Bëhuni një recepsionist

Përmbajtje

Të shkelësh
Metoda 1 nga 2: Pjesa 1: Kini aftësitë e duhura
Metoda 2 e 2: Pjesa 2: Jini përfaqësues
Këshilla
Paralajmërime

Çdo kompani që pranon vizitorë ka nevojë për një recepsionist. Një recepsionist është ai që pret vizitorë në sportelin e ndërmarrjes ose institucionit. Zakonisht është personi i parë që vizitori duhet të takojë, dhe siç e dini, përshtypjet e para janë gjithmonë shumë të rëndësishme. Recepsionisti duhet të marrë vizitorin me mirësjellje dhe të përgjigjet saktë, gjithashtu në telefon ose me email. Asshtë, si të thuash, karta telefonike e kompanisë.

Të shkelësh

Metoda 1 nga 2: Pjesa 1: Kini aftësitë e duhura

Të ketë aftësi të shkëlqyera organizative. Si një recepsionist, ju jeni karta e biznesit të ndërmarrjes - - ju jeni personi me të cilin fillimisht flet klienti dhe të cilit punonjësit i vijnë për informacion dhe planifikim. Përveç marrjes së thirrjeve dhe referimit të vizitorëve, ju shpesh duhet të merreni me klientë, të organizoni të gjitha llojet e ngjarjeve, të caktoni takime, etj. Për shkak se kjo përfshin shumë përgjegjësi, është e rëndësishme që ju si një recepsionist të jeni të organizuar mirë, në mënyrë që të mund të të bëjë disa gjëra në të njëjtën kohë. mund të bëjë. Nëse nuk jeni në gjendje të merrni disa detyra në të njëjtën kohë dhe t'i kryeni ato në rendin e duhur, nuk do të zgjasni shumë si një recepsionist.
- Një mënyrë e mirë për tu organizuar është të investoni në një sistem arkivimi me të cilin mund të punoni. Shtë e rëndësishme që të dini se çfarë letrash dhe informacionesh mund t'ju nevojiten shefit, kolegëve dhe klientëve tuaj. Mbani të gjitha këto informacione në dosje të ndryshme - në desktopin e kompjuterit tuaj ose në letër. Organizoni sistemin tuaj në mënyrën që funksionon më mirë për ju - nëse keni nevojë për shënime ngjitëse neoni për këtë, edhe kjo është në rregull.
- Të jesh i organizuar do të thotë gjithashtu që mund të motivosh veten - nuk ke nevojë që askush të të tregojë se si të bësh diçka, ose të të mbajë në rrugën e duhur. Nëse jeni i organizuar mirë, ju e dini saktësisht cilat detyra duhet të kryeni brenda një dite, dhe cilat gjëra kanë përparësi.
- Sigurohuni që keni (shumë) numra telefoni në dorë, për shembull ata të kolegëve, kontraktorëve, shitësve, shërbimeve të urgjencës, etj. Do t'ju duhen të gjithë në një kohë të caktuar. Ruani numrat e telefonit në një program të veçantë kompjuterik ose në një Rolodex.
Sigurohuni që keni pak njohuri teknike. Pjesa më e rëndësishme e teknologjisë me të cilën duhet të merret një recepsionist është telefoni - dhe të gjitha ato butona dhe linja që lidhen me të. Aftësitë kompjuterike janë gjithashtu të domosdoshme - shumica e recepsionistëve duhet të dinë se si të dërgojnë email dhe të jenë të mirë në përdorimin e një përpunuesi teksti. Helpfulshtë gjithashtu e dobishme nëse dini të krijoni spreadsheet dhe të përdorni programe specifike për kompaninë në të cilën punoni.
- Mbani në mend se ka shumë të ngjarë që gjithashtu të keni mundësi të trajtoni fotokopjuesin, skanerin dhe printerin (dhe problemet e zgjidhjes së problemeve që përjetojnë bashkëpunëtorët tuaj kur punoni me këto pajisje). Nëse e dini se çfarë lloj pajisje përdorni, futuni në manuale, në mënyrë që të zgjidhni problemet më të zakonshme.
