Përmbajtje

• Të shkelësh
• Metoda 1 nga 2: Krijoni një plan për të menaxhuar ndryshimin organizativ
• Metoda 2 nga 2: Ndiqni ndryshimet në një projekt
• Këshilla

Ekzistojnë dy lloje të planeve të menaxhimit të ndryshimit. Njëri ka të bëjë me ndikimin që ka një ndryshim në një organizatë dhe zbutjen e tranzicionit. Tjetri bën ndryshime në një projekt dhe prodhon një regjistër të qartë të rregullimeve ose ndryshimeve të bëra në produkt në nivelin e projektit. Të dy planet synojnë të komunikojnë qartë për atë që duhet bërë në mënyrë të duhur dhe të saktë.

Të shkelësh

Metoda 1 nga 2: Krijoni një plan për të menaxhuar ndryshimin organizativ

1. Tregoni arsyet e ndryshimit. Renditni faktorët që çuan në vendimin për të ndryshuar, siç janë boshllëqet e performancës, teknologjia e re ose një ndryshim në deklaratën e misionit të organizatës.
   • Një qasje e mundshme është përshkrimi i situatës aktuale të organizatës dhe situatës së ardhshme që ky plan dëshiron të sjellë.
2. Përcaktoni se çfarë ndryshimi duhet të bëni dhe madhësinë e tij. Shkurtimisht përshkruani natyrën e pritshme të planit të menaxhimit të ndryshimit. Specifikoni nëse kjo do të ndikojë në përshkrimet e punës, procedurat, politikat dhe / ose organizimin strukturor. Renditni departamentet, grupet e punës, sistemet ose fushat e tjera që do të pësojnë ndryshime.
3. Renditni mbështetjen e palëve të interesuara. Renditni të gjithë aktorët e interesuar të prekur nga plani, siç janë, për shembull, menaxhmenti i lartë, menaxherët e projektit, sponsorët e projektit, përdoruesit përfundimtarë dhe / ose punonjësit. Shkruajini secilit grup nëse palët e interesit mbështesin ndryshimin.
   • Ju mund të shfaqni një grafik për t'i komunikuar këto të dhëna shkurtimisht dhe qartë. Ju mund t'i ndani grafikët në "Ndërgjegjësim", "Niveli i Mbështetjes" dhe "Ndikimi" për secilin palë të interesuar, bazuar në një vlerësim të lartë / të mesëm / të ulët.
   • Nëse është e mundur, mund të bëni biseda një për një për të kërkuar mbështetje.
4. Mblidhni një ekip të menaxhimit të ndryshimeve. Ky ekip është përgjegjës për të komunikuar mirë me të gjithë palët e interesuara, duke renditur shqetësimet dhe për të siguruar që procesi i ndryshimit të jetë sa më i qetë. Zgjidhni njerëz që gëzojnë besueshmëri të madhe në kompani dhe që kanë aftësi të mira komunikimi.
   • Ky ekip përfshin një iniciator të procesit të ndryshimit nga niveli më i lartë i menaxhimit. Theksoni se kjo përfshin një punë vërtet aktive për të nxitur ndryshimet dhe se nuk ka të bëjë vetëm me miratimin e planit.
5. Zhvilloni një qasje për të marrë personelin ekzekutiv të organizatës në bord. Ofshtë me rëndësi të madhe marrja e mbështetjes nga drejtuesit e organizatës për ta bërë ndryshimin të suksesshëm. Bëni që çdo anëtar ekzekutiv i stafit të japë reagime mbi ndryshimin dhe të punojë me secilin person për të marrë një rol aktiv në promovimin e ndryshimit.
6. Përgatitni një plan për secilin palë të interesuar. Për secilin palë të interesuar, përfshirë ata që mbështesin ndryshimin, vlerësoni rreziqet dhe shqetësimet. Detyroni ekipit të menaxhimit të ndryshimit për të zgjidhur këto shqetësime.
7. Hartoni një plan komunikimi. Komunikimi është pjesa më e rëndësishme e planit të menaxhimit të ndryshimit. Komunikoni rregullisht me këdo, puna e të cilit ndikohet nga ndryshimet. Theksoni arsyet për të bërë ndryshimet dhe përfitimet që vijnë me to.
   • Palëve të interesuara duhet t'u jepet mundësia e komunikimit ballë për ballë me dy drejtime. Takimet private janë shumë të rëndësishme.
   • Komunikimi duhet të vijë nga iniciatori kryesor i ndryshimit, nga mbikëqyrësi i drejtpërdrejtë i çdo punonjësi dhe nga çdo zëdhënës shtesë i besuar nga palët e interesit. I gjithë komunikimi duhet të përcjellë një mesazh të qëndrueshëm.
8. Gjeni se nga vjen kundërshtimi. Ndryshimet gjithmonë çojnë në kundërshtim. Kjo ndodh në një nivel individual, kështu që bisedoni me palët e interesuara personalisht për të gjetur pse. Ndiqni ankesat në mënyrë që ekipi i menaxhimit të ndryshimit t'i zgjidhë ato. Këto përfshijnë në veçanti:
   • njerëzit nuk kanë motivim për të ndryshuar ose asnjë ndjenjë urgjence
   • njerëzit nuk e kuptojnë pamjen më të madhe ose pse ndryshimet janë të nevojshme
   • ka mungesë të pjesëmarrjes në proces
   • njerëzit janë të pasigurt për punën e tyre, pozicionin e ardhshëm ose kërkesat dhe aftësitë e tyre
   • menaxhmenti nuk po arrin të përmbushë pritjet në lidhje me zbatimin ose komunikimin e ndryshimeve
9. Merreni me bllokimet. Shumë ankesa mund të adresohen duke komunikuar më intensivisht ose duke ndryshuar strategjinë e komunikimit në mënyrë që të diskutohen probleme specifike. Ankesat e tjera kërkojnë qasje të ndryshme që mund të integrohen në planin tuaj ose t'i caktohen ekipit të menaxhimit të ndryshimit për t'i zbatuar ato. Mendoni se cila prej këtyre qasjeve i përshtatet situatës në organizatën tuaj:
   • Për ndryshime në përshkrimet e punës ose procedurat, bëjeni trajnimin e punonjësve një përparësi.
   • Nëse prisni një tranzicion stresues ose një me pak motivim, organizoni një ngjarje ose siguroni përfitime për punonjësit.
   • Nëse palët e interesuara nuk janë të motivuara për të ndryshuar, siguroni stimuj.
   • Nëse palët e interesuara ndihen të përjashtuara, organizoni një takim për të mbledhur reagime dhe merrni parasysh se çfarë ndryshimesh mund të bëni në plan.

