Përmbajtje

• Të shkelësh
• Metoda 1 nga 3: Përdorimi i një liste
• Metoda 2 e 3: Përdorimi i një orari
• Metoda 3 nga 3: Eliminimi i shpërqendrimeve

Ndoshta ju jeni një student me një orar të plotë të ngarkesës së studimit dhe po përpiqeni të menaxhoni më mirë kohën tuaj, ose jeni një punëdhënës që dëshiron të sigurohet që punonjësit e tij të mos humbin kohë. Pavarësisht nga roli juaj, ju me siguri do të dëshironi të përqendroheni në atë se si të krijoni një rutinë ditore që do t'ju sigurojë që të mos humbni kohë dhe të përfitoni sa më shumë nga dita juaj. Strategjitë organizative si listat dhe oraret mund të jenë të dobishme, ashtu si edhe marrja e hapave për të eleminuar çdo shpërqendrim që konsumon kohën tuaj të vlefshme.

Të shkelësh

Metoda 1 nga 3: Përdorimi i një liste

1. Krijoni një listë të detyrave tuaja për atë ditë. Filloni me një copë letër dhe një stilolaps. Mendoni për detyrat që dëshironi të caktoni për ditën ose për detyrimet që keni dhe shkruajini të gjitha. Kjo mund të jetë një listë si "sende ushqimore, lavanderi, pastrim, detyra shtëpie" ose "raporte të statusit të klientit, email, takim, dokumente".
   • Shtoni në listë sa më shumë detyra që mund të mendoni, nga ato më të vogla tek ato më të mëdha. Mundohuni të mendoni për secilin detyrim ose detyrë gjatë ditës për t'u siguruar që ajo të futet në listën tuaj të përparësive.
2. Organizoni detyrat nga përparësia më e lartë në përparësinë më të ulët. Një mënyrë për të punuar më inteligjent është që së pari të përqendroheni në përparësinë më të lartë dhe më pas të kaloni nëpër listë në pikat me përparësinë më të ulët. Ky quhet rregulli 80/20 ku aktivitetet që do t'ju ofrojnë përfitimin më të madh duhet të marrin 80% të kohës tuaj. Aktivitetet që ju japin më pak duhet të marrin rreth 20% të kohës tuaj.
   • Kaloni nëpër listën tuaj dhe jepini secilës detyrë një numër, nga përparësia më e lartë te më e ulta. Pastaj duhet t'i vendosni në rregull, në mënyrë që ato të renditen nga më e larta tek më e ulta, duke pasur parasysh përparësinë dhe atë që ju sjell secila detyrë.
3. Krijoni grupe detyrash të lidhura. Pasi të keni një listë të renditur dhe të renditur të përparësive, krijoni grupe më të vogla detyrash që përbëjnë një proces të veçantë. Për shembull, krijoni një grup detyrash të tilla si përgjigja ndaj postave elektronike dhe thirrja e klientëve që përbëjnë një proces një-orësh dhe e quani atë "kontakt me klientin". Pastaj mund të kryeni pa probleme dhe lehtësisht çdo detyrë brenda asaj periudhe kohore të caktuar.
   • Mundohuni ta bëni këtë për të gjitha detyrat tuaja në mënyrë që të mos keni nevojë të kaloni midis proceseve të ndryshme ose të humbni kohën tuaj duke kuptuar se cilën detyrë do të përfundoni më tej. Grupimi i detyrave të lidhura do t'ju ndihmojë të përmirësoni menaxhimin e kohës dhe të zvogëloni stresin tuaj ndërsa punoni në listën e përparësive.
4. Jepini vetes më pak kohë për secilën detyrë. Sipas ligjit të Parkinsonit, të kesh më pak kohë për të kryer një detyrë do të zvogëlojë kohën që të duhet për të bërë atë detyrë. Në vend që të vendosni kohën e përgjithshme, kufizoni kohën që lironi për secilën detyrë në mënyrë që të jeni të detyruar ta përfundoni atë detyrë më shpejt. Ju mund të filloni ta bëni këtë me kujdes, duke marrë gradualisht më pak kohë për secilën detyrë, derisa të arrini pikën ideale ku nuk ndiheni sikur keni nevojë të nxitoni, por gjithashtu nuk keni kohë të zgjateni ose të humbni.
   • Me kalimin e kohës, do të keni zhvilluar një sens të mirë të menaxhimit të kohës, veçanërisht nëse jeni të detyruar të shpenzoni jo më shumë se një kohë të kufizuar në secilën detyrë. Kjo është e dobishme nëse prireni të qëndroni në të njëjtën rutinë, ose nëse keni të bëni me një listë të ngjashme të detyrave çdo ditë.
5. Shpërbloni veten kur lista është e plotë. Pasi të keni shënuar të gjitha detyrat në listën tuaj, zakonisht në fund të ditës tuaj të punës, duhet t'i jepni vetes një shpërblim të vogël. Kjo mund të jetë një darkë e këndshme, një gotë verë ose kohë për argëtim dhe relaksim. Shpërblimi për veten do të sigurojë që të keni motivim për të përfunduar të gjitha detyrat tuaja çdo ditë.
   • Ju gjithashtu mund të përcaktoni se cili do të jetë shpërblimi juaj para se të filloni ditën në mënyrë që të mund ta përdorni shpërblimin si motiv për përfundimin e detyrave tuaja. Për shembull, thoni se duhet të studioni për një test dhe se keni plane për të dalë për darkë me miqtë. Pastaj përdorni ato plane për atë darkë si një arsye për të vazhduar studimin dhe për të përfunduar këtë detyrë sot në mënyrë që të mos e humbni darkën.