Ji i besueshëm. Recepsionisti pritet të jetë në tryezën e tij / saj në çdo kohë - kompania merr një emër të keq nëse askush nuk i përgjigjet telefonit, ose nëse kohët e pritjes janë shumë të gjata. Bëni të qenët i besueshëm përparësia juaj - nëse shefi juaj e di se ai mund të mbështetet tek ju dhe se ju jeni gjithmonë aty për t'ju ndihmuar, ju e bëni veten të domosdoshëm.
Bëhu një dëgjues i mirë. Një pjesë e rëndësishme e të qenit një recepsionist është të dëgjosh njerëz të tjerë - në telefon, kur një klient bën një pyetje në tryezë, ose kur informacioni të kalon te ti. Nëse jeni një dëgjues i mirë, mund të punoni në mënyrë më efikase - do të jeni në gjendje të zgjidhni problemet më lehtë nëse menjëherë kuptoni se çfarë kërkon dikush nga ju dhe mund t'i referoni më mirë klientët në departamentin ku mund të ndihmohen.
Bëni shënime për gjithçka. Kur shefi juaj ju kërkon të bëni diçka, bëni shënime për detajet. Kur një klient telefonon, sigurohuni që të shkruani informacionin e tij (emri, detajet e kontaktit, çfarë dëshiron, etj.). Shënimet ju ndihmojnë të qëndroni të organizuar dhe t'ju kujtojnë të gjitha gjërat e vogla që vijnë së bashku në një ditë. Shkruani shënimet tuaja në një fletore ose fletore dhe mbajeni me vete gjatë gjithë kohës. Do të habiteni se sa e dobishme është kjo, veçanërisht nëse doni të dini se çfarë dëshironte ai person që telefonoi pesë orë më parë.
- Sigurohuni që të shkruani mesazhe në detaje dhe të lexoni ato që keni shkruar. Përsëritni mesazhin dhe / ose detajet e kontaktit ndërsa e shkruani për t'u siguruar që keni informacionin e saktë.
Përgjigjuni telefonit me mirësjellje me një përshëndetje standarde, të tillë si "Mirëmëngjesi, po flisni me ____ (emri juaj), nga ____ (emri i kompanisë), si mund t'ju ndihmoj?Sigurohuni që t'i përgjigjeni telefonit pas një ose dy zileve. Nuk është në rregull t'i vendosni njerëzit në pritje për më shumë se një minutë (kjo është më shumë sesa mund të mendoni).
- Dëgjoni me kujdes emrin e personit që personi që telefonon po kërkon. Përsëriteni nëse doni të siguroheni. Pyesni nëse telefonuesi mund ta shqiptojë emrin nëse është e vështirë të kuptohet.
- Transferojeni bisedën me kujdes me një frazë standarde, të tilla si "Prisni një minutë, unë do t'ju vë te Z. Smith". Ose nëse personi është në një bisedë: "Z. Smit është aktualisht në një bisedë. Dëshironi të prisni apo do t'ia transmetoj mesazhin?". Me mirësjellje falënderoni telefonuesin dhe transferojeni telefonatën.
Përshëndetni dorëzuesit e parcelave me të njëjtin profesionalizëm dhe mirësjellje si çdo vizitor tjetër. Ju mund të duhet të nënshkruani për një dërgesë. Sigurohuni që nënshkrimi juaj është i lexueshëm. Dorëzuesit mund të kenë nevojë për udhëzime se ku ta vendosin paketën. Sigurohuni që të kontaktoni punonjësit e duhur për çështje të tilla.
Merrni klientë që vijnë në biznes në mënyrë efektive dhe me edukatë. Pasi vizitori t'ju tregojë se kush janë dhe kë po kërkoni, ju lidheni me atë person dhe i tregoni se kush është atje. Një fjali standarde që mund të përdorni për këtë është: "Z. Smit, Znj. Jansen nga XYZ b.v. është këtu për takimin në orën 2". Gjithmonë përpiquni të jepni një emër dhe mbiemër, dhe kompaninë që ata përfaqësojnë. Usefulshtë e dobishme të pyesni nëse ai / ajo ka një takim. Z. Smit pastaj do të japë udhëzime të mëtejshme se ku mund ta bëjë klientin të presë dhe sa kohë do të zgjasë. Më pas mund t'i tregoni vizitorit: "Z. Smit do të jetë aty brenda një minute". Ose: "Z. Smit thotë se ai është duke përfunduar një takim dhe se ai do të jetë atje për 5 minuta. Ju lutem uluni".

