në mënyrë efektive buxhetin tuaj më të madh.
Identifikoni audiencën. Lexuesit mund të përfshijnë persona të jashtëm (njerëz që nuk punojnë në kompaninë tuaj) ose të brendshëm. Merrni parasysh njohuritë e tyre ekzistuese ose familjaritetin me temën e tyre të synuar dhe mendoni se si ata do të përdorin informacionin e paraqitur në raport.
- Mos harroni se pa marrë parasysh se kush është audienca juaj, nuk ka asnjë përfundim më bindës sesa shuma e parave që mund t'i sillni kompanisë ose klientëve tuaj.
- Le të themi se ju doni të drejtoni një program të ndarjes së punës në departamentin tuaj dhe të përcaktoni që audienca këtu është shefi i burimeve njerëzore, shefi ekzekutiv dhe menaxheri i përgjithshëm. Merrni parasysh nivelin e tyre ekzistues të interesit për këtë program. Përgjigja do të formojë tonin e raportit. Nëse kompania nuk e ka konsideruar kurrë një program të tillë, ky raport do të jetë strategjik dhe informues. Në një rast të kundërt, raporti duhet të jetë më pak informues dhe më bindës.
Përcaktoni se çfarë të mësoni. Pjesa më e vështirë nuk është në pjesën e shkrimit, por në nxjerrjen e përfundimit dhe mbledhjen e të dhënave të nevojshme për ta mbështetur atë. Duhen shumë aftësi, përfshirë mbledhjen e të dhënave dhe analizën e tregut. Çfarë duhet të dini ju dhe pastaj menaxhmenti për të marrë një vendim të informuar mbi temën që po jepet?
Merrni të dhënat e duhura për raportin. Shtë e rëndësishme që të dhënat tuaja të hulumtohen mirë. Përndryshe, raportit mund t'i mungojë besueshmëria. Vetë mbledhja e të dhënave varet nga lloji i raportit që shkruani. Sigurohuni që parametrat e zgjedhur të të dhënave janë koncize dhe në përputhje me pikën e raportit.
- Të dhënat mund të jenë brenda informacionit - do të thotë që ju mund t'i mblidhni shpejt ato. Për shembull, ju mund të merrni shifrat e shitjeve nga departamenti i shitjeve me vetëm një telefonatë. Me fjalë të tjera, ju mund t'i merrni të dhënat dhe t'i futni ato në raport shpejt.
- Të dhënat e jashtme gjithashtu mund të ruhen brenda. Nëse departamente të caktuara kanë mbledhur të dhëna për analizat e klientëve, pyetni ata. Ju nuk keni nevojë ta bëni vetë atë hetim. Megjithëse është në kundërshtim me lloje të ndryshme biznesi, shpesh reporteri i biznesit nuk ka nevojë të kryejë një hetim të drejtpërdrejtë.
- Le të themi se po shkruani një raport shpjegimi / propozimi. Pastaj duhet të studioni të gjitha përfitimet që vijnë nga sugjerimet tuaja dhe t'i përfshini ato studime në raportin tuaj.
Organizoni dhe shkruani raporte. Si të zgjidhni një plan urbanistik dhe të shkruani një raport varet nga qëllimet tuaja. Për shembull, paraqitja e raportit të pajtueshmërisë do të ndryshojë nga paraqitja e raportit të fizibilitetit. Pasi të keni një ide se si duhet të organizohet raporti, mund të filloni me përmbajtjen tuaj.
- Ndani të dhënat përkatëse në pjesë të ndara. Raportet e biznesit nuk mund të ngatërrohen me shumë të dhëna dhe informacione. Organizimi i të dhënave në pjesë të veçanta është çelësi për një raport të mirë biznesi. Për shembull, ju mund të ndani të dhënat e shitjeve nga të dhënat e analizave të klientëve dhe të vendosni tituj të veçantë për ta.
- Organizoni raportin me tituj përkatës, të cilët mund të shfaqen shpejt si një studim i pavarur, por në të njëjtën kohë mbështesin qëllimin themelor të raportit.
- Meqenëse disa seksione mund të varen nga analiza ose kontributi i të tjerëve, shpesh është e mundur të punohet në secilën pjesë veç e veç duke pritur rezultatet e analizës.
Nxirrni përfundime me propozime specifike. Përfundimi i bërë duhet të jetë i qartë dhe duhet të jetë një rezultat i arsyeshëm nga një ekzaminim i kujdesshëm i të dhënave të paraqitura në raport. Nëse është e përshtatshme, propozoni qartë veprimin më të mirë bazuar në ato përfundime.
- Çdo qëllim duhet të përmbajë veprime specifike dhe të matshme. Shkruani çdo ndryshim në përshkrimin e punës, orarin ose shpenzimet e nevojshme për të përfunduar planin e ri. Çdo pretendim duhet të paraqesë qasje të reja të drejtpërdrejta - ato që do të ndihmojnë në përmbushjen e qëllimit / zgjidhjes së përshkruar në raport.