Metoda 2 e 3: Përdorimi i një orari

1. Bëni një orar për çdo orë të ditës tuaj. Shkruajeni këtë në një copë letër ose përdorni një kalendar në kompjuterin tuaj për të krijuar kuti për secilën orë të ditës tuaj të punës, ose orët e ditës kur jeni zgjuar. Kjo mund të jetë nga nëntë në pesë ose nga dhjetë në shtatë. Ndërsa nuk keni pse të plotësoni çdo periudhë kohore me saktësi deri në minutë, mund të jetë e dobishme të siguroheni që çdo orë e ditës tuaj të përfshihet në orarin tuaj.
   • Filloni duke plotësuar çdo orë të ditës me detyrën e kërkuar për atë ditë. Ju mund të filloni me detyrat më të rëndësishme dhe më pas të vazhdoni të punoni derisa të arrini në detyrat më pak të rëndësishme. Nëse e konsideroni veten një person në mëngjes, mund të vendosni të planifikoni detyrat më të vështira më herët gjatë ditës, por nëse e dini që zakonisht filloni vetëm pas drekës, mund të vendosni të bëni detyrat më të komplikuara pak më vonë gjatë ditës ditë. Mundohuni të përshtatni orarin tuaj me nevojat tuaja dhe zakonet e punës, pasi në atë mënyrë, nëse filloni ta përdorni, shanset për sukses të orarit do të jenë më të larta.
   • Ju mund të krijoni një model për orarin tuaj në një tabelë të bardhë ose një kalendar (në pajisjen tuaj celular) në mënyrë që të mund ta azhurnoni çdo ditë, në varësi të orarit tuaj për atë ditë.
2. Jepini vetes një pushim prej 10 minutash çdo një deri në dy orë. Mund të jetë e vështirë të përqendroheni në një detyrë ose grup detyrash për më shumë se 1-2 orë. Sigurohuni që të bëni një pushim 10 minutësh çdo orë ose çdo dy orë në mënyrë që të mos ndiheni të mbingarkuar ose të mbingarkuar. Gjatë kësaj mini pushimi, duhet të ngriheni dhe të shëtisni nëpër zyrë ose të flisni me një koleg në kafene. Mund të kapni një filxhan kafe ose të bëni një shëtitje të shkurtër jashtë. Mundohuni të bëni pushimet jo më shumë se 10 minuta ose më pak në mënyrë që orari juaj të mos prishet.
   • Ju gjithashtu mund të merrni 10 frymë thellë çdo orë për të pastruar mendjen dhe për të bërë një pushim. Kjo mund t'ju ndihmojë të fitoni një këndvështrim tjetër për detyrën që po bëni ose do të bëni, dhe t'ju mbajë të përqendruar në veten tuaj për një kohë, pavarësisht ditës tuaj të zënë të punës.
3. Përpiquni të plotësoni secilën detyrë saktë herën e parë. Isshtë më mirë të merrni kohën tuaj dhe të bëni çdo detyrë të bëhet në mënyrë korrekte menjëherë sesa të nxitoni përmes kalendarit tuaj dhe të hidhni një vështrim në secilën detyrë. Kalimi i shpejtë i postave elektronike mund të çojë në shkëmbime të vazhdueshme të postës elektronike, veçanërisht nëse u dërgoni klientëve email të fshehtë ose konfuz. Hapni frenat dhe gjeni kohë për të shkruar e-mail të qartë, ose për të lexuar shënimet tuaja nga shkolla. Marrja e një detyre të duhur herën e parë mund t’ju ​​kursejë shumë kohë të humbur në planin afatgjatë.
4. Pyesni një mik apo koleg që t'ju mbajë të përqendruar herë pas here. Ndonjëherë kemi nevojë për mbështetjen e të tjerëve për të qëndruar të përqendruar në detyrat që duhet të bëhen. Kërkoni nga një mik i ngushtë, prind, vëlla ose vëlla ose bashkëpunëtor që të kontrollojë orarin tuaj herë pas here.
   • Ata më pas mund t'ju sjellin një filxhan kafe ose të thonë diçka të bukur në mënyrë që të merrni një moment për të buzëqeshur ose për të qeshur dhe pastaj t'i ktheheni detyrave tuaja të përditshme. Ndërsa mund të jeni i zënë, thjesht shoqërimi me një mik mund të përmirësojë disponimin tuaj dhe të çojë në menaxhim më të mirë të kohës.

