Autor:
John Stephens
Data E Krijimit:
28 Janar 2021
Datën E Azhurnimit:
1 Korrik 2024
Përmbajtje
Reagimet janë thelbësore për të ndihmuar stafin ose studentët të përmirësohen për më mirë. Reagimi jo vetëm që është i rëndësishëm, por kërkohet edhe në shumicën e ndërmarrjeve dhe klasave. Kjo është veçanërisht e vërtetë nëse jeni duke administruar punonjës ose jeni përgjegjës për të udhëzuar të tjerët. Me gjithnjë e më shumë punonjës që komunikojnë dhe punojnë në distancë, po bëhet gjithnjë e më e rëndësishme të shkruani përgjigje me email. Nëse jeni duke mbikëqyrur anëtarët e tjerë të stafit, mund të shkruani reagime në vlerësimin e performancës. Nëse jeni mësues, shpesh do t'ju duhet të jepni komente për studentët tuaj.
Hapat
Metoda 1 e 3: Shkruani përgjigjen e një punonjësi me email
Konfirmoni arsyen për të dërguar emailin. Arsyen mund ta shkruani në temë ose në pjesën e emailit. Zakonisht, është më mirë të njoftoni marrësin se çfarë të presë në një email nga fjalia e temës.
- Shkruani një temë si "Reagime mbi propozimet e projekteve - Fillim i shkëlqyeshëm!"
Filloni me një koment miqësor. Kjo do ta bëjë audiencën tuaj të dijë që ju po e bëni komentin me një ton miqësor në vend që të kritikoni. Kjo do të rrisë gjasat që marrësi të lexojë vlerësimin tuaj në një drejtim pozitiv.- Shkruaj diçka si: "Shpresoj të kesh një javë të mbarë!"
Pranoni punën që ata kanë përfunduar. Shanset janë që i anketuari të ketë bërë shumë përpjekje në punën që po vlerësoni. Përmendni këtë më parë, bëjini të ditur që ju i njihni përpjekjet e tyre.
- Ju mund të thoni “Faleminderit për përpjekjen për të zbatuar këtë plan të propozuar. Kam bërë shumë përpjekje ”.
Fillimisht jepni reagime pozitive. T'i thuash marrësit se çfarë po bëjnë siç duhet, së pari zbut kritikën më vonë. Jini të sinqertë, megjithatë, përpiquni të gjeni diçka pozitive. Ju mund të përqendroheni në detyrën në fjalë ose në përpjekjet e kaluara të punës.- Thuaj: “Këtu është një propozim tjetër bindës. Ju keni mbledhur shumë qëllime të mrekullueshme dhe unë mund të shoh shumë progres në metodën tuaj ”.
Shkruani reagime negative si këshilla. Edhe pse është më efektive të renditni ndryshimet e nevojshme, mund të jetë e vështirë për marrësin t'i lexojë ato dhe t'i bëjë ata të ndjehen të shkurajuar. Në vend të kësaj, bëjeni fjalinë sikur të ishin ndryshimet që do të bëni.- Ju mund të shkruani, "Unë do të heq pjesët 1 dhe 2, dhe do të zgjeroj pjesën 3 për të përfshirë projekt-buxhetin", ose "Unë do të shkurtoj paragrafin e dytë, por do të shtoj një vlerësim të projekteve në vazhdim. në fund të asaj pjese ”.
Shpjegoni reagimet negative. Tregojini marrësit se ku është problemi, sqaroni qartë shkakun e problemit nëse është e nevojshme. Nëse kritikat janë për shkak të një ndryshimi nga pritja ose drejtimi, tregojuni atyre këtë, duke detajuar pse u bë ndryshimi.
- Le të themi, “Ne jemi duke bërë një ndryshim në të gjithë kompaninë drejt propozimeve më të hollësishme, kështu që do të duhet të zgjerojmë informacionin në disa seksione. Unë kam renditur vendet që kanë nevojë për më shumë informacion ”.
- Nëse komentoni mbi sjelljen e marrësit, gjithmonë përfshini shembuj të asaj që dëshironi të përcillni. Për shembull, nëse po flisni për veshjen joprofesionale në një takim të klientit, jepni shembuj të asaj që ata bënë gabim. Ju mund të thoni, "Herën e fundit që kemi takuar klientin, keni qenë duke veshur rrokullisje, dhe para kësaj keni pasur një bluzë. Ky lloj veshje i rastësishëm nuk sjell imazhin profesional që ne duam të përfaqësojmë kompaninë. ty ".
Përcaktoni se si ta rregulloni problemin. Reagimet tuaja nuk do të jenë të dobishme pa rregulluar problemin. Në varësi të temës së përgjigjes, mund të jetë një listë e zgjidhjeve specifike dhe një listë e përgjithshme e qëllimeve për të punuar.
- Ju mund të jepni shembuj të mënyrave në të cilat ata mund të rregullojnë problemin. Ky është një opsion i shkëlqyeshëm kur keni një zgjidhje specifike në mendje. Ju mund të thoni: "Për prezantimin tuaj të ardhshëm, përdorni ngjyra neutrale dhe shmangni kalimet. Meqenëse klientët tanë të takimit, duhet gjithashtu të shmangni bisedën. në shoqëri ".
