Shkruaj një letër biznesi klientëve

Video: как заставить кого то доверять вам простой способ убедить и повиноваться другим как заставить кого

Përmbajtje

Të shkelësh
Pjesa 1 nga 2: Hartimi i një letre biznesi
Pjesa 2 nga 2: Shkrimi i letrës së biznesit
Këshilla

Kur drejtoni një biznes, ju me siguri duhet të shkruani letra për klientët tuaj. Ndoshta do t'ju duhet t'i tregoni atyre për ngjarje të reja ose oferta speciale, ose mund t'ju duhet t'i përgjigjeni një klienti që ka një ankesë në emër të biznesit tuaj. Cilado qoftë arsyeja për letrën tuaj, përdorni gjithmonë një ton profesional.

Të shkelësh

Pjesa 1 nga 2: Hartimi i një letre biznesi

Përdorni një titull profesional. Një letër biznesi përfaqëson kompaninë tuaj. Pra, duhet të duket e veçantë dhe të jetë me cilësi të lartë. Logoja ose marka e kompanisë duhet të jetë gjithashtu në të.
- Ju mund të bëni një titull letrash me paraqitjet në Microsoft Word. Sigurohuni që të përdorni logon ose markën tuaj ekzistuese në kokën e letrës.
Hapni një program të përpunimit të fjalëve. Ju gjithmonë duhet të krijoni një letër biznesi në një kompjuter.
- Krijoni një dokument të ri dhe vendosni kufijtë e dokumentit në 1 inç.
- Përdorni një germë serif si Times New Roman, Georgia, ose Ariel. Sigurohuni që të përdorni një madhësi të shkronjave jo më të madhe se 12, por jo më të vogël se 10. Shkronja nuk duhet të jetë e vështirë për tu lexuar për shkak të shkronjës ose madhësisë së pasaktë.
- Sigurohuni që të përdorni një hapësirë të vetme.
Përdorni formën e bllokut. Forma e bllokut është formati më i zakonshëm për letrat e biznesit. Alsoshtë gjithashtu më e lehtë për të punuar. Secili titull duhet të jetë kundër kufirit të majtë dhe do të ketë një hapësirë pas secilit titull. Duke filluar nga lart poshtë, letra e biznesit tuaj duhet të ketë këto tituj:
- Data aktuale, ose data në të cilën ju dërgoni letrën. Data është e rëndësishme pasi mund të përdoret për regjistrimet tuaja dhe ato të marrësit. Pastaj mund të përdoret gjithashtu ligjërisht. Kështu që sigurohuni që data është e saktë.
- Adresa e dërguesit. Kjo është adresa juaj, e formatuar në një format standard adrese. Nëse adresa juaj është tashmë në titull, mund ta kaloni këtë hap.
- Adresa e marrësit. Kjo përbëhet nga emri dhe adresa e personit të cilit po i shkruani letrën. Përdorimi i Z. / Znj është opsional. Kështu që, nëse i shkruani Nina de Vries, për shembull, mund ta lini pjesën e Mevrouw.
- Preambula. Kjo mund të jetë "E nderuar zonja de Vries" ose "E dashur Nina de Vries". Nëse nuk jeni të sigurt se kush do ta lexojë letrën, përdorni "Të nderuar Zotëri apo Zonjë". Ju gjithashtu mund të përdorni "L.S.", por vetëm si një mundësi e fundit nëse nuk keni ide se kush do ta lexojë letrën tuaj.
- Trupi i letrës. Ne do të përqendrohemi në këtë më shumë në këtë artikull.
- Mbyllja e letrës, me nënshkrim. Kjo mund të jetë "Sinqerisht" ose "Sinqerisht".