Metoda 3 nga 3: Eliminimi i shpërqendrimeve

1. Shmangni kontrollimin e rastësishëm të postës elektronike elektronike. Kontrollimi i rastësishëm i postës elektronike mund të krijojë një model "start-stop-start" në ditën tuaj të punës dhe të çojë në humbje kohe. Shmangni hapjen e vazhdueshme të programit tuaj të postës elektronike gjatë gjithë ditës, veçanërisht nëse supozohet se do të përqendroheni në një detyrë krejtësisht të ndryshme. Programoni 3 herë gjatë ditës për të kontrolluar emailin tuaj: herët në mëngjes, pas drekës dhe mes pasdite. Kjo siguron që ju të mos tërhiqeni nga një rrjedhë e vazhdueshme e-mail-esh gjatë gjithë ditës, dhe se keni caktuar kohë për të shpenzuar në trajtimin e postave tuaja elektronike.
   • I njëjti parim mund të zbatohet për format e tjera të komunikimit, të tilla si posta zanore, mesazhet me tekst ose telefonatat. Mos u mundoni të jeni të arritshëm gjatë gjithë kohës nëse nuk prisni një mesazh të rëndësishëm ose një telefonatë. Kjo kufizon çdo ndërprerje në rrjedhën tuaj të punës dhe ju ndihmon të qëndroni në orarin tuaj.
2. Çaktivizoni lidhjen tuaj të telefonit dhe internetit. Nëse është e mundur, zgjidhni të paktën një orë nga dita juaj e punës që telefoni juaj dhe lidhja e internetit të jenë joaktive. Në këtë mënyrë ju mund të përqendroheni plotësisht në punën tuaj aty ku është e nevojshme, pa asnjë tërheqje vëmendje nga telefoni ose interneti.
   • Duke i kursyer vetes këtë shpërqendrim mund t'ju ndihmojë gjithashtu të shkruani një tezë ose një raport gjithëpërfshirës. Duke heshtur telefonin tuaj, sigurohuni që të mos keni një justifikim për të kontrolluar telefonin tuaj çdo pesë minuta ose të thitheni në lëvizjen nëpër media sociale.
3. Lërini të tjerët përreth jush të dinë që ju nuk doni të shqetësoheni. Mundohuni të mos i inkurajoni të tjerët që t'ju shpërqendrojnë ose të tërhiqni vëmendjen ndaj të tjerëve duke i lënë të njohur të gjithë rreth jush që jeni duke punuar.Kjo mund të nënkuptojë mbylljen e derës ose vënien e një tabele që thotë se nuk doni të shqetësoheni. Mund të dërgoni gjithashtu një email nëpër zyrë për t'i kujtuar të gjithëve që kohë të caktuara janë orë të qeta zyre.
4. Mundohuni të mos tërhiqeni nga rutina juaj. Pasi të keni bërë një listë të detyrave (ose orarin e punës), duke përfshirë masat paraprake të sigurisë për të mos u shpërqendruar, tërhiquni nga vullneti dhe përqendrimi për t'iu përmbajtur rutinës suaj. Shumica e njerëzve e dinë ndryshimin midis kohës së përdorur mirë dhe kohës së humbur, prandaj bëni kujdes që të mos bini në një kurth që humb kohë. Përdorni orarin tuaj si një mbështetje dhe në fund të ditës do të shijoni ndjenjën e arritjeve dhe kohën e kaluar mirë.