Përmbajtje

• Të shkelësh
• Pjesa 1 nga 2: Shkrimi i një axhende
• Krijoni një axhendë nga e para
• Përdorimi i një modeli kalendarik
• Pjesa 2 nga 2: Praktikat më të mira për përdorimin e një kalendari
• Këshilla

Një takim i rregullt kërkon një axhendë të shkruar mirë. Mos lejoni që takimi juaj të bëhet aq i lodhshëm dhe efikas, sa duket se shumë takime. Duke iu përmbajtur një axhende të detajuar, por fleksibël, ju mund ta mbani takimin tuaj të efektshëm dhe të përqendruar në mënyrë që të arrini të gjithë qëllimet tuaja të takimit në kohën më të shkurtër të mundshme. Nëse doni të shkruani kalendarin tuaj, të përdorni një model ose të shfrytëzoni sa më shumë një kalendar që keni tashmë, shihni Hapin 1 më poshtë për të filluar!

Të shkelësh

Pjesa 1 nga 2: Shkrimi i një axhende

Krijoni një axhendë nga e para

1. Filloni duke i dhënë një titull kalendarit tuaj. Nga literatura më e mirë deri në fletën më të thatë, pothuajse çdo dokument i rëndësishëm ka nevojë për një titull dhe axhendat e takimeve nuk bëjnë përjashtim. Titulli juaj duhet t'i tregojë lexuesit dy gjëra: Së pari, se ai ose ajo po lexon një axhendë, dhe së dyti, tema për të cilën takohet. Kur të keni vendosur mendjen, vendosni titullin tuaj në krye të dokumentit tuaj të zbrazët. Titulli nuk duhet të jetë i lulëzuar ose i komplikuar - në një kontekst biznesi, titujt e thjeshtë dhe të drejtpërdrejtë janë zakonisht më të mirët.
   • Rezistoni ndaj dëshirës për të përdorur fonte të ndara ose të mëdha për titullin tuaj. Në shumicën e rasteve, do të dëshironi të përdorni një font të thjeshtë, dinjitoz si Times New Roman ose Calibri, dhe ta bëni titullin tuaj të njëjtën madhësi me pjesën tjetër të shkronjave në dokument (ose thjesht pak më të madh). Mos harroni, qëllimi i titullit tuaj është të informojë lexuesit se çfarë po shikojnë, jo domosdoshmërisht për t'i argëtuar ose shpërqendruar ata.
2. Shto "Kush?’, ’e vertete?"dhe"kur?"të dhëna në kokë. Pas titullit, axhendat e takimeve zakonisht kanë një titull që mund të ndryshojë në detaje në varësi të sa zyrtar është vendi juaj i punës. Kjo titull zakonisht ka të bëjë me një rresht poshtë titullit. Zakonisht, në titull, ju shkurtimisht renditni informacione faktike në lidhje me takimin që nuk ka asnjë lidhje me temën që diskutohet. Kjo në mënyrë që njerëzit që nuk janë të pranishëm të dinë se kur dhe ku ka ndodhur, dhe kush ishte i pranishëm. Më poshtë janë disa gjëra që mund të shtoni; pavarësisht nga të dhënat që zgjidhni, sigurohuni që të identifikoni qartë çdo pjesë të informacionit (duke e bërë tekstin e etiketës të theksuar të funksionojë mirë këtu):
   • Data dhe ora. Këto mund të grupohen së bashku ose në seksionet e tyre të ndara.
   • Vendndodhja. Nëse biznesi juaj ka vendndodhje të shumëfishta, mund të shkruani adresën, por nëse ka vetëm një vendndodhje, mund të emëroni dhomën në të cilën po takoni (p.sh., Sallën e Takimit # 3).
   • Të pranishmit. Titujt e punës janë zakonisht opsionalë por nuk kërkohen.
   • Personat e veçantë që marrin pjesë. Këta mund të jenë mysafirë të veçantë, folës ose drejtues konference.
3. Shkruaj një deklaratë të shkurtër me qëllimet. Takimet që nuk kanë një qëllim të përcaktuar qartë rrezikojnë të humbin kohë të vlefshme ndërsa të pranishmit vendosin për çfarë të flasin. Kaloni një rresht pas titullit tuaj dhe përdorni tekst të theksuar ose të nënvizuar për të përcaktuar seksionin e qëllimeve tuaja me një titull si "Qëllimi" ose "Qëllimi" i ndjekur nga një zorrë e trashë ose një vijë e re. Pastaj ju përshkruani, me disa fjali koncize dhe të mprehta, pikat që do të diskutohen për takimin. Bëni synimin tuaj të shkruani rreth 1-4 fjali këtu.
