Përmbajtje

• Të shkelësh
• Pjesa 1 nga 3: Planifikimi i një raporti pune
• Pjesa 2 nga 3: Hartimi i një raporti pune
• Pjesa 3 nga 3: Bërja e raportit efektiv
• Këshilla
• Paralajmërime

Shkrimi i një raporti pune mund të jetë mbresëlënës, edhe pse mund të jetë më i lehtë nga sa mund të mendoni. Raportet e punës zakonisht përdoren për të shpjeguar progresin e një projekti pune ose për të dhënë konkluzione dhe rekomandime në lidhje me çështjet e vendit të punës. Për të shkruar me lehtësi një raport pune efektiv, filloni duke marrë parasysh objektivin tuaj, audiencën tuaj, hulumtimin dhe mesazhin. Pastaj përgatiteni raportin tuaj duke përdorur një format standard të raportit të biznesit. Më në fund, ju mund ta modifikoni raportin për ta bërë atë efektiv.

Të shkelësh

Pjesa 1 nga 3: Planifikimi i një raporti pune

1. Përcaktoni objektivin dhe temën e raportit. Ndoshta dikush ju ka kërkuar një raport. Objektivi ose tema ka të ngjarë të përfshihet në kërkesë. Nëse nuk jeni të sigurt se cili është qëllimi ose tema, merrni parasysh atë që po i përcillni audiencës suaj. Ju gjithashtu mund të kërkoni sqarime nga shefi ose mbikëqyrësi juaj.
   • Për shembull, qëllimi mund të jetë të analizoni një problem biznesi, të shpjegoni rezultatet e një projekti në të cilin keni punuar, ose t'i jepni mbikëqyrësit tuaj një pasqyrë të progresit tuaj të punës.
2. Përcaktoni tonin dhe gjuhën që është e përshtatshme për audiencën e synuar. Merrni parasysh atë që tashmë di audienca e synuar, si dhe zhargonin që ata do të kuptojnë. Kur shkruani një raport pune, shpesh mund të përdorni më shumë gjuhë profesionale dhe zhargon sesa kur shkruani për publikun e gjerë.
   • Kush do ta lexojë raportin? Përfshini këdo në audiencën tuaj që mund ta përdorë raportin në mënyrë të arsyeshme.
   • Nëse po shkruani për lloje të ndryshëm lexuesish, përfshini të gjithë informacionin e nevojshëm në mënyrë që edhe lexuesi më pak i informuar ta kuptojë atë lehtë. Sidoqoftë, përdorni tituj për secilën pjesë në mënyrë që lexuesit e informuar të kapërcejnë informacionin që nuk është i nevojshëm për ta. Ju gjithashtu mund të përfshini seksione për secilin audiencë për të përmbushur nevojat e tyre individuale.
3. Mblidhni materialet tuaja kërkimore dhe mbështetëse, nëse është e zbatueshme. Përfshini materialet që keni përdorur për të nxjerrë përfundime ose për të zhvilluar rekomandime. Ju do t'i referoheni kësaj ndërsa përgatisni raportin, dhe mund t'ju duhet ta përfshini atë në anekset e raportit. Këto janë llojet e gjërave që duhen përfshirë gjatë përgatitjes së raportit:
   • Detajet financiare
   • Tabelat
   • Grafikët
   • Statistikat
   • Sondazhet
   • Pyetësorët
   • Biseda me ekspertë, kolegë, klientë, etj.
4. Shikoni progresin tuaj kur shkruani një raport progresi. Një raport i mirë i progresit jep një pasqyrë të shpejtë të punës që keni bërë, asaj që do të bëni dhe nëse projekti është në rrugën e duhur. Bestshtë më mirë ta mendoni si një përgjigje ndaj pyetjeve që njerëzit kanë në lidhje me projektin tuaj. Ja se çfarë duhet të përfshini në raportin tuaj:
   • A ka ndryshuar afati i projektit?
   • Çfarë detyrash keni bërë që nga raporti i fundit i progresit?
   • Çfarë detyrash do të bësh më tej?
   • A jeni në rrugën e duhur për të përfunduar projektin në kohë? Nëse jo, pse?
   • Cilat pengesa keni hasur dhe si do t'i zgjidhni ato?
   • A keni mësuar ndonjë gjë këtë muaj?
5. Bëni një skicë me informacionin që duhet të përfshijë në raportin tuaj. Shkruani idetë tuaja në një skicë dhe përdorni ato si një mjet për të shkruar. Ndërsa e bëni këtë, zhvilloni titujt për raportin tuaj për t'ju ndihmuar të organizoni se çfarë të thoni. Pasqyra nuk duhet të jetë e hijshme ose e zhvilluar mirë, sepse është vetëm për përdorimin tuaj.
   • Në shumicën e rasteve, ju duhet të filloni raportin duke shpjeguar rezultatet dhe përfundimet ose rekomandimet. Pastaj shpjegoni se si arritët në këtë pikë dhe arsyetimin tuaj, nëse është e zbatueshme.
   • Nëse do të bëni një përfundim ose rekomandim të diskutueshëm, shpjegoni fillimisht procesin dhe arsyetimin në mënyrë që audienca juaj e synuar të jetë në gjendje të kuptojë pse ju erdhi kjo ide.

