Përmbajtje

• Hapa
• Këshilla
• Paralajmërimet

Për organizimin e saktë të punës në zyrë, është shumë e rëndësishme që të ketë një sistem efektiv të kontabilitetit dhe ruajtjes së dokumenteve. Pavarësisht nga numri i njerëzve që kanë qasje në dokumente, sistemi duhet të organizohet në atë mënyrë që të gjithë të gjejnë dokumentin e kërkuar. Nëse sistemi për regjistrimin dhe ruajtjen e dokumenteve është i vështirë për t'u përdorur, atëherë do të filloni t'i lini të gjitha dokumentet në dorë nga frika se mos i humbni ato në kabinetin e depozitimit, si rezultat i së cilës tavolina juaj do të jetë e mbushur me grumbuj letrash.

Hapa

1. 1 Zgjidhni një sistem regjistrimi. Çfarëdo që të jetë, para së gjithash, duhet të jetë logjike në mënyrë që të dini vendndodhjen e saktë të secilit dokument. Zgjidhjet e mundshme:
   • Alfabetike Ky sistem funksionon më mirë nëse shumica e dokumenteve tuaja përmbajnë emrat e klientëve, pacientëve ose klientëve.
   • Tema ose Kategoritë: Shumica e sistemeve janë të organizuara sipas temës ose kategorisë, ato funksionojnë shkëlqyeshëm kur organizohen në mënyrë korrekte, por shumë konfuze kur nuk organizohen siç duhet.
   • Të numëruara / kronologjike. Ky sistem funksionon më së miri për dokumentet e numëruara ose të datuara, siç janë urdhrat e blerjes ose recetat.
2. 2 Përdorni dosje të varura në dollapët e regjistrimit. Dosjet e varura nuk mund të hiqen, ato veprojnë si mbajtëse për zarfet që do të nxirrni nga kutitë.
3. 3 Organizoni dokumentet në grumbuj në kategori. Nëse pirgu është më i lartë se 5 cm, ndajeni atë në nënkategori. Nëse pirgu është shumë i ulët, kombinojeni atë me një pirg tjetër dhe riemërtojeni. Emrat e pirgjeve duhet t'ju lejojnë të përcaktoni me lehtësi se cilën prej tyre dëshironi të dërgoni një dokument të veçantë.
4. 4 Vendoseni secilën pirg në një zarf letre dhe etiketoni qartë. Bestshtë më mirë të përdorni dosje me skedë të përqendruar në vend që të stivoseni për t'i dhënë dokumenteve tuaja një pamje më të pastër.
5. 5 Vendosni zarfet në dosjet e varura. Për shumicën e dokumenteve, dosjet e rregullta të varura do të funksionojnë, por për dokumente të trasha ose të nënkategorizuara, përdorni dosje me fund të sheshtë. Ju mund t'i rregulloni dosjet në çdo rend, por zakonisht një sistem alfabetik përdoret për këtë.
6. 6 Etiketoni dosjet e varura me të njëjtët emra si zarfet. Vendosni të gjitha skedat plastike në anën e majtë të dosjes nëse nuk përdorni një kabinet vertikal të skedarëve. Në rastin e fundit, me dosjet nga e majta në të djathtë në një sirtar të hapur dhe jo nga përpara në pjesën e pasme, vendosni skedat në të djathtë.
7. 7 Dosjet rezervë dhe zarfat duhet të palosen pranë dollapit të dosjeve, në mënyrë që gjithmonë të shtoni shpejt një dosje kur keni një dokument në duart tuaja që nuk i përket dosjeve ekzistuese. Mos përdorni dosje shumë të trasha ose të holla. Mos harroni të ndryshoni emrat e dosjeve kur rirregulloni dokumentet.
8. 8 Në fund të vitit, hiqni të gjitha dosjet, etiketoni dosjet e reja të letrës me të njëjtët emra të kategorisë dhe vendosini ato në dollapët e regjistrimit. Kaloni nëpër dosjet e vjetra për të transferuar disa nga dokumentet që ju nevojiten në dosjet aktuale dhe dërgoni pjesën tjetër në arkiv.

Këshilla

• Ju mund të dëshironi të dosjeve të koduara me ngjyra duke shtypur etiketa me ngjyra në kompjuterin tuaj për ta bërë kabinetin tuaj të skedarëve të duket më mbresëlënës. Por kur keni nevojë të bëni ndryshime, për shembull, të shtoni një dosje, mund të frustroheni kur të shihni se ju mbarojnë dosjet me ngjyrën e duhur dhe duhet ta nënshkruani dosjen me dorë. Thjeshtësia është gjëja më e sigurt.

Paralajmërimet

• Asnjëherë mos krijoni një pirg të quajtur "Të ndryshme", përndryshe nuk do t'i kategorizoni kurrë këto dokumente.
• Pasi të organizoni një sistem regjistrimi, mbani rendin në kabinetin e depozitimit. Merrni kohë çdo ditë për të renditur dhe hequr dokumentet nga tavolina juaj. Rezistojini tundimit për të vendosur një shportë të thellë dokumentesh mbi kabinetin tuaj të depozitimit, përndryshe do ta mbushni dhe do të përfundoni me një magazinë të çrregullt.