Përmbajtje

• Të shkelësh
• Pjesa 1 nga 3: Identifikimi i vetvetes
• Pjesa 2 nga 3: Thoni fjalën tuaj
• Pjesa 3 nga 3: Përfundoni
• Këshilla
• Paralajmërime

Nëse shpesh ju duhet të telefononi klientë për punën tuaj, ka shumë mundësi që shpesh të duhet të lini një postë zanore. Por çfarë saktësisht duhet të thuash pas bip? Mund të jetë nervozuese të mbani mend të gjithë informacionin përkatës për të komunikuar, i cili mund të parandalojë thënien e detajeve të rëndësishme. Duke përdorur një sistem të postës zanore, nuk do të keni më nevojë të regjistroni përsëri posta zanore të hutuara dhe të improvizuara. Duke kaluar shpejt përmes një liste kontrolli në kokën tuaj, ju mund të siguroheni që keni dhënë të gjithë informacionin e nevojshëm dhe se keni një shans më të mirë për t'u thirrur përsëri.

Të shkelësh

Pjesa 1 nga 3: Identifikimi i vetvetes

1. Përdorni intonacionin e duhur. Sapo të fillojë regjistrimi i mesazhit tuaj, duhet të flisni qartë dhe kuptueshëm. Mos u mundoni të murmuritni ose të flisni shumë shpejt. Bëni më të mirën tuaj që të tingëlloheni të interesuar dhe të gëzuar, në mënyrë që të merrni vëmendjen e dëgjuesit. Edhe pse marrësi nuk mund t'ju shohë, intonacioni juaj i përgjithshëm do të merret nga telefoni, sigurohuni që po transmetoni atë të saktën.
   • Artikuloni gjithçka që thoni. Pritja e dobët mund të shtrembërojë zërin tuaj dhe të bëjë që të braktisni shkollën. Edhe një zë normal që flet mund të tingëllojë si një murmuritje përmes telefonit.
   • Zëri juaj duhet të jetë në përputhje me llojin e telefonatës që po bëni. Për shembull, është në rregull të tingëlloni i gëzuar kur lini një mesazh zanor për të uruar nipin tuaj për mbarimin e shkollës së mesme. Sidoqoftë, nëse dëshironi t'i shprehni ngushëllimet tuaja një shoku të pikëlluar, duhet të siguroheni që zëri juaj është solemn dhe i respektueshëm.
2. Ju lutemi shënoni emrin tuaj. Gjëja e parë që duhet të bëni është të tregoni emrin tuaj. Në këtë mënyrë, personi që po telefononi do ta dijë menjëherë me kë ka të bëjë. Një "ky është (emri juaj)" i thjeshtë është i mjaftueshëm për shumicën e situatave. Nëse nuk keni takuar ende dikë, mund të zgjidhni "emri im është (emri juaj i plotë)". Miqtë dhe të afërmit do t'ju njohin pa qenë e nevojshme të identifikoheni. Nëse është një thirrje biznesi, personi tjetër menjëherë ka një emër për t'u lidhur me zërin dhe mesazhin, ndoshta duke lejuar një formë më të personalizuar të komunikimit.
   • Ky hap duket i qartë, por shpesh harrohet nga telefonuesit.
   • Nëse keni një titull specifik pune ose një përshkrim të vetes tuaj që mund të jetë i dobishëm për marrësin për ndjekjen, ju lutemi përfshini atë pas emrit tuaj. Për shembull, "Emri im është Dr. Versluis, radiolog në Spitalin Universitar të Amsterdamit "ose" Kjo është Ariane Janssens, nëna e Chloe që është në klasë me vajzën tënde ".
3. Lëreni numrin tuaj të telefonit. Ju lutemi përfshini numrin tuaj të telefonit menjëherë pasi të rendisni emrin tuaj. Shumica e telefonuesve presin deri në fund të postës zanore për të siguruar informacionin e tyre të kontaktit, por nëse marrësi nuk mund ta shkruajë atë saktë herën e parë, ata janë të detyruar të dëgjojnë përsëri mesazhin e plotë. Mos harroni të flisni ngadalë dhe të artikuloni gjithçka kur komunikoni numrin tuaj të telefonit në mënyrë që të jetë e kuptueshme.
   • Një mënyrë e thjeshtë për të përfshirë numrin tuaj të telefonit në fillim të një mesazhi është të thuash diçka si 'Ky është (emri yt), numri im është (numri yt i telefonit)' ose 'Emri im është (emri) dhe unë do të telefonoj (numri ) '
   • Pavarësisht nga fakti që funksionet e ID-së së Telefonuesit janë kudo, rekomandohet gjithmonë të lini numrin tuaj të telefonit në rast se personi që do t'ju telefonojë nuk e ka ruajtur numrin tuaj ose në rast se kërkoni një rikthim të një numri tjetër.
4. Siguroni një pikë lidhjeje. Kur dëgjoni posta zanore të biznesit ose mesazhe nga dërgues të panjohur, njerëzit shpejt do të bëhen të dyshimtë ose do të humbin interesin nëse nuk e dinë kush jeni dhe pse po telefononi. Sigurojini duke përmendur një mik apo referencë të përbashkët që ju dha numrin e tyre. Kjo përsëri siguron që thirrja telefonike të vijë më profesionalisht. Posta zanore do të tingëllojë më pak ndërhyrëse dhe do të keni më shumë të ngjarë të merrni një telefonatë përsëri.
   • Mundohuni të përfshini një hyrje të shkurtër që zgjon interesin e dëgjuesit, të tilla si "Unë e mora numrin tënd nga Patrick, i cili më tha se po mendoje të shisje varkën tënde".
   • Edhe nëse nuk jeni duke bërë një telefonatë biznesi, gjetja e një pike kontakti është e rëndësishme për të qetësuar marrësin. "Ky është Bob, fqinji yt mu përballë teje" është më personal se "Ky është Bob Vermeersch".

