Si të krijoni një rutinë për të ndaluar humbjen e kohës

Përmbajtje

Hapa
Metoda 1 nga 3: Përdorni një listë
Metoda 2 nga 3: Përdorni një grafik
Metoda 3 nga 3: Eliminoni shpërqendrimet
Artikuj të ngjashëm

Ju mund të jeni një student me kohë të plotë që përpiqeni të përmirësoheni në menaxhimin e kohës së tyre, ose mund të jeni një punëdhënës që përpiqet të gjejë një rrugëdalje në mënyrë që punonjësit e tyre të ndalojnë humbjen e kohës. Cilado qoftë roli juaj, me siguri jeni të fokusuar se si të krijoni një rutinë të përditshme që ju lejon të ndaloni të humbni kohë dhe të shfrytëzoni sa më shumë ditën tuaj. Strategjitë organizative të tilla si listat dhe oraret, si dhe masat për të zvogëluar shpërqendrimet që hanë kohë të vlefshme, mund të jenë të dobishme.

Hapa

Metoda 1 nga 3: Përdorni një listë

1 Listoni ndërtesat për ditën. Merrni një copë letër dhe një stilolaps. Mendoni për detyrat që planifikoni të bëni atë ditë ose përgjegjësitë për ditën dhe shkruajini të gjitha në letër. Lista mund të jetë e ngjashme me njërën nga sa vijon: "Blerje, Lavanderi, Pastrim, Detyra shtëpie" ose "Raporte për klientët, kontrollimi i postës dhe dërgimi i letrave, takim, punë me dokumente".
- Shtoni sa më shumë detyra në listë sa të mendoni, nga të vogla në të mëdha. Ju duhet të mbani mend të gjitha angazhimet dhe detyrat për ditën në mënyrë që të jeni të sigurtë se do t'i vendosni ato në listën e përparësive.
2 Përparësoni detyrat. Një mënyrë për të punuar në mënyrë efektive është që së pari të përqendroheni në detyrat me përparësi më të lartë dhe pastaj të zhvendoseni poshtë në listën e detyrave me përparësi më të ulët. Ky quhet Rregulli 80/20, ku aktivitetet që ofrojnë më shumë përfitim duhet të marrin 80% të kohës suaj dhe aktivitetet që ofrojnë përfitimin më të vogël duhet të marrin 20%.
- Kaloni nëpër listë dhe caktoni secilës detyrë një numër që do të korrespondojë me rëndësinë e saj. Pastaj rregulloni ato në mënyrë që lista të fillojë me përparësitë më të larta dhe detyrat më të dobishme dhe të përfundojë me ato më pak prioritare dhe fitimprurëse.
3 Gruponi detyrat e lidhura së bashku. Pasi të keni krijuar dhe prioritizuar listën tuaj të detyrave, duhet të gruponi detyrat e vogla në grupe në mënyrë që ato të formojnë një proces. Për shembull, ju mund të gruponi detyra të tilla si përgjigjja e -mail dhe thirrja e klientëve në një grup, të ndani një orë për ta dhe t'i quani "duke folur me klientët". Atëherë mund të punoni me lehtësi dhe me qetësi në secilën detyrë në kornizën kohore të caktuar.
- Mundohuni të gruponi të gjitha detyrat në këtë mënyrë në mënyrë që të mos keni nevojë të kaloni në procese të ndryshme dhe të kaloni kohë duke kuptuar se cilën detyrë do të punoni më pas. Grupimi i detyrave të ndërlidhura mund t'ju ndihmojë të organizoni kohën tuaj në mënyrë më efikase dhe të zvogëloni nivelin e stresit gjatë punës në detyrat nga lista.
4 Jepini vetes më pak kohë për secilën detyrë. Sipas Ligjit të Parkinsonit, duke ju dhënë më pak kohë për të përfunduar një detyrë zvogëlon sasinë e kohës që ju nevojitet për të përfunduar detyrën. Në vend që të lini kohë të lirë, kufizoni sasinë e kohës që lini mënjanë për secilën detyrë, në mënyrë që ta përfundoni më shpejt. Ju mund ta bëni këtë ngadalë, duke zvogëluar gradualisht sasinë e kohës që i kushtoni secilës detyrë derisa të arrini atë mesatare të artë ku nuk ndjeni shumë presion dhe nxitoni, por nuk keni kohë për të shtyrë ose humbur kohë.
- Në një moment, ju do të zhvilloni një ndjenjë të mirë të menaxhimit të kohës, veçanërisht nëse ju duhet të shpenzoni një sasi të kufizuar kohe për secilën detyrë. Kjo mund të jetë shumë e dobishme nëse keni tendencë të keni të njëjtën rutinë ose një listë të ngjashme të detyrave çdo ditë.
5 Shpërblejeni veten pasi të keni përfunduar të gjitha detyrat në listë. Pasi të keni kaluar të gjitha detyrat nga lista, zakonisht në fund të ditës, duhet t'i bëni vetes një kompliment të vogël dhe përkëdhelje. Kjo mund të jetë një darkë e shijshme, një gotë verë ose një kohë e lirë kur mund të bëni diçka argëtuese dhe të këndshme. Një shpërblim i vogël do të shërbejë si një nxitje për të përfunduar të gjitha detyrat për ditën.
- Ju mund të përcaktoni se cili do të jetë shpërblimi juaj edhe para se të filloni ditën tuaj, në mënyrë që ta përdorni shpërblimin si motivim për përfundimin e detyrave. Për shembull, le të themi që ju duhet të përgatiteni për një provim dhe të keni plane për të ngrënë darkë me miqtë. Përdorni planet tuaja për mbrëmjen si një justifikim për të vazhduar mësimin dhe përfundimin e detyrave gjatë gjithë ditës, në mënyrë që të mos keni nevojë të humbisni darkën më vonë.

