Përmbajtje

• Të shkelësh
• Pjesa 1 nga 2: Shkrimi i propozimit tuaj
• Pjesa 2 nga 2: Dorëzimi i propozimit tuaj

Përgatitja e një propozimi për menaxhim është e dobishme nëse shihni mundësi për të përmirësuar proceset, rritur qarkullimin ose realizuar kursimet. Ju gjithashtu mund të shkruani një propozim nëse shihni diçka që duhet ose mund të ndryshohet në sytë tuaj. Nëse dëshironi të përgatisni një propozim për menaxhimin e kompanisë tuaj, gjeni kohë për të mbledhur informacionin e nevojshëm. Diskutoni propozimin me kolegët për të parë nëse bien dakord. Qasja e duhur drejtimit.

Të shkelësh

Pjesa 1 nga 2: Shkrimi i propozimit tuaj

1. Identifikoni problemin. Nëse dëshironi të bëni një propozim në lidhje me proceset e efektshme ose në lidhje me uljen e kostove, duhet të keni një pasqyrë të qartë të problemit. Ju shpesh keni një ide për këtë vetë, por nëse doni të thoni një pikë dhe të merrni diçka të zgjidhur, sigurohuni që ta përshkruani problemin në mënyrë koncize.
2. Bëni kërkimin tuaj. Para se të filloni të shkruani propozimin tuaj, është e rëndësishme që të kontrolloni të gjitha faktet. Bisedoni me palët e interesuara. Këta mund të jenë kolegë, mbikëqyrës ose klientë. Lexoni në lidhje me kompanitë e krahasueshme dhe çfarë ato mund të bëjnë ndryshe.
   • Për shembull, nëse mendoni se kompania juaj duhet të ndërrojë furnizuesit e ushqimit, bisedoni me punonjësit në kuzhinë të cilët punojnë për furnizuesin e tanishëm. Çfarë mendojnë ata? Ndoshta ata kanë punuar me furnizues të tjerë ushqimi diku tjetër? Çfarë ndryshimesh shohin ata? Çfarë mendojnë kolegët tuaj për furnizuesin e ushqimit? Nëse nuk jeni të kënaqur me ushqimin, mund të jetë vetëm shija juaj personale në vend që cilësia të jetë nën-par.
3. Shkruaj një përshkrim të problemit. Për të prezantuar propozimin tuaj, përshkruani cila është situata aktuale. Ju lutemi tregoni të gjitha faktet përkatëse. Për shembull, kush janë përfshirë, datat dhe vendndodhjet. Mos bëni ende një gjykim mbi vlerën në këtë seksion; kufizohuni në një skicë objektive të situatës aktuale.
   • Në shembullin e furnizuesit të ushqimit mund të shkruani për shembull: "Kompania X ka punuar me Caterer Y për 7 vjet. Gjatë kësaj periudhe, numri i vakteve nga të cilat mund të zgjidhet ulet nga pesë në dy. Numri i pjatave vegjetariane është ulur dhe në disa ditë nuk ofrohen fare pjata vegjetariane. ”
4. Shpjegoni cila është zgjidhja juaj. Pasi të keni identifikuar problemin, përshkruani zgjidhjen që ju propozoni. Nëse propozimi juaj përbëhet nga disa elemente, filloni me elementin më të rëndësishëm në propozimin tuaj. Tregoni se gjetjet tuaja bazohen në kërkime.
   • Për shembull, mund të shkruani: “Unë e këshilloj Kompaninë X të kalojë në një furnizues tjetër ushqimesh. Kompania X ka disa mundësi këtu. Caterer W dhe Caterer Z të dy ofrojnë më shumë zgjedhje në vakte dhe kanë një nivel të krahasueshëm të kostos si ofruesi aktual. Përveç kësaj, Cateraar Z mund të plotësojë më mirë nevojat e punonjësve tanë, pasi ata kanë një gamë të gjerë të pjatave vegjetariane, vegane dhe pa gluten. Megjithëse Cateraar W ofron më pak pjata vegane, ato gjithashtu do të ishin një mundësi e mirë. Kërkimet në fillim të këtij viti tregojnë se 40% e punonjësve tanë janë vegjetarianë, 10% janë veganë dhe 2% e punonjësve tanë ndjekin një dietë pa gluten. ”
5. Të bëjë një plan. Përshkruani secilin hap që duhet ndërmarrë për të zbatuar propozimin. Tregoni për secilin hap se cilat kosto shoqërohen me atë hap dhe cila është koha e duhur. Jini transparent në të cilin kostot janë të caktuara, dhe të cilat varen nga disa faktorë. Nëse dëshironi, mund të numëroni hapat. Pastaj jepni informacione më të hollësishme. Mos i mbivlerësoni kthimet e propozimit tuaj. Tregoni sa më objektivisht të jetë e mundur se cilat janë kthimet e pritshme.
   • ”Për të ndryshuar furnizuesin e ushqimit, është e nevojshme të: 1. Anuloni kontratën aktuale me Caterer Y; 2. Ftoni Caterer W dhe Caterer Z për një seancë gjyqësore; 3. Bëni një zgjedhje për njërin nga dy furnizuesit e ushqimit; 4. Lidhni një kontratë me furnizuesin e ushqimit të zgjedhur. Kostot e kontratës së re pritet të jenë të krahasueshme me kostot e kontratës aktuale me Caterer Y. Nëse i përmbahemi periudhës së njoftimit të rënë dakord në kontratën aktuale me Caterer Y, nuk ka kosto që lidhen me anulimin. Kalimi në një furnizues tjetër ushqimesh mund të jetë me kosto-neutrale, me efekte të mundshme pozitive në kënaqësinë e punonjësve sepse furnizimi në mensë është rritur. ”
6. Thoni çfarë kundërshtimesh mund të ketë. Tregoni se e kuptoni që ka kundërshtime të mundshme ndaj propozimit. Për shembull, a pritet rezistencë nga punonjësit? Ndoshta disa kolegë janë tifozë të jashtëzakonshëm të furnizuesit të ushqimit aktual. Tregoni se çfarë mund të bëhet për të hequr çdo kundërshtim dhe për të minimizuar rreziqet.
7. Tregoni se çfarë kërkohet për të zbatuar propozimin. Nëse propozimi juaj do të thotë që artikujt duhet të blihen ose punonjës shtesë duhet të vendosen për zbatimin, ju lutemi tregoni këtë. Gjithashtu tregoni se çfarë angazhimi kërkohet. Ju mund ta bëni këtë në formën e një liste kontrolli. Për shembull:
   • "Kërkohet: grupi i punës që vlerëson furnizuesit e ndryshëm (4 punonjës nga pjesë të ndryshme të organizatës), 2 orë për seancën gjyqësore, 3 orë për të përgatitur raportin e vlerësimit."
8. Mbaro me përfitimet kryesore. Çfarëdo ndryshimi që propozoni, përsëriteni në fund. Përmblidhni tre pikat tuaja më të rëndësishme dhe përmbylleni me një fjali përmbledhëse. Mendoni për këtë si përmbledhje ekzekutive. Për shembull:
   • Siç tregon ky propozim, Caterer Y ka zvogëluar gamën e pjatave në 7 vitet e fundit. Caterer W dhe Caterer Z ofrojnë një gamë më të madhe me të njëjtën kosto. Unë rekomandoj që të organizoni një seancë prove me këta dy furnizues ushqimi me qëllim që të zgjidhni një furnizues të ri për kompaninë tonë. Pritet që kjo të rrisë kënaqësinë dhe mbajtjen e punonjësve. "
   • Identifikoni përfitimet financiare dhe sasiore. Për shembull, a sjell inovacioni juaj në kursim të kostos? Pastaj tregoni se.
   • Identifikoni përfitimet cilësore. Ndonjëherë avantazhet e një propozimi nuk mund të tregohen me figura të forta. Për shembull, nëse propozimi juaj rrit kënaqësinë e punonjësve, ju lutemi tregoni këtë. Përfitimet cilësore mund të jenë po aq të vlefshme sa ato sasiore.