Pjesa 2 nga 3: Hartimi i një raporti pune

1. Përdorni një faqe kopertine ose faqe titulli. Faqja e titullit duhet të përmbajë emrin e raportit, të ndjekur nga data - në një rresht të veçantë - kur e keni dorëzuar atë. Në një rresht të tretë ju shprehni emrat e të gjithë autorëve. Pastaj shkruani emrin e organizatës tuaj në rreshtin e katërt.
   • Në disa raste, ju gjithashtu mund të përfshini një letër motivuese që shpjegon pse e keni shkruar raportin, çfarë përfshin dhe çfarë mendoni se duhet të bëni më tej. Kjo është më e zakonshme me raportet që u është dashur shumë kohë për t'u përgatitur ose që kërkojnë shpjegime shtesë përpara se lexuesi ta shikojë vetë raportin.
   • Me një raport progresi, ju vendosni emrin tuaj, emrin e projektit, datën dhe periudhën e raportimit në një faqe titulli. Vendosni secilin artikull në një rresht të veçantë. Ju mund të etiketoni secilën rresht me "emër", "emër projekti", "datë" dhe "periudhë raportimi", ose thjesht mund të renditni informacionin.
   • Pyesni shefin tuaj nëse ka ndonjë rekomandim specifik për formatimin e raportit tuaj të punës. Ai ose ajo është burimi më i mirë për përgatitjen e raportit tuaj.
2. Jepni një përmbledhje të informacionit më të rëndësishëm. Përfshini përfundimet, arsyetimet dhe rekomandimet tuaja. Kjo lejon që dikush të kuptojë pikat kryesore të raportit tuaj pa pasur nevojë të lexoni raportin në tërësinë e tij. Ju nuk keni pse të shkruani shpjegime të hollësishme, por lexuesi duhet të jetë në gjendje të kuptojë se për çfarë raporti bëhet fjalë. Përmbledhja duhet të jetë një deri në pesë faqe.
   • Ju nuk keni nevojë të përmbledhni raportin e plotë. Përqendrohuni vetëm në idetë kryesore në raport, siç janë rekomandimet ose konkluzionet kryesore që ju paraqisni.
   • Nëse jeni duke shkruar një raport progresi, mund ta kaloni këtë pjesë.
3. Përfshini një tabelë të përmbajtjes me atë që është në raport. Shënoni titujt e seksioneve në tabelën e përmbajtjes dhe numrat e faqeve ku fillon ajo pjesë. Kjo i lejon lexuesit të lundrojnë lehtësisht nëpër raport për të gjetur informacionin e nevojshëm.
   • Përdorni tituj dhe tituj për secilën pjesë në mënyrë që raporti të lexohet lehtë.
   • Kur shkruani një raport progresi, zakonisht nuk keni nevojë të përfshini një tabelë të përmbajtjes përveç nëse shefi juaj preferon. Sidoqoftë, shtoni tituj dhe koka për secilën pjesë për ta bërë më të lehtë lundrimin në raport.