Metoda 2 nga 3: Përdorni një grafik

1 Bëni një orar për çdo orë të ditës tuaj. Merrni një copë letër ose përdorni kalendarin e kompjuterit tuaj për të krijuar qeliza për çdo orë të ditës tuaj të punës ose çdo orë zgjimi. Mund të jetë nga nëntë në pesë ose dhjetë në shtatë. Ndërsa nuk keni nevojë të plotësoni çdo periudhë kohore deri në minutë, do të ishte e dobishme të siguroheni që çdo orë e ditës tuaj të jetë e përfshirë në orarin tuaj.
- Filloni të plotësoni çdo orë me detyrat që duhet të përfundoni. Mund të filloni me detyrat më të rëndësishme dhe të kaloni në ato më pak të rëndësishme. Për më tepër, nëse e konsideroni veten një person të mëngjesit, atëherë përpiquni të merrni gjysmën e parë të ditës për detyra më të vështira. Por nëse e dini që keni një erë të dytë pas drekës, mund të lini mënjanë detyra të rëndësishme për këtë kohë të ditës. Mundohuni të hartoni orarin tuaj që i përshtatet nevojave tuaja dhe zakoneve të punës. Kjo do t'ju vendosë për sukses dhe do ta bëjë orarin tuaj më efikas.
- Ju mund të krijoni një model për orarin tuaj në një dërrasë ose kalendar, në mënyrë që ta përditësoni atë çdo ditë sipas detyrave tuaja për një ditë të caktuar.
2 Bëni një pushim dhjetë minutësh çdo orë ose dy. Mund të jetë e vështirë të përqendroheni në një detyrë ose grup detyrash për më shumë se dy orë. Sigurohuni që të caktoni një pushim dhjetë minutësh çdo orë ose dy në mënyrë që të mos ndiheni të stresuar ose të mbingarkuar nga puna. Gjatë këtij mini-pushimi, mund të dilni nga vendi juaj i punës dhe të ecni nëpër zyrë ose të bisedoni me një koleg në kuzhinën e zyrës. Mund të bëni një filxhan kafe ose të bëni një shëtitje të shkurtër në ajër të pastër. Mundohuni t'i përmbaheni 10 minutave për të vazhduar me orarin tuaj.
- Ju gjithashtu mund të merrni 10 frymë të gjata, të ngadalta dhe të thella çdo orë për të rifreskuar mendjen tuaj dhe për të bërë një pushim të shkurtër. Kjo mund t'ju ndihmojë të merrni një perspektivë të re mbi detyrën që jeni duke bërë ose gati për të përfunduar, dhe siguron që ju të mos harroni për veten pavarësisht një dite të ngarkuar.
3 Mundohuni ta përfundoni saktë detyrën herën e parë. Në vend që të nxitoni dhe të përpiqeni të kaloni sa më shpejt të gjitha detyrat, merrni kohën që ju nevojitet për të kryer secilën detyrë në mënyrë korrekte herën e parë. Nxitimi përmes postës mund të tërheqë shkëmbimin tuaj të postës elektronike, veçanërisht nëse po i dërgoni klientit mesazhe të pakuptueshme ose të errëta. Ngadalësoni dhe merrni kohë të mjaftueshme për të hartuar email të qartë ose për të rilexuar me kujdes shënimet tuaja të studimit. Për ta bërë atë herën e parë do t'ju kursejë shumë kohë të humbur në planin afatgjatë.
4 Pyesni një mik apo bashkëpunëtor që të kontrollojë përparimin tuaj herë pas here në mënyrë që të qëndroni në rrugën e duhur. Ndonjëherë ne kemi nevojë për mbështetjen e të tjerëve për të qëndruar të fokusuar në detyrën në fjalë. Kërkojini një shoku të ngushtë, prindi, bashkëpunëtori, vëllai ose motra t'ju kontrollojë çdo dy orë për t'u siguruar që jeni në orar.
- Shoqëruesi juaj mund t'ju sjellë një filxhan kafe ose t'ju gëzojë me fjalë të këndshme në mënyrë që të mund të tërhiqeni pak, të qeshni ose buzëqeshni dhe t'u ktheheni detyrave tuaja të përditshme. Ndërsa mund të jeni të zënë, disa minuta me një mik do t'ju gëzojnë dhe do t'ju ndihmojnë të menaxhoni kohën tuaj në mënyrë më efektive.