   • Për shembull, nëse duam të shkruajmë një deklaratë të objektivave për një takim buxhetor, mund t'i përdorim këto: "Objektiv: Renditni synimet kryesore të buxhetit për vitin financiar 2014-2015 dhe diskutoni mbi masat afatgjata të kursimit të kostos. Përveç kësaj, Drejtori i R&D Marcus Feldman do të paraqesë rezultatet e një studimi të fundit të konkurrencës. "
   • Nëse keni shkruar ndonjëherë në një kontekst shkencor, mendoni për deklaratën e objektivave si përmbledhjen e takimit. Në thelb ju po thoni, gjerësisht, se çfarë duhet të diskutohet në takim, pa hyrë në detaje.
4. Shkruaj një orar për pikat kryesore të takimit. Programet ndihmojnë në luftimin e tendencës që takimet e biznesit të vazhdojnë për një kohë të gjatë. Kaloni një vijë pas deklaratës tuaj të qëllimeve, jepni orarit tuaj një titull të guximshëm ose të nënvizuar dhe filloni të krijoni kohë (për të përputhur pikat kryesore të diskutimit) në orarin tuaj. Për ta lexuar më lehtë, jepini secilës periudhë kohe rreshtin e vet.
   • Tregoni çdo periudhë kohore me ose kohën e planifikuar të fillimit dhe mbarimit, ose sasinë e kohës që dëshironi të marrë secila pjesë. Zgjidhni një sistem ose tjetrin dhe jini konsistent - përzierja e gjërave duket joprofesionale.
   • Me fjalë të tjera, ju doni të shënoni çdo periudhë kohore ose me kohën e fillimit dhe të mbarimit për atë temë të bisedës, ose thjesht shkruani sa kohë dëshironi që ajo të zgjasë. Për shembull, një rresht shembull mund të jetë "14:00 - 14:05: Prezantimet dhe prezantimi " ose ’5 min: Paraqitjet dhe prania. ”Sidoqoftë, duhet të shmangni ndërrimin ndërmjet dy sistemeve.
5. Vendosni kohën mënjanë në orar për çdo mysafir special. Nëse vizitorët vijnë në takimin tuaj për të diskutuar tema të rëndësishme, do të doni të vendosni kohë në takim për këta njerëz. Jepni secilit mysafir kohën e vet, edhe nëse kanë më shumë se një temë bisede. Në këtë mënyrë secili mund të organizojë temat e tij ose të saj sipas dëshirës.
   • Për të shmangur çështje të turpshme të caktimit, kontaktoni mysafirët paraprakisht për të zbuluar se sa kohë do të duhet secili prej tyre në temën e tyre të bisedës.
6. Lini kohë shtesë në fund të takimit për çdo biznes tjetër. Gjatë kësaj kohe, njerëzit mund të kërkojnë shpjegime rreth temave konfuze të bisedës, të shprehin mendimet e tyre, të sugjerojnë tema për takimet e ardhshme dhe të bëjnë komente të tjera. Ju mund ta bëni këtë sondazh të qartë duke e përfshirë atë si artikullin e fundit në orarin tuaj, ose mund ta paraqisni vetë pas pikës së fundit të takimit.
   • Nëse arrini në fund të takimit tuaj dhe askush nuk ka pyetje ose komente shtesë, ju gjithmonë mund ta përfundoni takimin herët. Shumë nga të pranishmit tuaj ndoshta do t'ju falënderojnë për këtë!
7. Ju gjithashtu mund të ofroni një përmbledhje të temave të bisedës. Zakonisht, orari është pjesa më e madhe e agjendës së takimit - pjesa që njerëzit kërkojnë të drejtojnë diskutimin. Sidoqoftë, megjithëse nuk është thelbësore të bëhet kjo përpjekje shtesë, sigurimi i një pasqyre shtesë të pikave kryesore mund të jetë shumë i dobishëm për pjesëmarrësit e shpërqendruar. Një përmbledhje u kujton të pranishmëve rregullimin e ideve të paraqitura në mbledhje dhe ndihmon ata që e kanë të vështirë të ndjekin secilën temë të përmendur. Më poshtë është një shembull i llojit të përmbledhjes që ndoshta dëshironi të përdorni:

   • I. Zërat e buxhetit me përparësi të lartë

     • A. Buxheti i udhëtimit të punonjësve

       B. Tarifat e tregtarëve

       • unë Negocioni një marrëveshje më të mirë?