4. Shkruaj një hyrje për të dhënë një përmbledhje të raportit. Tregojini lexuesit pse e keni shkruar këtë raport pune. Përmbledhni kontekstin që rrethon raportin dhe shpjegoni objektivin tuaj. Thoni pyetjet që do t'i përgjigjeni ose problemin që do të zgjidhni. Shënoni termin e raportit dhe një plan veprimi me përmbajtjen e tij.
   • Hyrja nuk ka pse të jetë e gjatë. Jini të drejtpërdrejtë dhe specifik në mënyrë që lexuesi të kuptojë kontekstin dhe qëllimin pa shpjegime të gjata.
   • Shkruani dy deri në katër paragrafë për hyrje.
   • Në një raport progresi, hyrja mund të përmbajë jo më shumë se një ose dy paragrafë. Duhet të përmbledhë projektin dhe atë që shpresoni të arrini. Ju gjithashtu mund të tregoni se çfarë keni përfunduar tashmë dhe çfarë do të bëni më pas.
5. Shpjegoni rezultatet ose përfundimet që paraqitni. Jepni një përmbledhje themelore të hulumtimit ose vlerësimeve që keni përfunduar në lidhje me këtë projekt. Pastaj diskutoni dhe interpretoni vëzhgimet tuaja dhe si lidhen ato me temën e raportit.
   • Në shumicën e rasteve, kjo pjesë përmban një paragraf hyrës dhe një listë të përfundimeve që keni arritur.
   • Kështu duket një përfundim: "1. Popullsia jonë po plaket, gjë që çon në më shumë rreziqe shëndetësore për klientët tanë. "
   • Kur shkruani një raport progresi, nuk keni asnjë rezultat ose përfundim për të paraqitur. Në vend të kësaj, renditni arritjet ose detyrat e kryera në seksionin që vijon induksionin tuaj. Ju gjithashtu mund të shkruani një paragraf të shkurtër me 2 deri në 4 fjali në këtë pjesë. Sidoqoftë, një listë zakonisht është e mjaftueshme. Ju mund të rendisni: "200 € të mbledhura për të paguar çadrën e festivalit", "Kontraktuar me planin e partisë për të menaxhuar planifikimin e festivalit" dhe "anketuar 1,500 banorë për të mbledhur të dhëna publike".
6. Ju jap rekomandime për të ardhmen. Rekomandimet tuaja duhet të shpjegojnë se çfarë do të ndodhë në të ardhmen. Shpjegoni se çfarë do të prodhojnë zgjidhjet dhe si lidhen ato me përfundimet tuaja. Pasi të keni shkruar shpjegimin tuaj, jepni rekomandimet tuaja në formën e pikave të veprimit në një listë të numëruar. Renditni rekomandimet tuaja nga më të rëndësishmet në më pak të rëndësishmet.
   • Për shembull, mund të shkruani: "1. Trajnoni të gjithë punonjësit për të kryer CPR. "
   • Nëse jeni duke shkruar një raport progresi, përkundrazi, tregoni detyrat ose objektivat që dëshironi të përmbushni në periudhën tjetër të punës. Për shembull, mund të rendisni "Gjeni furnitorë për festivalin", "Miratoni modelet e festivalit" dhe "Porositni postera promovues".