Pjesa 2 nga 3: Thoni fjalën tuaj

1. Mendoni se çfarë do të thoni paraprakisht. Para se të lini një postë zanore, sigurohuni që të keni një ide të qartë se çfarë do të thoni. Ky nuk duhet të jetë problem nëse jeni duke thirrur për një arsye të veçantë, por duke dëgjuar bipin në anën tjetër dhe të kuptoni se po ju përgjigjen mund t'ju bëjë të humbni mënyrën tuaj të ditur se çfarë të thoni. Ndani informacionin në pika të veçanta dhe mbulojini të gjitha para se të mbyllni telefonin.
   • Për posta zanore shumë urgjente ose të rëndësishme, merrni parasysh të shkruani paraprakisht një version të përafërt të skenarit.
   • Nëse e shihni veten shpesh duke humbur tela, thjesht përqendrohuni në përfshirjen e emrit tuaj, një numër për ta thirrur dhe arsyen që po telefononi me disa fjalë.
   • Imagjinoni të dërgoni një postë zanore për të ndjekur mbrëmjen romantike të djeshme. Hartimi mendor i mesazhit tuaj përpara se ta regjistroni mund të sjellë një ndryshim të madh në dukjen e freskët, të qetë dhe të mbledhur ose belbëzimin dhe nervozizmin.
2. Mbani mesazhin tuaj konciz. Kufizoni mesazhet tuaja të postës zanore në 20-30 sekonda. Nuk ka shumë situata ku një postë zanore duhet të jetë më e gjatë. Ju nuk duhet të mërzitni marrësin me një hyrje ose histori shumë të gjatë. Mbajeni konciz. Nga rruga, një mesazh i shkurtër mund të zgjojë më shumë kuriozitet dhe të bindë dikë të kthehet, kur nuk mund të ishte ndryshe.
   • Nga ana tjetër, një mesazh i postës zanore që është shumë i shkurtër mund ta bëjë marrësin të ndihet i parëndësishëm, duke i lejuar ata ta fshijnë atë pa e dëgjuar as atë. Kjo është veçanërisht e vërtetë kur telefononi me një numër privat.
   • Qëllimi i lënë një postë zanore është që dikush të të telefonojë përsëri. Nuk është qëllimi për të siguruar të gjithë informacionin, pasi ai ishte qëllimi i bisedës telefonike.
3. Filloni me informacionin më të rëndësishëm. Shkoni drejt dhe tregoni qartë arsyen tuaj për të telefonuar. Nëse kontrolloni vetëm, për shembull kur keni një propozim për të blerë diçka ose nëse ndiqni një transaksion ose dëshironi të konfirmoni një takim, duhet t'ia bëni të qartë këtë marrësit. Dëgjuesi juaj do të humbasë shpejt interesin nëse nuk u tregoni në fillim pse po i kontaktoni.
   • Ju nuk keni shumë kohë për të dhënë pikëpamjen tuaj. Nëse nuk jeni drejt përpara, dëgjuesi juaj do ta fshijë mesazhin para se ai ose ajo të ketë dëgjuar informacionin thelbësor.
   • Më mirë të marrësh lajme të këqija si "Babi është në spital" drejtpërdrejt. Përdorni pjesën tjetër të mesazhit për të ngushëlluar dhe për të dhënë shpjegime. Në çdo rast, kjo është më mirë sesa të anashkaloni temën dhe ta lini dëgjuesin tuaj të shqetësohet.
4. Jini personal dhe të mirëfilltë. Rezistojini tundimit për të marrë një "zë telefoni" të punuar me zë të zakonshëm. Vetëm jini të mirë, jini vetvetja dhe flisni natyrshëm. Njerëzit e dinë kur ata janë duke u përpjekur të shesin diçka në një mënyrë të caktuar dhe ka më shumë të ngjarë që t'ju japin një shans nëse ndiejnë se ju po u drejtoheni atyre si të barabartë.
   • Kur tingëlloni sikur jeni duke lexuar një skenar, dëgjuesi juaj do të ndihet sikur thjesht po bëni një telefonatë tjetër sepse duhet ta bëni.

