Përmbajtje

• Hapat

Mënyra se si ju zgjidhni t’i përgjigjeni dikujt mund të ndikojë në mënyrën se si ju dhe të tjerët ju perceptojnë. Për fat të mirë, të dish se si dhe kur të japësh komente është diçka që mund të mësosh ta përmirësosh. Nëse po flisni me dikë ballë për ballë, çelësi është t'i kushtoni vëmendje dhe t'i lini të shprehin mendimet e tyre para se të jepni një përgjigje të konsideruar. Kur bisedoni me mesazhe me tekst, ekzistojnë disa rregulla të heshtura që duhet të ndiqni në mënyrë që të komunikoni me sukses. Emaili është forma më formale e komunikimit me konventat profesionale që duhet të ndiqni për të komunikuar në mënyrë efektive dhe për t'iu përgjigjur në mënyrë të përshtatshme.

Hapat

Metoda 1 nga 3: Përgjigjuni mesazheve me tekst

1. 

   Përdorni gjuhën e përditshme kur shkruani. Emaili, korrespodenca dhe madje biseda ballë për ballë mund të zhvillohen në një mënyrë më zyrtare.Për shkak të natyrës koncize dhe të kufizuar të mesazheve me tekst, përdorimi i një gjuhe më të qetë është e përshtatshme dhe përcjell mesazhin se biseda është më personale.
   • Për shembull, mund të përdorni "b" në vend të "ju" për të kursyer hapësirë, për të dërguar një mesazh më shpejt dhe për të shprehur një ton të relaksuar.
   • Rregullat e pikësimit zakonisht janë më komode në mesazhet me tekst. Për shembull, rregulli i detyrueshëm i presjes mund ta bëjë bisedën të ndihet bombastike dhe zyrtare.
   • Mos supozoni gjithmonë që dërgimi i mesazheve në internet është në rregull, por nëse personi tjetër përdor gjuhën e përditshme, përgjigjuni atyre për t'i ndihmuar të relaksoheni.

2. 

   
   
   Bëni pyetje të hapura për të zhvilluar bisedën. Nëse dëshironi ta vazhdoni bisedën përmes tekstit, bërja e pyetjeve të hapura e ndihmon personin tjetër të flasë më shumë dhe të shprehë mendimin e tij për një temë. Bërja e pyetjeve që japin një përgjigje koncize, po ose jo, do ta bëjë bisedën të mërzitshme.
   • Për shembull, nëse jeni duke biseduar me dikë në lidhje me biznesin tuaj, ju mund të pyesni: "Si ndiheni për një projekt të ri?"
   • Nëse doni të dini më shumë rreth mendimeve të një personi për një temë, provoni t'i dërgoni me mesazhe si: "Pajtohem me ju, por pse mendoni kështu?"

3. 

   
   
   Shmangni paraqitjen e përgjigjeve të ashpra ose me një fjalë. Mesazhet duhet të jenë relativisht të shkurtra, por një përgjigje e ngutshme ose e nxituar mund të përcjellë mesazhin se jeni i zemëruar ose i mërzitur me personin. Nëse po i përgjigjeni mesazhit të dikujt, dërgojini atij një përgjigje kuptimplotë që përmban të paktën 1 ose 2 fjali.
   • Ndonjëherë është krejtësisht e pranueshme të përgjigjemi "OK" nëse ka kuptim në kontekst. Sidoqoftë, shmangni përsëri dërgimin e fjalës "K", pasi ajo ndihet e ashpër dhe e pasjellshme.

   Këshilla: Nëse zakonisht jepni përgjigje të shkurtra, mund të vazhdoni ta bëni këtë.

   
   

4. 

   Përdorni pikësimin dhe emoji-t për të përcjellë tonin. Për shkak të natyrës objektive të mesazheve me tekst, njerëzit mund të kuptojnë tonin ose emocionet përmes një gjuhe koncize. Ju mund të komunikoni qartë idetë tuaja duke përdorur pikësim dhe emoji nëse mesazhi juaj duket i paqartë.
   • Për shembull, ju mund të përgjigjeni: “E di, faleminderit. :) ”atëherë teksti nuk ndihet sikur po mërziteni ose keni befasuar me personin.
   • Ndonjëherë, përdorimi i pikave e bën të ndihet sikur jeni të zemëruar. Për shembull, është më e këndshme të thuash, "Jo, nuk është atje" në vend që të thuash "Jo. Nuk ka ”.