       C. Kostot e lobimit

     II Masat për të përmirësuar qarkullimin

     • A. Marrëveshjet e Shërbimit Alternativ

       • unë Paraqisni opsione tek klientët

         ii. Merrni komente

       B. Riinvestimi në teknologjinë mobile

     ...e kështu me radhë.

8. Kontrolloni kalendarin për gabime përpara se t'i shpërndani ato. Meqenëse disa të pranishëm mund të mbështeten shumë në axhendën e mbledhjes, është një ide shumë e mirë ta kontrolloni për gabime përpara se ta shpërndani. Bërja e kësaj nuk është vetëm një favor për të pranishmit - ajo gjithashtu reflekton pozitivisht në vëmendjen tuaj në detaje dhe vlerën që keni për pozicionin tuaj.
   • Për më tepër, të kontrolloni nëse nuk ka gabime në ditarin tuaj mund t'ju ndihmojë koha dhe te shpetoj fytyrë Kalimi i kohës për të shpjeguar një axhendë plot gabime mund të ngatërrojë takimin tuaj dhe të jetë i turpshëm për ju, veçanërisht kur njerëz të rëndësishëm janë të pranishëm.

Përdorimi i një modeli kalendarik

1. Përdorni një model të përfshirë me përpunuesin tuaj të tekstit. Shumë programe të përpunimit të tekstit, të tilla si Microsoft Office, Pages për Mac etj., Kanë shabllone standarde për të gjitha llojet e dokumenteve personale dhe profesionale, përfshirë agjendat e takimeve. Me anë të këtyre shablloneve ju mund të krijoni një dokument me pamje profesionale çuditërisht shpejt dhe lehtë. Zakonisht këto lloje të shablloneve janë të organizuara në seksione logjike me një paraqitje estetikisht të këndshme - thjesht shtypni të dhënat përkatëse në hapësirat përkatëse dhe jeni mirë të shkoni!
   • Ndërsa secili përpunues i fjalëve është paksa i ndryshëm, shumica me opsionin e modelit do t'ju lejojë të kaloni te shabllonet nga shiriti i menusë në krye të dritares së programit.
   • Nëse përpunuesi juaj i fjalëve mund të përdorë modele, por nuk ka modele të përshtatshme të agjendës së takimeve, mund ta shkarkoni një nga faqja e internetit e krijuesit të programit. Modelet për Microsoft Word, për shembull, janë të disponueshme në office.microsoft.com, ndërsa modelet për Pages për Mac mund të gjenden në dyqanin Apple App.
2. Ju gjithashtu mund të shkarkoni një model nga një burim i jashtëm. Nëse përpunuesi juaj i fjalëve nuk vjen me modele kalendarike si parazgjedhje dhe nuk mund t'i merrni në faqen zyrtare, mos u shqetësoni - ka shumë modele falas të disponueshme në internet. Një kërkim i thjeshtë në motorin tuaj të preferuar të kërkimit, për të thënë, "modelin e takimit të agjendës" do t'ju japë dhjetëra rezultate përkatëse. Sidoqoftë, meqenëse jo të gjitha këto rezultate vijnë nga burime zyrtare, të besueshme, është e rëndësishme të bëni një dallim kur zgjidhni se cilat modele do të përdorni. Më poshtë janë disa faqe të jashtme që mund të dëshironi të vizitoni:
   • Save Word Templates - Kjo faqe profesionale ofron shumë modele cilësore për Microsoft Word.
   • Word Templates Online - Një tjetër burim i shkëlqyeshëm për templates Word. Sidoqoftë, kjo faqe ofron vetëm disa zgjedhje.
   • iWorkCommunity - një model i mirë kalendarik për Pages. Sidoqoftë, ky model është për versionet e vjetra të Faqeve (para vitit 2009).
   • App Store gjithashtu ka shumë shabllone për Pages. Fatkeqësisht, jo të gjitha këto janë në dispozicion falas.
3. Plotësoni fushat në modelin tuaj. Pasi të keni gjetur një shabllon të përshtatshëm në përpunuesin tuaj të tekstit ose të shkarkoni një model që ju pëlqen, gjithçka që duhet të bëni është të plotësoni modelin me informacionin e nevojshëm. Shumica e shablloneve do të kenë zona të shënuara qartë për të shkruar në emra, kohë, tema bisede, tituj seksionesh, etj. Plotësoni të gjitha fushat përkatëse për të kompletuar axhendën tuaj dhe kontrolloni punën tuaj për gabime më pas. Sado të dobishme të jenë shabllonet e kalendarit, ato nuk ju mbrojnë nga gabimet drejtshkrimore, gramatikore dhe faktike.
   • Mos lini asnjë fushë bosh. Asgjë nuk duket më amatore sesa, të themi, një rresht në një orar që thotë vetëm "Lloji Këtu". Nëse për ndonjë arsye ka pjesë të shabllonit që nuk doni të plotësoni, fshini ato në vend që t'i lini bosh.
4. Bëni ndryshime të vogla për të përshtatur kalendarin tuaj me nevojat tuaja. Takimi me modelet e agjendës mund të jetë shumë i dobishëm, por nuk ka asnjë arsye pse duhet t'i përmbaheni stilit dhe paraqitjes së paracaktuar të kalendarit saktësisht. Mos ngurroni të bëni ndryshime në përmbajtjen dhe stilin e modelit pasi e shihni të arsyeshme për t'u siguruar që kalendari juaj i plotëson standardet që kompania juaj ka vendosur për ju dhe që ju keni vendosur për takimin.
   • Për shembull, nëse mendoni se një model i veçantë duket shumë i mirë, por titulli i tij është aq i gjatë saqë ju tërheq vëmendjen, mos ngurroni të fshini seksionet e panevojshme të kokës siç e shihni të arsyeshme, për sa kohë që e bëni në atë mënyrë që paraqitja e dokumentit nuk është shkatërruar, ose rendi i ditës duket i shëmtuar.