Metoda 2 nga 2: Ndiqni ndryshimet në një projekt

1. Përcaktoni funksionet e menaxhimit të ndryshimit. Renditni funksionet që do të caktohen për këtë projekt. Përshkruani përgjegjësitë dhe aftësitë për secilën pozitë. Ju duhet të siguroni të paktën një menaxher projekti për të zbatuar ndryshimin në një ditë të përditshme, dhe një sponsor projekti për të monitoruar progresin e përgjithshëm dhe për të marrë vendime të nivelit të lartë të menaxhimit të ndryshimit.
   • Për projekte të mëdha në një organizatë të madhe, ju mund të ndani rolin e menaxherit të projektit midis njerëzve të ndryshëm, secili me aftësi specifike.
2. Mendoni për krijimin e një komiteti të kontrollit të ndryshimit. Projektet softuerike zakonisht kanë një komitet kontrolli ndryshimesh të përbërë nga përfaqësues nga secili grup i palëve të interesit. Ky komision miraton kërkesat për ndryshim në vend të menaxherit të projektit dhe u komunikon vendimet palëve të interesuara. Kjo qasje funksionon mirë për projektet që përfshijnë aktorë të ndryshëm dhe projekte, qëllimi dhe objektivat e të cilëve duhet të rivlerësohen.
3. Vendosni një procedurë për të lëshuar kërkesa për ndryshim. Pasi dikush në ekipin e projektit të ketë gjetur një mënyrë për të ecur përpara, si e bëni këtë ide një realitet? Në këtë plan, përshkruani procedurën e miratuar nga ekipi. Ja një shembull:
   • Një anëtar i ekipit plotëson një formular për të kërkuar një ndryshim dhe ia dërgon atë menaxherit të projektit.
   • Menaxheri i projektit fut formularin në regjistrin e kërkesave për ndryshim dhe azhurnon këtë regjistër ndërsa kërkesat ekzekutohen ose refuzohen.
   • Menaxheri cakton anëtarët e ekipit të hartojnë një plan më të detajuar dhe të vlerësojnë përpjekjen e kërkuar.
   • Menaxheri i projektit ia dërgon planin sponsorit të projektit për pranim ose refuzim.
   • Ndryshimi është zbatuar. Palët e interesuara informohen rregullisht për progresin.
4. Krijoni një formë për të kërkuar një ndryshim. Informacioni i mëposhtëm duhet të përfshihet me secilën kërkesë dhe të shtohet në regjistër:
   • data e ndryshimit të aplikimit
   • numri i kërkesës për ndryshim, e cila jepet nga menaxheri i projektit
   • titulli dhe përshkrimi
   • emrin, postën elektronike dhe numrin e telefonit të paraqitësit
   • përparësi (e lartë, e mesme ose e ulët). Planet urgjente të menaxhimit të ndryshimeve kanë afate të ndryshme.
   • numri dhe versioni i produktit (për projektet softuerike)
5. Shtoni informacion shtesë në regjistrin e ndryshimeve. Ky regjistër duhet gjithashtu të regjistrojë vendimet dhe ekzekutimin e tyre. Përveç informacionit të dhënë në formularin e aplikimit për ndryshim, duhet të siguroni hapësirë ​​për informacionin e mëposhtëm:
   • aprovimin ose refuzimin
   • nënshkrimi i personit që miraton ose refuzon kërkesën
   • afati i fundit për zbatimin e ndryshimit
   • data e përfundimit të ndryshimit
6. Mbani gjurmët e vendimeve të mëdha. Përveç regjistrit të ndryshimeve që mban shënim ndryshimet e përditshme, ju gjithashtu mund të mbani një regjistër të të gjitha vendimeve kryesore që janë marrë. Falë këtij raporti, është më lehtë të gjesh projekte afatgjata ose projekte që pësojnë ndryshime në menaxhimin e tyre. Ky raport mund të shërbejë gjithashtu si një bazë për komunikimin me klientët ose personelin e menaxhimit të lartë. Për çdo ndryshim në term, madhësinë e projektit ose kërkesat e projektit, nivelet e përparësisë ose strategjinë, mbani të dhëna të mëposhtme:
   • kush e mori vendimin
   • kur u mor vendimi
   • një përmbledhje të arsyeve që qëndrojnë pas vendimit dhe procedurës për zbatimin e tij. Shtoni dokumente në lidhje me këtë procedurë.

Këshilla

• Ndërtoni besim dhe besnikëri si me stafin ashtu edhe me klientët tuaj. Njerëzit shpesh ndihen të pakëndshëm nga ndryshimi. Duke përcjellë mesazhin që ju vendosni interesat e punonjësve tuaj në radhë të parë, ju fitoni mbështetjen e tyre.