5. 

   Rishikoni mesazhin para se ta dërgoni. Para se të dërgoni mesazhin, duhet të kontrolloni shpejt. Kontrolloni për shtyp gabimesh dhe sigurohuni që po përcillni mesazhin e duhur dhe po përdorni tonin e duhur.
   • Sapo të dërgoni mesazhin, nuk mund ta merrni atë! Kështu që është më mirë të bëni një kontroll të shpejtë përpara se ta dërgoni.

6. 

   Mos dërgoni grupin tjetër të mesazheve. Tufat e njoftimeve dhe temat e mesazheve me tekst mund të fyejnë dhe irritojnë të tjerët. Dërgoni një përgjigje që përfshin gjithçka që dëshironi të thoni, në vend që të dërgoni shumë mesazhe të shkurtra.
   • Alsoshtë gjithashtu normale të dërgoni një tekst shtesë nëse harroni mendjen tuaj ose keni nevojë të sqaroni diçka.
   • Nëse dikush nuk u përgjigjet 2 mesazheve radhazi, ata ndoshta nuk dëshirojnë të flasin me ju ose nuk janë në telefon. Sido që të jetë, duhet t'u jepni atyre kohë dhe hapësirë ​​për t'u përgjigjur.

7. 

   Kërkoni një telefonatë nëse biseda bëhet shumë e komplikuar për të dërguar mesazhe. Mesazhet duhet të jenë të shkurtra dhe koncize. Nëse biseda me tekst fillon të jetë shumë e ngathët deri në pikën që nuk mund të shprehni siç duhet mendimet tuaja, pyesni nëse personi mund t'ju telefonojë kështu që të mund të flisni në detaje ose të diskutoni mendimet tuaja siç duhet. Deklarata e plotë e tezës.
   • Provoni të shkruani me tekst si ky: “Do të jetë më lehtë të shpjegohet përmes telefonit. Mund të më telefononi, faleminderit! "
   reklamë

Metoda 2 e 3: Bisedoni drejtpërdrejt me dikë

1. 

   Dëgjoni me kujdes kur dikush flet me ju. Kurdoherë që dikush flet me ju, vendosni kontakt me sy dhe kushtojini vëmendje asaj që thonë ata. Kjo tregon që ju po dëgjoni dhe kuptoni ato që thonë ata.
   • Kushtojini vëmendje të plotë altoparlantit në mënyrë që ata të ndihen rehat kur flasin me ju.
   • Përkuluni më afër ose pyesni partnerin tuaj nëse mund të zhvendoseni në një vend më të qetë nëse e keni të vështirë të dëgjoni qartë.

2. 

   Kushtojini vëmendje shenjave joverbale nga folësi. Gjuha e trupit mund të përcjellë më shumë sesa fjalët e një personi. Ndërsa dikush është duke folur, vëzhgoni gjuhën e trupit të tij për të parë se si duhet të përgjigjeni.
   • Për shembull, nëse dikush vazhdon të shikojë përreth ose të kthejë këmbët para dhe prapa, ata mund të jenë të shqetësuar ose të frikësuar. Pyetini nëse janë mirë në vend që t'i përgjigjen asaj që thonë.
   • Ju gjithashtu duhet të dëgjoni mënyrën e të folurit. Nëse flasin me zë të lartë ose ofendues, ata ndoshta janë të mërzitur ose të zemëruar për bisedën. Do t'ju duhet një qasje tjetër kur të përgjigjeni për të shmangur stresin e mëtejshëm.

3. 

   Shmangni përgjigjen ndërsa dikush po flet. Nëse jeni shumë të ngazëllyer ose entuziast për përgjigjen para se dikush të përfundojë fjalimin, ai do ta vërejë dhe mund të jetë i mërzitur. Prisni derisa ata të kenë mbaruar së foluri dhe të keni dëgjuar gjithçka që ata duan të thonë para se të jepni ndonjë përgjigje.
   • Do të ishte e vrazhdë të ndërhysh në mendimet e tua ndërsa dikush tjetër po flet.