7. Diskutoni mbi procesin dhe arsyetimin që çuan në përfundimet tuaja. Shpjegoni si e trajtuat temën, problemin ose çështjen. Rishikoni vëzhgimet tuaja dhe më pas shpjegoni se si ato çojnë në rekomandimet tuaja. Ndani diskutimin në seksione të ndryshme me tituj që i tregojnë lexuesit se çfarë ka në atë pjesë.
   • Kjo përfshin një diskutim më të gjatë të hulumtimit dhe vlerësimeve.
   • Ky seksion duhet të jetë më i gjati në regjistër.
   • Nëse jeni duke shkruar një raport progresi, mund ta kaloni këtë pjesë. Në vend të kësaj, përfshini një seksion mbi pengesat që keni hasur gjatë punës në projekt dhe si i keni trajtuar ato. Ju mund të shkruani: "Shumë banorë nuk e kthyen sondazhin sepse nuk ishte postare. Në të ardhmen, ne do të përfshijmë postën e parapaguar në sondazhet tona ose do t'i lejojmë banorët të përfundojnë sondazhin e tyre dixhital. "
8. Renditni të gjitha referencat që keni përdorur gjatë përgatitjes së raportit. Referencat mund të përfshijnë artikuj revistash, artikuj lajmesh, intervista, sondazhe, pyetësorë, statistika dhe informacione të tjera të ngjashme. Citoni këto referenca në fund të raportit dhe etiketoni faqen si "Referencat".
   • Nëse nuk përcaktohet ndryshe, përdorni formatin APA për raportet e biznesit.
   • Ju mund ta kaloni këtë pjesë nëse jeni duke përgatitur një raport progresi.
9. Siguroni bashkëngjitje të materialeve siç janë sondazhet, pyetësorët ose postat elektronike. Jo çdo raport pune ka nevojë për shtojca. Sidoqoftë, mund t'i përfshini nëse dëshironi t'u siguroni lexuesve materialin që ju keni referuar ose nëse doni të siguroni informacion shtesë që mund t'i ndihmojë ata të kuptojnë më mirë temën ose vëzhgimet tuaja. Etiketoni secilën bashkëngjitje me një letër të veçantë.
   • Për shembull: "Shtojca A", "Shtojca B" dhe "Shtojca C."
   • Nëse jeni duke shkruar një raport progresi, nuk keni nevojë të përfshini këtë pjesë.
10. Mbyllni një përfundim të shkurtër së bashku me një përmbledhje të vëzhgimeve ose progresit tuaj. Ju mund të mos keni nevojë të bëni një përfundim, por shkrimi i tij mund të jetë një përmbledhje e bukur e përpjekjeve tuaja. Mbani përfundimin tuaj në tre deri në katër fjali duke përmbledhur informacionin që paraqitët në raportin tuaj.
    • Ju mund të shkruani: "Projekti i planifikimit për festivalin e arteve është në rrugën e duhur dhe do të përfundojë sipas planit. Ne kemi përfunduar 90% të aktiviteteve tona paraplanifikuese dhe tani po zhvendosim fokusin te blerja e pajisjeve të nevojshme. Projekti nuk ka pengesa të jashtëzakonshme, por ne gradualisht do të adresojmë çdo pengesë në të ardhmen ".