Pjesa 3 nga 3: Përfundoni

1. Bëni një pyetje ose kërkesë specifike për diçka. Ndërsa plotësoni mesazhin, duhet të tregoni specifikisht pse doni që marrësi t'ju telefonojë përsëri. Bëni një pyetje precize ose kërkoni diçka që do t'i shtyjë ata të përgjigjen në telefon. Nëse pasi keni dëgjuar postën zanore ata ndihen të hutuar ose të pasigurt për saktësisht se çfarë dëshironi, atëherë posta zanore ka humbur shenjën e saj.
   • Provoni fraza të tilla si "Më tregoni nëse ju pëlqen receta që ju dërgova" ose "Do të më pëlqente të dëgjoja mendimet tuaja mbi këtë propozim".
   • Njerëzit janë më të motivuar për të hyrë në kontakt kur ju keni një kërkesë specifike në vend që thjesht të thoni "telefononi përsëri".
2. Normalisht përfshini emrin tuaj dhe informacionin e kontaktit. Përfundoni mesazhin tuaj duke përmendur emrin tuaj dhe informacionin e kontaktit përsëri. Përsëriteni këngën tuaj dy herë në mënyrë që dëgjuesi ta shkruajë atë në mënyrë korrekte dhe të mos keqkuptojë një numër. Sigurohuni që të përfshini të gjitha detajet që mund të jenë të dobishme për dëgjuesin tuaj për të thirrur përsëri, të tilla si kur jeni në dispozicion dhe të padisponueshëm, dhe kohën më të mirë të ditës për të telefonuar.
   • Përmendja e numrit tuaj të telefonit më shumë se dy herë në fund të një telefonate është një ekzagjerim dhe madje mund të interpretohet si i vrazhdë.
   • Nëse është një mesazh i përditshëm për një mik apo anëtar të familjes, mos u shqetësoni për këtë hap.
3. Shmangni një përfundim me frymë të gjatë. Kur është koha për ta mbyllur telefonin, mos e zgjat mesazhin pa nevojë. Nëse nuk është një telefonatë personale me një të dashur, nuk ka pse t’i urosh dikujt një ditë tjetër të mbarë. Vëmendja e marrësit do të zhduket ndërsa mesazhi vazhdon, prandaj përpiquni të mos e humbni fokusin në fund. Faleminderit për kohën e tyre dhe lëru hapin tjetër të komunikimit.
   • Mirësjellja me diçka si "Unë pres të dëgjoj nga ju" është më e ngrohtë dhe për këtë arsye më efektive sesa frazat komerciale të përgjithshme, të tilla si "Ju uroj një ditë të mbarë".
   • Ju nuk mund të rishikoni ose përmbledhni postimin tuaj në fund. Nëse marrësi duhet të dëgjojë përsëri një detaj të veçantë, ata mund ta riprodhojnë mesazhin më vonë.

Këshilla

• Mendoni për një moment në lidhje me postat zanore që keni marrë që ju bënë të mendoni "çfarë kërkon ky person nga unë?". Lini një postë zanore që dëshironi ta merrni vetë.
• Nëse është e rëndësishme për marrësin, ju gjithashtu mund të tregoni adresën tuaj të postës elektronike ose një mënyrë tjetër të kontaktit përveç numrit tuaj të telefonit.
• Mos harroni të përfshini datën nëse ndani informacione të ndjeshme ndaj kohës.
• Buzeqesh! Kjo mund të ndihet edhe përmes telefonit.
• Nëse po telefononi për një temë të ndjeshme, duhet të kufizoni informacionin që jepni në postën zanore në rast se dëgjohet nga njerëz të tjerë.
• Në rast fatkeqësie ose fatkeqësie natyrore, mund të përdorni një mesazh të postës zanore që po largohet për t'i bërë të ditur njerëzit se jeni mirë.

Paralajmërime

• Nëse po përpiqeni të bëni që dikush t'ju telefonojë, mos flisni për thirrjet e mëparshme të pasuksesshme. Kjo mund të duket e bezdisshme, duke e bërë dëgjuesin më pak të qetë të flasë me ju.
• Në rrethana biznesi, gjithmonë duhet të lini një postë zanore nëse personi që po telefononi nuk përgjigjet. Shikimi i shumë thirrjeve të humbura pa mesazhe të postës zanore do të dëmtojë rëndësinë e biznesit tuaj.