   Këshilla: Dëgjoni dhe mbani në mend pikat kryesore që planifikoni t'i përgjigjeni ndërsa dikush po flet, por mos i injoroni ato që thonë më pas, në mënyrë që të jepni përgjigje më të mençura ose më të shpejta. i shpejtë

4. 

   Prisni derisa të mbarojnë së foluri para se të flisni. Kur jeni duke biseduar me dikë, le ta përfundojë mendimin e tij para se të përgjigjeni. Në këtë mënyrë, ju do të dini të gjitha faktet dhe informacionet që ata dëshirojnë të përçojnë në mënyrë që të mund të jepni përgjigje të zgjuar dhe të zgjuar.
   • Ndonjëherë njerëzit do të shtojnë pak më shumë informacion pasi të kenë mbaruar së foluri. Për shembull, ata mund të thonë: "O prit, harrova ta them këtë". Lërini të thonë gjithçka që duan të thonë.

5. 

   Mendoni për përgjigjen në mënyrë që të mund të flisni me besim. Para se të përgjigjeni, merrni një moment për të marrë parasysh të gjithë informacionin që tashmë dini. Nëse jepni një përgjigje jashtë temës, personi tjetër do të mendojë se nuk po i dëgjonit vërtet ato që thanë.
   • Duke marrë një moment për të menduar se si të përgjigjeni siguron gjithashtu që të jepni një përgjigje inteligjente.

6. 

   Bëni pyetje nëse keni nevojë për shpjegim ose më shumë informacion. Nëse nuk mund të dëgjoni ose kuptoni se çfarë thotë dikush, mos u përpiqni të përgjigjeni me keqkuptim ose keqkuptim. Pyete ata se çfarë thanë ose çfarë donin të thoshin në mënyrë që të përgjigjesh në përputhje me rrethanat.
   • Nëse nuk jeni të sigurt për qëllimet e dikujt ose dëshironi që ata të shpjegojnë kuptimin e tyre të vërtetë para se të përgjigjeni, bëni një pyetje të hapur: "Çfarë kuptoni?"
   • Okshtë në rregull të pyesni dikë përsëri nëse nuk dëgjoni ose kuptoni plotësisht ato që kanë thënë.

7. 

   Flisni drejtpërdrejt dhe qartë kur përgjigjeni. Pasi të peshoni informacionin që merrni dhe të mendoni për atë që dëshironi të thoni, flisni qartë dhe me siguri. Mos përdorni gjuhë të paqartë ose konfliktuale për t'u përpjekur të dukeni më shpejt ose më inteligjent. Njerëzit e vlerësojnë të vërtetën, prandaj jepni reagime të sinqerta për të treguar se kujdeseni dhe i kuptoni ato.
   • Sigurohuni që ata po i kushtojnë vëmendje, në mënyrë që të mos keni nevojë t'i përsërisni ato.
   • Di nëse dikush tjetër dëshiron të flasë dhe jepu atyre një shans për të folur.
   • Lëreni personin tjetër të përgjigjet në ato që keni thënë. Mos e lini ose mos e përfundoni bisedën sepse keni pasur një shans për të folur.

8. 

   Jini të përgatitur kur dikush kundërshton. Edhe nëse e keni marrë parasysh atë që dëshironi të thoni, ekziston gjithmonë një shans që dikush të kundërshtojë fjalët tuaja. Edhe kjo është në rregull! Jini të përgatitur në rast se dikush argumenton ose përpiqet të shikojë me vëmendje atë që thoni.
   • Qëndroni të qetë dhe mos u zemëroni nëse dikush përpiqet t’ju ​​provokojë.
   • Lërini të tjerët të konfirmojnë bindjet dhe mendimet e tyre. Mos u mundoni t'i detyroni ata të pranojnë këndvështrimin tuaj.
   reklamë

Metoda 3 nga 3: Komentet me email

1. 

   Përgjigjuni emailit brenda 48 orësh. Përgjigja në kohë e-mail është e rëndësishme për të treguar mirësjellje dhe profesionalizëm.Ju nuk keni nevojë të përgjigjeni menjëherë, por duhet të përgjigjeni të paktën 2 ditë.
   • Nëse posta elektronike është e parëndësishme për ju ose gabimisht, përgjigjeni dërguesit për t'i bërë të ditur se kanë dërguar personin e gabuar.

2. 