Pjesa 3 nga 3: Bërja e raportit efektiv

1. Përdorni tituj të qartë për të ndihmuar audiencën tuaj të lundrojë në raport. Krijoni tituj që janë të drejtpërdrejtë dhe drejtohuni drejt çështjes. Lexuesi duhet të dijë saktësisht se çfarë përmban raporti.
   • Titujt kryesorë mund të përfshijnë hyrjen, detyrat e përfunduara, qëllimet për tremujorin e ardhshëm, pengesat dhe zgjidhjet, dhe përfundimin.
   • Përputhni titujt me informacionin në raport.
   • Në një raport progresi, lexuesit ka të ngjarë të jenë mbikëqyrësi juaj, ekipi ose klientët.
2. Përdorni gjuhë të thjeshtë dhe të drejtpërdrejtë për të komunikuar idetë tuaja. Një raport pune nuk ka pse të përmbajë fjalë të vështira dhe fjali krijuese. Thjesht duhet ta përcjellësh lexuesin në pikën tënde. Shprehni idetë tuaja me fjalët më të thjeshta të mundshme dhe në pikën e duhur.
   • Ju mund të shkruani, "Të ardhurat janë rritur 50% për tremujorin e katërt", në vend të "Të ardhurat janë rritur 50% për të gjeneruar të ardhura të shkëlqyera në tremujorin e katërt".
3. Shkruani shkurtimisht për ta mbajtur raportin sa më të shkurtër të jetë e mundur. Shkrimet e tepërta harxhojnë kohën tuaj dhe të lexuesve. Mos u tregoni sipërfaqësorë dhe drejtojuni biznesit.
   • Mbani në mend se disa raporte të punës mund të jenë mjaft të gjata, pasi ato mund të përmbajnë shumë informacione. Sidoqoftë, shkrimi juaj duhet të jetë gjithnjë konciz.
   • Okshtë në rregull të shkruash, "Shitjet u rritën në tremujorin e fundit pasi forca e shitjeve aplikoi thirrjen e ftohtë", në vend të "Ne pamë një rritje eksponenciale të të ardhurave në tremujorin e kaluar pasi shitësit tanë të talentuar dhe të përkushtuar ishin klientët e mundshëm duke telefonuar për t'i kërkuar që të blejnë më shumë produkte. '
4. Shprehni idetë tuaja në gjuhë objektive dhe jo emocionale. Qëndroni në të vërtetë dhe lejoni që lexuesi të nxjerrë përfundimet e tij bazuar në një pamje objektive të temës. Ndërsa mund të bëni rekomandime për një problem, mos u përpiqni të ndjellni emocionet e lexuesve për t'i bindur ata. Lejoni që lexuesi të formojë idetë dhe gjykimin e tij bazuar në një pamje objektive të fakteve.
   • Në vend që të shkruani, "Punonjësit e paangazhuar kanë moral të ulët, duke e bërë zyrën një makinë pa shpirt", mund të shkruani, "Punonjësit vlerësimet e produktivitetit të të cilëve shënuan më pak se të tjerët raportuan se ndihen të papërfshirë".
5. Shmangni përdorimin e zhargonit, si dhe fjalën "Unë" në shumicën e raporteve. Mund të jetë e përshtatshme të përdorni "mua" në një raport progresi kur jeni duke shkruar për një projekt për të cilin po punoni vetëm. Nëse jo, mos përdorni fjalën "Unë" ose zhargon tjetër në raportin tuaj të punës. Sidoqoftë, është në rregull të përdorësh "ti" kur drejton një fjali te lexuesi i synuar.
   • Mbani gjuhën tuaj profesionale gjatë gjithë raportit.
6. Rishikoni raportin tuaj për t'u siguruar që nuk ka gabime. Gramatika dhe gabimet drejtshkrimore minojnë profesionalizmin e raportit tuaj të punës. Essentialshtë thelbësore që të rishikoni raportin për t'u siguruar që nuk keni përdorur shtypshkrime, formulime të pasakta ose fjalë të keqpërdorura. Bestshtë më mirë të kontrolloni raportin të paktën dy herë.
   • Nëse është e mundur, bëni që dikush tjetër të kontrollojë raportin për ju, pasi është e vështirë të dallosh gabimet e tua.
   • Kur ju lejon koha, duhet ta lini mënjanë raportin për të paktën 24 orë përpara se ta kontrolloni.

Këshilla

• Pasi të keni shkruar raportin tuaj të parë të punës, mund ta përdorni si model për raportet e ardhshme.
• Ju ndoshta keni tashmë një model për raportet e punës në vendin tuaj të punës. Kontaktoni mbikëqyrësin tuaj për të parë nëse mund të përdorni një model për raportin tuaj.
• Nëse është e mundur, bazoni formatin e raportit tuaj në një raport pune ekzistues nga kompania ose organizata juaj. Kontrolloni skedarët në zyrën tuaj ose pyetni një koleg ose mbikëqyrës tuaj për një kopje të një raporti ekzistues.

Paralajmërime

• Nëse jeni duke përdorur një raport ekzistues si shembull, mos kopjoni formulimin në të. Ky është plagjiaturë dhe ka të ngjarë të çojë në pasoja profesionale.