Pjesa 2 nga 2: Shkrimi i letrës së biznesit

Përcaktoni se cili është audienca juaj e synuar. Toni i letrës duhet të jetë gjithmonë profesional, pavarësisht nga audienca juaj e synuar. Por ju mund të duhet të ndryshoni gjuhën tuaj ose zgjedhjen e fjalëve në varësi të marrësit. Nëse i shkruani departamentit të burimeve njerëzore të një kompanie tjetër, duhet të jeni më zyrtarë në gjuhën tuaj. Por nëse po i shkruani një klienti specifik, mund të përdorni një gjuhë pak më të rastësishme ose të rastësishme.
- Përcaktimi i grupit tuaj të synuar gjithashtu do të thotë që ju mund të jeni të qartë ndaj grupit tuaj të synuar. Shmangni përdorimin e terminologjisë që lexuesi juaj nuk e kupton. Për shembull, një klient ndoshta nuk i di shkurtesat e përdorura për programin hapësinor të kompanisë suaj, prandaj mos përdorni ato në letër.
- Rregulli i artë për të shkruar një letër të mirë biznesi është të jesh i qartë, konciz dhe i sjellshëm.
Tregoni qëllimin e shkronjës në fjalinë e parë. Merrni parasysh qëllimin e letrës. A është për të informuar klientët tuaj për vendndodhjen tuaj të re? A është për të kujtuar një klient në lidhje me një faturë të papaguar ose bilancin e papaguar? Apo për t'iu përgjigjur ankesës së një klienti? Duke pasur këtë qëllim në mendje, krijoni një draft për fjalinë e parë që menjëherë do ta bëjë lexuesin tuaj të dijë se për çfarë letre bëhet fjalë. Mos u tregoni të paqartë për qëllimin e letrës tuaj. Jini të drejtpërdrejtë.
- Filloni me "Unë" nëse doni të shprehni mendimin tuaj si pronar i një biznesi. Përdorni "Ne" kur shkruani në emër të një kompanie ose organizate.
- Përqendrohuni në një deklaratë të drejtpërdrejtë si: "Me këtë letër duam t'ju informojmë" ose "Me këtë letër duam t'ju kërkojmë". Ju gjithashtu mund të përdorni një deklaratë "Unë" nëse jeni duke e shkruar letrën si pronar i një biznesi. Të tilla si: "Po të kontaktoj për shkak të" ose "Kohët e fundit kam dëgjuar që ... dhe do të doja të dija më shumë për ..."
- Për shembull, nëse (si pronar biznesi) i shkruani një letër Nina de Vries për një llogari të papaguar nga muaji i kaluar, mund të filloni me: "Unë po ju kontaktoj përmes kësaj letre për shkak të një gjendje të papaguar në llogarinë tuaj nga Mars 2015 "
- Ose, si punonjës i një kompanie, nëse i përgjigjeni ankesës së një klienti në lidhje me programin hapësinor të kompanisë, mund ta filloni letrën me: "Ne morëm ankesën tuaj për programin tonë hapësinor në Mars".
- Ndoshta ju e shkruani letrën për t'i bërë të ditur një klienti që ka fituar një konkurs ose një vend në një kurs trajnimi. Filloni me një fjali të tillë si: "Unë jam i lumtur t'ju informoj ..." ose "Ne do të dëshironim t'ju informojmë se ..."
- Nëse duhet të jepni lajme të këqija, filloni me një fjali të tillë si: "Na vjen keq që ju njoftojmë se ..." ose "Pas shqyrtimit të kujdesshëm, vendosa të mos ..."
Përdorni zërin aktiv në vend të zërit pasiv. Në gjuhën e përgjithshme shpesh përdorim formën pasive. Por forma pasive i bën ato që shkruani të mërzitshme dhe konfuze. Forma aktive është shumë më efektive në një letër biznesi sepse vendos një ton më të sigurt.
- Një shembull i një forme pasive është, për shembull: "Çfarë ankesash specifike mund të zgjidh për ju?" Subjekti i fjalisë, klienti ("ti") është në fund të fjalisë, në vend të në fillim të fjalisë.
