Autor:
Gregory Harris
Data E Krijimit:
14 Prill 2021
Datën E Azhurnimit:
1 Korrik 2024
Përmbajtje
Ka shumë situata të ndryshme ku një klient duhet të kontaktojë kompani ose prodhues për çështje të ndryshme biznesi. Por kur të vijë koha për të dërguar një email në shërbimin ndaj klientit, disa njerëz mund të ndihen të tronditur. Shpesh lindin pyetje se si të shkruhen letra të tilla në formë elektronike, pasi ato zakonisht shkruhen në formë letre, dhe cilat standarde të pranuara përgjithësisht zbatohen më shpesh për letrat e këtij lloji. Ndërsa këto standarde ndryshojnë sipas industrisë, rajonit dhe kulturës, ka disa udhëzime të përgjithshme për të siguruar që emaili i dërguar në tryezën e ndihmës është efektiv. Këtu janë rekomandimet kryesore nga ata që kanë hasur në këtë lloj emaili më parë.
Hapa
Metoda 1 nga 1: Shkruani një email për shërbimin ndaj klientit
1 Kontrolloni faqen e internetit. Sigurohuni që kompania nuk e ka zgjidhur ende problemin tuaj para se të dërgoni emailin tuaj. Kjo do të kursejë kohë dhe përpjekje për të gjithë, përfshirë edhe ju, dhe do të vlerësohet shumë. - Ndërsa jeni duke kontrolluar sitin, kërkoni kanalet më të mira të komunikimit. Emaili nuk është gjithmonë kanali më i mirë, dhe ju duhet të respektoni këto politika të kompanisë dhe t'i kontaktoni ato në një mënyrë tjetër. Shumë kompani ofrojnë mbështetje telefonike dhe shërbime shtesë mbështetëse siç është një kuti postare.
2 Kërkoni për burime të dedikuara online në internet. Shumë kompani ofrojnë adresa emaili të personalizuara për çështje të veçanta të tilla si ndjekja e transportit, kthimi i produktit ose mbështetja teknike. Isshtë e mundur që përdorimi i kanaleve të ofruara të komunikimit do të jetë shumë më efektiv sesa një letër standarde drejtuar e-mailit të përgjithshëm të kompanisë. Përveç kësaj, nëse injoroni komunikimet e ofruara, procesi i lidhjes me kompaninë mund të zgjasë shumë më gjatë. 
3 Përfshini informacione të identifikueshme personalisht në letrën tuaj mbështetëse. Kompania duhet të dijë se cilat produkte ose shërbime keni blerë, si dhe datën e blerjes dhe datat e pritshme të dorëzimit për produktin ose shërbimin. Kompania gjithashtu mund të ketë nevojë të dijë adresën tuaj të shtëpisë dhe numrin e artikujve të blerë. Sigurohuni që e gjithë kjo është deklaruar në emailin tuaj. 
4 Përdorni një ton të përshtatshëm. Disa ekspertë theksojnë se letrat drejtuar shërbimit ndaj klientit të shkruara pa marrë parasysh rregullat e mirësjelljes mund të injorohen ose efektiviteti i tyre do të jetë shumë më i ulët.Mundohuni t'i përmbaheni një stili të caktuar shkrimi që do të tregojë nivelin tuaj të arsimimit dhe njohurive, pa përdorur deklarata tepër provokuese. 
5 Kërkoni atë që dëshironi drejtpërdrejt. Shumë shkrimtarë të sprovuar të e -mail të shërbimit ndaj klientit e gjejnë më së miri të jenë të sinqertë në lidhje me pritjet tuaja. Kompania mund ose nuk mund të pajtohet me kërkesat tuaja, por duke siguruar informacion të qartë, ju do të ndihmoni përfaqësuesin e kompanisë jo vetëm të kuptojë këndvështrimin tuaj, por gjithashtu të tregoni mendimin tuaj për të gjitha çështjet e reja, produktet ose problemet e tjera në shërbimin ndaj klientit. - Mësoni më shumë rreth politikës së kompanisë. Kur shkruani kërkesën tuaj, së pari mund të bëni hulumtimin tuaj për të kuptuar se cilat kërkesa ka më shumë gjasa të përmbushen. Si ta zgjidhni problemin që është shfaqur varet nga ju, por të kuptuarit e pozicionit të kompanisë do t'ju ndihmojë t'i bëni mesazhet tuaja më efektive.