   Përdorni një përshëndetje profesionale në emailin e përgjigjes. Email-i është shpesh më formal se mesazhet me tekst ose telefonatat. Përgjigjuni me "Përshëndetje" ose "Përshëndetje" përpara emrit të një personi për të filluar email-in siç duhet.
   • Nëse personi të cilit po i përgjigjeni ka një preferencë të veçantë për përshëndetjen ose dëshiron që ta thërrisni me emër, bëjeni siç kërkohet. Për shembull, nëse ata duan që ju t'i quani një emër të shkurtër, si "Bob" në vend të "Robert" përdorni atë emër të dhënë.

3. 

   Kufizoni përdorimin e pikave të pasthirrmave. Përgjigja duhet të ketë gramatikë, drejtshkrim dhe pikësim të duhur. Sidoqoftë, përdorimi i shumë pikëçuditjes mund t'ju bëjë të dukeni të pasinqertë ose tepër agresiv. Shmangni përdorimin e tyre nëse nuk është e përshtatshme.
   • Pasthirrmat janë një mënyrë e shkëlqyeshme për të uruar dikë ose për të përcjellë eksitim, por nëse abuzohet, ato do të jenë joefektive.

4. 

   Shmangni shkronjat që është e vështirë të shikohen kur dërgoni email. Zgjidhni një font bazë për ta bërë email-in tuaj të duket profesional. Mos përdorni një shkronjë shumëngjyrëshe ose një lloj shkrimi si Comic Sans kur jeni duke dërguar email me reagime.
   • Një zgjedhje themelore është një madhësi prej 10 ose 12 për shkronjën Arial ose Times New Roman.

5. 

   Kushtojini vëmendje marrësit në emailin e përgjigjes. Ndonjëherë, ndihmon për të përfshirë dikë tjetër në përgjigje, kështu që mund t'i përfshini në diskutim. Sidoqoftë, dërgimi i tij tek një këshilltar ose koleg pa lidhje do të mërzisë ose zemërojë personin të cilit po i përgjigjeni.
   • Nëse keni nevojë të përfshini dikë tjetër në email, përdorni tiparin "BCC", që do të thotë të dërgoni email për shumë njerëz, por informacioni për ata njerëz do të mbahet privat.

6. 

   Specifikoni se kujt doni t'i përgjigjeni në një email në grup. Nëse përgjigjja për të gjithë në grup ishte përgjigja e duhur, zgjidhni "Përgjigju të gjithëve" kur ta ktheni përsëri. Sidoqoftë, nëse keni nevojë të pyesni ose sqaroni një temë ose problem specifik me një person, dërgojeni atë direkt tek ai person.
   • Nëse ka një grup të madh njerëzish në një email por ju duhet vetëm t'u përgjigjeni disa personave, thjesht duhet të zgjidhni t'i përgjigjeni atyre njerëzve.

7. 

   Shmangni dërgimin e një email falënderimi nëse nuk është e nevojshme. Një email i shkurtër që nuk është i dobishëm për një bisedë nuk do të jetë i nevojshëm. Nëse dërguesi nuk ju kërkon të konfirmoni që keni marrë dhe kuptuar emailin, dërgimi i emailit "Faleminderit" do të jetë i panevojshëm dhe i bezdisshëm.

   Këshilla: Nëse dikush ju dërgon një mesazh "të shikuar", konfirmoni që keni marrë emailin duke klikuar mbi mesazhin për t'i dërguar atyre një njoftim.

8. 

   Lexoni përsëri emailin dhe kontrolloni marrësin para se ta dërgoni. Gabimet drejtshkrimore ose gramatikore mund ta bëjnë email-in tuaj të duket joprofesional. Para dërgimit, merrni një moment për të rilexuar përgjigjen. Kontrolloni drejtshkrimin dhe gramatikën e saktë dhe sigurohuni që po dërgoni personin e duhur.
   • Mos varet nga kontrolli drejtshkrimor për të gjetur të gjitha gabimet!
   • Provoni të lexoni me email me zë të lartë para se ta dërgoni në mënyrë që të mund ta dëgjoni qartë përmbajtjen.
   • Aplikacionet ose programet e postës elektronike shpesh plotësojnë automatikisht adresat e postës elektronike ndërsa shtypni në fushat e të dhënave të marrësit, gjë që mund t'ju bëjë të dërgoni aksidentalisht email te personi i gabuar.
   reklamë