Metoda 2 e 2: Pjesa 2: Jini përfaqësues

Keni një qëndrim pozitiv. Siç u përmend më lart, recepsionisti është karta e biznesit të kompanisë - klientët ju shohin së pari dhe u përgjigjen pyetjeve të njerëzve që nuk mund të vijnë në zyrë. Askush nuk dëshiron të përshëndetet nga një fytyrë e thartë ose e ndyrë. Gjithmonë keni një buzëqeshje në fytyrën tuaj dhe një personalitet të gëzuar. Jini të durueshëm me klientët e vështirë, edhe nëse ata ju nervozojnë.
- Edhe nëse keni një klient shumë të vështirë, vazhdoni t’i kujtoni vetes se keni një personalitet të fortë dhe të lumtur. Tregojini vetes që ata po ju heqin zhgënjimet, por dijeni se për sa kohë që bëni më të mirën tuaj për t’i akomoduar, nuk jeni ju ai që bëni diçka gabim. Më mirë të ruash qetësinë sesa të shpërthesh.
Keni gati një përshëndetje. Alwaysshtë gjithmonë e rëndësishme të përshëndetni klientët në një mënyrë miqësore. Edhe nëse duhet të mbaroni diçka para se të ndihmoni klientin, është e rëndësishme t'i përshëndetni ata, në mënyrë që ata të dinë se janë parë dhe se do të ndihmohen.
- Për shembull, mund të përshëndeteni me: "Mirëmëngjes! Nëse ulesh, do të jem mirë me ty!".
Behu i sjellshem. Jini të respektueshëm. Silluni me të gjithë sikur të ishin personi më i rëndësishëm për të hyrë në zyrë sot. Kjo është puna juaj - askujt nuk i intereson që keni kaluar orë të tëra në një bllokim trafiku këtë mëngjes, ose që sapo keni derdhur kafe mbi këpucët tuaja të reja prej lëkure. Lërini shqetësimet personale në shtëpi. Bëni klientin të ndihet rehat dhe të kënaqet duke folur me ju.
Veshja përfaqësuese. Ju përfaqësoni një kompani, kështu që duhet të dukeni bukur. Investoni në veshje që përputhen me kulturën e korporatave. Nëse jeni një recepsionist në një lloj specifik biznesi (për shembull, një markë veshjesh) mund të jetë mirë të vishni rroba nga ajo markë. Priruni për anën konservatore, përveç nëse punoni në një vend ku moda ose faktorë të tjerë janë të rëndësishëm.
- Kontrolloni nëse kompania juaj ka rregullore specifike në lidhje me veshjet. Kompania juaj mund të jetë mirë me veshje zyrtare të punës, por kurrë mos ju kujto te visheni zyrtarisht (pantallonat e xhupave mund të mos vlerësohen).
Gjithmonë shikoni i zoti.

Këshilla

Mbani gjërat personale të ndara nga puna. Kjo gjithashtu do të thotë që ju nuk merreni me bisedat personale dhe postat elektronike në punë. Departamenti i IT-së mund të monitorojë aktivitetet e kompjuterit tuaj.
Jini të mirë me menaxherët, shikoni nëse mund t'i ndihmoni kur nuk keni asgjë për të bërë.
Mos harroni se kush ju paguan pagën dhe jini gjithmonë të respektueshëm ndaj tyre.
Gjeni dikë që mund të vëzhgojë tavolinën ose telefonin kur duhet të shkoni në tualet, kur të dilni për drekë, me pushime, etj. Në këtë mënyrë nuk do të ketë njerëz të zemëruar që t'ju presin kur të ktheheni.
Pyesni kolegët nëse mund të ndihmoni me ndonjë gjë. Ju mund të bëni miq më të mirë duke ndihmuar sesa armiq duke u ankuar.
Trajtimi i postës shpesh është gjithashtu pjesë e punës tuaj. Në ditën tuaj të parë, kuptoni menjëherë se ku duhet të shkojë, kush do ta dorëzojë atë dhe kur.
Gjithmonë jini të gatshëm të mësoni një detyrë të re. Shkathtësia mund t'ju sjellë shumë.
Shkruani mesazhe në dy kopje dhe jepjani një kopje personit për të cilin është menduar mesazhi. Ose përdorni një ditar, kjo i bën gjërat më të lehta për tu gjetur, veçanërisht nëse jeni duke kërkuar një emër ose numër telefoni.

Paralajmërime

Asnjëherë mos thuaj "Unë nuk do të." Atëherë shpejt do të humbni punën tuaj.
Mos pretendo se je e bukur. Njerëzit shohin përmes tij. Jini vërtet të interesuar, të sjellshëm dhe të respektueshëm. Nëse nuk mund ta bëni këtë, nuk duhet të bëheni recepsionist. Ju hiqni reputacionin e kompanisë. Pastaj më tepër kërkoni një punë në zyrë ku nuk keni pse të dilni në publik.
Mos debatoni me një klient ose telefonues. Referojeni atë / saj tek një epror.