- Një shembull i formës aktive është, për shembull, "Çfarë mund të bëj për të zgjidhur ankesat tuaja?" Ky version i fjalisë, në formën aktive, është shumë më i qartë dhe më i lehtë për ta kuptuar nga lexuesi.
- Përdorimi i formës pasive mund të jetë një mënyrë e shkëlqyeshme për të përhapur mesazhin tuaj pa i kushtuar vëmendje një gabimi ose një pike të diskutueshme. Por vetëm atëherë përdor këtë. Në përgjithësi, forma aktive është shumë më efektive në letrat e biznesit.
Vini në dukje një ngjarje ose bisedë të mëparshme me lexuesin, nëse është e zbatueshme. Ju mund të keni kontaktuar Nina de Vries në fillim të këtij muaji me një paralajmërim për faturën e saj të papaguar. Apo ndoshta një klient shprehu zhgënjimin me programin hapësinor në një konferencë muajin e kaluar. Nëse keni ndërvepruar tashmë me lexuesin, pranojeni këtë. Ajo i kujton lexuesit kontaktin tuaj të mëparshëm dhe e bën letrën e biznesit të duket më urgjente dhe e rëndësishme.
- Përdorni një frazë të tillë si: "Vazhdoni nga letra ime në lidhje me faturën tuaj të papaguar" ose "Faleminderit për pagesën tuaj në mars". Ose "Ishte shumë e dobishme të dëgjoja për pozicionin tënd në programin hapësinor në konferencën e majit."
Bëni një kërkesë ose ofroni ndihmë. Vendosni një ton pozitiv me lexuesin duke bërë një kërkesë të sjellshme ose duke u ofruar atyre ndihmë në formën e një marrëdhënie bashkëpunimi.
- Thuaj që je pronar i biznesit duke i kërkuar një klienti të paguajë një faturë. Përdorni një frazë të tillë si: "Vlerësoj nëse e rregulloni faturën tuaj të papaguar sa më shpejt të jetë e mundur".
- Thuaj që po shkruan në emër të kompanisë tënde. Përdorni një fjali të tillë si: "Ne do të ishim të lumtur të organizonim një takim ballë për ballë midis jush dhe Zyrtarit tonë të Burimeve Njerëzore".
- Ju gjithashtu mund të ofroni t'u përgjigjeni pyetjeve ose shqetësimeve që mund të kenë lexuesit tuaj. Përdorni një frazë të tillë si: "Unë do të jem i lumtur t'i përgjigjem çdo pyetjeje ose shqetësimi që keni në lidhje me llogarinë tuaj." Ose, "A do të dëshironit t'ju jepnim më shumë detaje rreth programit?"
Mbyll letrën. Shtoni një thirrje për veprim, për veten tuaj dhe për lexuesin. Kjo mund të jetë një kërkesë për pagesë para një date të caktuar ose një shënim në lidhje me caktimin e një takimi zyrtar me lexuesin.
- Shtoni një fjali ku i drejtoheni adresuesit në të ardhmen. "Unë pres që t'ju shoh në mbledhjen e buxhetit javën e ardhshme." Ose "Unë me padurim të diskutoj këtë më tej me ju gjatë vizitës tonë në selinë".
- Kushtojini vëmendje çdo dokumenti që dëshironi të shtoni në letrën tuaj. Shtoni një fjali të tillë si "Në bashkëngjitje do të gjeni faturën e papaguar" ose "Bashkangjitur do të gjeni një kopje të programit tonë hapësinor".
- Përfundoni letrën me një fjali përmbyllëse. Përdorni "Sinqerisht" për klientët ose klientët.
- Përdorni "Sinqerisht" në letra zyrtare për njerëzit që nuk i njihni.
- Përdorni vetëm "Best Regards" ose "Best Regards" kur i shkruani dikujt që e njihni mirë ose kur punoni.
Lexoni përsëri letrën. Të gjitha formatimet dhe fjalët tuaja të sakta do të jenë të kota nëse letra është plot me gabime drejtshkrimore!
- Vini re çdo përdorim të formës pasive dhe përpiquni ta ndryshoni fjalinë në formën aktive.
- Kushtojini vëmendje fjalive të gjata, të paqarta dhe të komplikuara. Në një letër biznesi, më pak zakonisht është më shumë, kështu që shkurtoni gjatësinë e fjalive tuaja nëse është e mundur.