Pjesa 2 nga 2: Dorëzimi i propozimit tuaj

1. Bëni që propozimi t'i lexohet një kolegu. Pyesni një koleg që t'ju japë reagime mbi propozimin tuaj. Ndoshta kolegu juaj pajtohet plotësisht me propozimin tuaj. Nëse kolegu juaj nuk pajtohet plotësisht me propozimin tuaj, mendoni për kundërshtimet e tyre. Nëse mendoni se kundërshtimet janë të justifikuara, rregulloni propozimin tuaj. Nëse besoni se kundërshtimet janë të justifikuara në vetvete, por nuk çojnë në një përfundim tjetër, ju lutemi tregoni kundërshtimet në pjesën në të cilën shpjegoni kundërshtimet e mundshme të propozimit.
2. Gërvishtem. Sapo propozimi juaj të jetë gati dhe ta keni korrigjuar nga dikush tjetër, kalojeni përsëri përsëri. A funksionojnë mirë të gjitha fjalitë, a ka gabime drejtshkrimore, a është mjaft koncize. Ju nuk doni që propozimi juaj të jetë shumë i gjatë, sepse atëherë menaxhmenti mund të mos e lexojë atë. Një maksimum prej dy faqesh është një gjatësi e bukur.
3. Paraqitni propozimin tek menaxhmenti. Pasi propozimi juaj të jetë i plotë, përcaktoni se kujt t'i paraqitet. Në disa organizata është e qartë se kush e ka fjalën për një temë të caktuar. Kjo është më pak e qartë në organizatat e tjera. Pyesni kë të kontaktoni. Shpesh sekretarët e dinë mirë këtë.
   • Pasi të gjeni personin e duhur, përpiquni të caktoni një takim fizik me ta për të diskutuar propozimin. Në këtë mënyrë ju merrni më shumë vëmendje për propozimin sesa kur e dërgoni atë në letër ose me email.