Pjesa 2 nga 2: Praktikat më të mira për përdorimin e një kalendari

1. Së pari zgjidhni temat më të rëndësishme. Kur caktoni takimet, zakonisht është politikë e mirë që tema më e rëndësishme të vendoset përpara programit. Me këtë ju arrini dy gjëra. Së pari, i lejon të gjithë të diskutojnë këto tema të rëndësishme kur janë në skajin e tyre dhe nuk janë lodhur ende në fillim të takimit. Së dyti, në rast se takimi përfundon para kohe ose të pranishëm të caktuar duhet të largohen para fundit, siguron që temat e rëndësishme janë diskutuar tashmë.
   • Takimet nuk shkojnë gjithmonë siç janë planifikuar. Nëse tema të vogla dhe të parëndësishme hidhen në fund të një takimi, ju mund të jeni në gjendje t'i zgjidhni vetë ose të caktoni një takim tjetër më vonë. Sidoqoftë, nëse nuk jeni në gjendje të mbuloni temat kryesore të bisedës, takimi juaj nuk arriti të arrijë një pjesë të objektivit, i cili mund të jetë zhgënjyes dhe i turpshëm për ju. Vendosja e temave më të rëndësishme në krye të orarit tuaj parandalon kryesisht ky problem.
2. Rrini në orarin tuaj të kalendarit, por jini fleksibël. Kur planifikoni dhe kryeni një takim, një nga rreziqet më të mëdha është se zgjat më shumë se sa është planifikuar. Punonjësit zakonisht kanë një të tillë nuk më pëlqen takime që janë shumë të gjata, dhe me të drejtë, pasi ato mund të jenë tepër të mërzitshme dhe të parandalojnë njerëzit të bëjnë punë të vërtetë në vend të tyre. Për ta mbajtur takimin tuaj në orar, mbani një vëzhgim të orës dhe nëse keni mundësi, vazhdoni me edukatë duke thënë diçka si: "Ne me të vërtetë duhet të kalojmë në temën tjetër nëse duam të largohemi nga këtu në kohë. "
   • Sidoqoftë, takimet shpesh nuk shkojnë sipas planit, kështu që duhet të jeni të përgatitur për të kompensuar nëse ndonjë pjesë e takimit tuaj zgjat më shumë se sa dëshironi. Jini fleksibël në diskutimin sa më shumë të jetë e mundur në kohën e kufizuar që keni për takimin tuaj. Për shembull, nëse një pjesë e takimit tuaj është e vonuar, ju mund të shkurtoni diskutimin për pjesë të tjera të takimit tuaj, ose të lini pjesë relativisht të parëndësishme të takimit për t'u siguruar që ajo të përfundojë në kohë.
3. Filloni të shkruani agjendën tuaj shumë mirë para takimit. Ndërsa kalendarët nuk janë domosdoshmërisht aq të rëndësishëm sa llojet e tjera të dokumenteve të biznesit (të tilla si raportet, fletët e të dhënave, prezantimet, etj.), Ju prapë dëshironi që kalendari juaj të duket profesional dhe i shkëlqyeshëm, veçanërisht nëse e ndani atë me kolegët tuaj gjatë takim. takim. Për t'u siguruar që keni kohë të mjaftueshme për të prodhuar një dokument cilësor, filloni të shkruani ditarin tuaj sa më shpejt të jetë e mundur.
   • Fillimi i hershëm ju jep gjithashtu avantazhin e marrjes së komenteve për axhendën tuaj të takimeve. Ndarja e një versioni paraprak të kalendarit tuaj me kolegët ose mbikëqyrësit, dhe kërkimi i kontributit të tyre, mund t'ju ndihmojë të rregulloni të metat dhe të shtoni detaje që mungojnë më parë. Nëse prisni sekondën e fundit për të shkruar kalendarin tuaj, mund të mos keni kohë të kërkoni për këto komente.
   • Ndërsa mund të largoheni nga axhendat e shkruara për takimin e rregullt të përditshëm një ditë para takimit, mund të duhen javë për t'u përgatitur për një takim të rëndësishëm.
4. Ndani axhendën me të pranishmit në takim. Për të siguruar që të gjithë vijnë në takim me njohuri të plota të temës që do të diskutohet, ju do të dëshironi të ndani axhendën me të gjithë paraprakisht. Në varësi të kulturës së korporatës ku punoni, kjo mund të nënkuptojë shtypjen e disa kopjeve dhe shpërndarjen e tyre personalisht, ose thjesht dërgimin me email të kalendarit si një shtojcë. Sidoqoftë që shpërndani kalendarin tuaj, sigurohuni që të mos ketë gabime teknike përpara se ta dërgoni.
   • Në varësi të rëndësisë së mbledhjes, ju ndoshta dëshironi t'u jepni të pranishmëve axhendën të paktën një ose dy orë para mbledhjes. Për takime të mëdha, të rëndësishme, mund të jetë e nevojshme dërgimi i rendit të ditës një ditë ose më shumë përpara.
   • Meqenëse njerëzit shpesh janë të zënë ose harrojnë, është një ide e mençur të sillni disa kopje shtesë të agjendës në takim në rast se dikush i harron të tyret.