Shkruaj një përmbledhje të projektit. Përmbledhja e projektit duhet të jetë faqja e parë e raportit tuaj por duhet të jetë edhe gjëja e fundit që shkruani. Kjo përmbledhje paraqet rezultatet dhe konkluzionet e hulumtimit, si dhe një përmbledhje shumë të shkurtër të asaj që do të paraqitet nëse lexuesi zgjedh të vazhdojë të lexojë raportin e plotë. Likeshtë si një rimorkio filmi ose një abstraksion i një artikulli studiues.
- Përmbledhja Ekzekutive është emëruar më lart sepse është pothuajse e vetmja gjë që një anëtar i bordit të zënë do të lexojë. Paraqisni gjithçka të rëndësishme për shefin tuaj këtu, 200-300 fjalë maksimumi. Pjesa tjetër mund të shqyrtohet më nga afër nëse duan të dinë më shumë.
Përdorni infographic për të dhënat që do të përdoren nëse është e nevojshme. Në disa raste, mund të jetë e dobishme të paraqitni të dhëna sasiore përmes një grafiku ose grafiku. Përdorni ngjyrat në prezantimin tuaj, pasi ato do të tërheqin më shumë vëmendje dhe ndihmojnë në dallimin e informacionit. Kur është e mundur, përdorni pika plumbi, përdorni numra ose të dhëna kornizë për t'i bërë më të lehta për t'u lexuar. Në këtë mënyrë, ju do të ndani të dhënat nga pjesa tjetër e raportit dhe do të tregoni se çfarë do të thotë.
- Në përgjithësi, efektet vizuale janë një faktor i shkëlqyeshëm, duke e bërë raportimin e biznesit më interesant pasi vetë teksti dhe figurat mund të jenë relativisht të ngurta. Por mos shkoni shumë larg, përdorni vetëm kur është e përshtatshme dhe e nevojshme.
- Një faqe që është plot me tekst dhe nuk përmban tabela ose figura mund të jetë e lodhshme. Ju lutemi kornizoni përmbajtjen atje. Kutia e informacionit gjithashtu mund të përmbledhë në mënyrë efektive prezantimin tuaj.
Citoni burime sipas nevojës. Në varësi të llojit të hulumtimit që po kryhet, mund t'ju duhet të shpjegoni burimet tuaja të informacionit. Qëllimi i faqes së dokumentit ose burimit të referencës në raportin e biznesit është të sigurojë një burim informacioni në mënyrë që të tjerët të mësojnë më shumë ose të gjejnë të dhëna nëse dëshirojnë.
- Përdorni formatin e duhur për raportimin e citimeve, në varësi të industrisë tuaj.
Lexojeni përsëri dy herë. Gabimet drejtshkrimore ose gramatikore mund të bëjnë që lexuesit të ndiejnë se nuk po bëni përpjekje të mjaftueshme në raport dhe të vini në dyshim besueshmërinë e rezultateve të hulumtimit. Për më tepër, sigurohuni që të paraqisni informacionin në një mënyrë të qartë, koncize.
- Për shembull, mos e teproni me fjalët e zbukuruara ose përdorni fjali shumë të gjata.
- Shmangni përdorimin e zhargonit.
- Nëse si raporti, ashtu edhe lexuesi, janë të lidhur ngushtë me një industri të caktuar, mund të përdorni zhargon teknik ose terminologji. Por kini kujdes, mos i teproni.
- Në përgjithësi, raportet e biznesit shkruhen në formën pasive dhe janë nga të paktat raste në të cilat më pasivi është më i mirë.
- Shpesh mund të humbni gabime kur rilexoni punën tuaj duke u ndjerë të njohur që nga momenti kur shkruani. Merrni parasysh të lexoni dikë tjetër në dhomë, i cili gjithashtu dëshiron të raportojë suksesin. Jini të hapur për reagimet e marra. Shtë më mirë kur gabimi tregohet nga bashkëpunëtorët në vend të eprorëve. Rishikoni secilin koment dhe rishkruajeni raportin.
Krijoni një tabelë të përmbajtjes. Formatoni raportet e biznesit sa më zyrtare që të jetë e mundur, duke krijuar një tabelë të përmbajtjes për ndjekje të lehtë dhe lexim të shpejtë. Përfshini të gjitha pjesët e rëndësishme, veçanërisht përmbledhjen dhe përfundimin e qeverisjes.
Bëni mbulesën e raportit të biznesit tuaj. Mënyra më e mirë për të përfunduar një raport të mirë, të plotë hulumtues është që ta mbuloni atë në mënyrë të përshtatshme. Mund të përdorni lidhës, pranga ose letër të mirë. Përfundimi këtu është që raporti i biznesit duhet të jetë tërheqës, i lehtë për sytë, mjaftueshëm për të zgjuar interesin e lexuesve.
- Kjo vlen edhe për të gjitha tabelat dhe grafikët e përfshirë në raport.