Metoda 3 nga 3: Eliminoni shpërqendrimet

1 Ju nuk keni nevojë të kontrolloni vazhdimisht postën tuaj. Kjo mund të krijojë një model start-stop-start në ditën tuaj të punës dhe të çojë në humbje kohe. Mundohuni të mos e hapni postën tuaj gjatë ditës, veçanërisht nëse keni nevojë të përqendroheni në një detyrë tjetër. Lini mënjanë tre afate kohore për të kontrolluar postën tuaj në orarin tuaj: herët në mëngjes, menjëherë pas drekës dhe në fund të ditës. Kjo do t'ju mbajë të shpërqendruar nga rryma e vazhdueshme e -mail gjatë gjithë ditës dhe do t'ju garantojë kohë të përkushtuar për të punuar me email.
- Të njëjtat parime mund të zbatohen për mjetet e tjera të komunikimit, të tilla si posta zanore, mesazhe me tekst dhe telefonata. Mundohuni të mos rrini përgjatë telefonit tuaj gjatë gjithë kohës, përveç nëse sigurisht që jeni duke pritur një mesazh me tekst ose një telefonatë të rëndësishme. Kjo do të ndihmojë në kufizimin e pushimeve në rrjedhën e punës dhe do t'ju ndihmojë të qëndroni në orar.
2 Heshtni telefonin tuaj dhe fikni internetin. Nëse është e mundur, zgjidhni të paktën një orë në ditën tuaj të punës kur mund të fikni telefonin tuaj dhe të fikni lidhjen tuaj të internetit. Kjo do t'ju lejojë të përqendroheni në punën që kërkon përqendrim të plotë dhe mungesë të shpërqendrimeve si telefoni juaj ose interneti.
- Eliminimi i këtyre faktorëve, të cilët lehtë mund t’ju shpërqendrojnë, do të jetë veçanërisht i dobishëm kur jeni duke punuar në një projekt shkollor ose në një raport të madh. Shkëputeni telefonin nga priza në mënyrë që të mos keni arsye për ta kontrolluar atë çdo pesë minuta ose për t'u marrë me shikimin e lajmeve në rrjetet sociale.
3 Paralajmëroni të tjerët të mos ju tërheqin vëmendjen. Mundohuni të mos i inkurajoni të tjerët që t'ju tërheqin vëmendjen dhe mos i shpërqendroni të tjerët vetë. Thjesht bëjani të ditur se jeni duke punuar. Mund të mbyllni derën ose të vendosni një shenjë të zënë.Ju gjithashtu mund të dërgoni një email në zyrën tuaj për t'ju kujtuar se një kohë e caktuar në zyrë është orë e qetë e punës.
4 Mundohuni të mos devijoni nga rutina juaj. Pasi të keni krijuar një listë pune ose orar dhe të mbroheni nga shpërqendrimet, përdorni vullnetin dhe përqendrimin tuaj për t'iu përmbajtur rutinës tuaj. Shumica e njerëzve e kuptojnë ndryshimin midis kohës së kaluar mirë dhe kohës së humbur, kështu që përpiquni të mos bini në grackën e humbjes së kohës. Ndërtoni në orarin tuaj dhe në fund të ditës mund të shijoni një ndjenjë të arritjes dhe kohës së kaluar mirë.