Këshilla

• Nëse dikush nuk mund të marrë pjesë në mbledhje, merrni parasysh krijimin e një seksioni "Mungon të Shpallur" në krye të rendit të ditës, ose lini hapësirë ​​për këtë dhe thjesht njoftoni atë gjatë takimit.
• Një burim i shkëlqyeshëm për një prodhuese Takimi është duke përdorur "DARV": Qëllimet, Agjenda, Rolet & Përgjegjësitë. Së pari, takimi juaj duhet të ketë një të tillë objektiv të kesh. Nëse thjesht po mbani një takim për të dhënë informacion, mos e humbni kohën e njerëzve me një takim. Dërgoju atyre një buletin. Qëllimi duhet të ketë një përbërës aktiv dhe nëse është e mundur një produkt për të shfaqur: "Vendosni qëllimet tremujore për ekipin". Axhenda është një listë e temave që do të trajtoni për të arritur atë qëllim, me një afat kohor për t'ju mbajtur në rrugën e duhur. Për shembull, "1. Kontrolloni statusin e golave ​​të tremujorit të fundit (15 minuta), 2. Çdo sugjerim tjetër biznesi për gola (20 minuta), 3. Zgjidhni 5 golat kryesorë (10 minuta), etj." Për Rolet dhe Përgjegjësitë, ju përcaktoni se kush e udhëheq mbledhjen, kush mban shënime dhe kush cakton çështjet e veprimit që rezultojnë nga takimi.
• Nëse kompania juaj ka një formë të veçantë për kalendarët, përdorni këtë formë si një model. Për disa vende, t'i përmbahesh formulës është thelbësore.
• Në varësi të asaj që preferojnë kolegët tuaj, mund të jetë e dobishme të keni një afat që njerëzit të propozojnë ide për rendin e ditës. Vendosni datën dhe kohën e mbylljes dhe qëndroni në të. Bëni vend për shtesa aty ku ato përmirësojnë kalendarin, ose kur ngjarjet zëvendësojnë kalendarin tuaj origjinal.