- Një mënyrë tjetër është të bëni pyetje që do t'i ndihmojnë ata të mendojnë për mënyra për t'u përmirësuar. Kjo do të jetë e dobishme për identifikimin e problemit për të cilin ka shumë zgjidhje të mundshme. Për shembull, "A ka ndonjë mënyrë që mund ta përmirësoni materialin nga këtu e tutje?" Ose "Çfarë ndryshimesh planifikoni të aplikoni në prezantimin tuaj të ardhshëm?"
Kujtojini ato për çdo pasojë të mundshme. Disa probleme në punë mund të dëmtojnë organizatën, dhe punonjësit duhet të jenë të vetëdijshëm për të. Në shumë raste, do të ketë disa pasoja, dhe nganjëherë do të humbni klientë ose do të ofroni shërbim joefektiv ndaj klientit për shkak të dështimeve të punonjësve. Në varësi të situatës, do të ketë edhe pasoja për punonjësin nëse ato nuk ndryshojnë. Nëse ka ndonjë problem, njoftoni stafin.
- Për shembull, tregojuni atyre në lidhje me shqetësimet që kompania mund të humbasë klientët për shkak të gabimeve në letër.
- Një mënyrë tjetër është t'i bëni të ditur se mund të pushohen nga projekti nëse nuk përpiqen të përmirësojnë dokumentacionin e tyre.
Përfundoni me një kërkesë për sqarim dhe shpjegim për reagimet tuaja. Kjo është një mënyrë miqësore për t'i dhënë fund postave elektronike që i ndihmojnë njerëzit të njohin që ju i mbështesni ata. Plus, kjo do t'i bëjë ata të ndihen rehat duke kërkuar shpjegim nëse nuk e kuptojnë atë që keni shkruar.
- Shkruani, "Ju lutem më tregoni nëse keni ndonjë pyetje ose keni nevojë për shpjegim në lidhje me problemin".
Metoda 2 e 3: Shkrimi i komenteve në vlerësimin e kompetencës
Vendosni qëllime për të vlerësuar kompetencat. Kjo është arsyeja pse ju po bëni rishikimin. Njohja e qëllimeve tuaja mund t'ju ndihmojë të shkruani reagime më të mira dhe do t'i ndihmojë punonjësit tuaj të dinë se çfarë të presin.
- Për shembull, a përqendroheni në përmirësimin e punonjësve? A jeni duke bërë një vlerësim në të gjithë kompaninë për të vendosur se cili lloj i zhvillimit të karrierës do të përfitojë më shumë kompania juaj? A po bëni një rishikim tremujor?
- Flisni me stafin për qëllimet tuaja kur jepni komente. Ju mund të thoni, "Kompania ka një plan për të mbështetur një program të zhvillimit të karrierës bazuar në nevojat e punonjësve, kështu që unë jam duke kryer një vlerësim të performancës për secilin person".
Rishikoni reagimet e mëparshme rreth tyre. Kjo mund të përfshijë përgjigje nga një rishikim i mëparshëm, si dhe informacion joformal të lëshuar gjatë rishikimit. Ju gjithashtu duhet të vlerësoni se çfarë ata kanë bërë kundër atyre reagimeve. A e kanë përdorur atë për të përmirësuar? A nuk po i kushtonin vëmendje?
- Nëse ata kanë vepruar në bazë të reagimeve në të kaluarën, kjo mund të shihet si një vlerësim pozitiv këtë herë.
- Nëse ata nuk i kanë kushtuar vëmendje reagimeve më parë, ju mund të diskutoni për çështjen e mëparshme dhe mungesën e vetë-ndërgjegjësimit për të mos i kushtuar vëmendje reagimeve.
Shpjegoni reagimet pozitive, jepni shembuj specifik. Bestshtë më mirë të fillosh gjithmonë me komente pozitive. Tregoni stafit atë që po bëjnë mirë dhe tregoni të gjitha arritjet që ata kanë arritur. Jini të sinqertë, por përpiquni të përfshini sa më shumë pozitive dhe negative.
- Jepni shembuj, të tillë si “Ju treguat vetë-disiplinë kur dilni vullnetarisht për të udhëhequr një projekt dhe demonstruat udhëheqje të mirë duke punuar mirë me ekipin, duke përfshirë sugjerime nga anëtarët e tjerë, dhe caktimin e detyrave ”.
- Falënderoni atë që dëshironi të bëjnë.
Siguroni kritikë konstruktive, jepni shembuj konkretë. Përqendroni kritikën tuaj në atë që është më e dobishme për kompaninë ose qëllimet e punës së punonjësit. Tregoni atyre me çfarë i shihni se kanë probleme dhe pse është problemi.
- Jepni shembuj konkretë. Për shembull, “Në 3 prezantimet e fundit, keni harruar projekt-buxhetin, keni ngadalësuar projektin”, ose “Numri mesatar i llogarive të arritura në tremujorin e fundit ishte 6, por ju jeni thjesht i sigurt. 2. Kjo konsiderohet e paaftë ”.
Vendosni qëllimet e punës për fazën tjetër të vlerësimit. Kjo do t'i ndihmojë punonjësit të dinë se në çfarë duhet të përqendrohen në të ardhmen, duke ju lejuar të komunikoni atë që kompania ka nevojë nga punonjësit tuaj. Kjo gjithashtu do t'i bëjë reagimet më të dobishme sepse stafi e di se çfarë doni të kuptojnë nga sesioni i rishikimit.
- Qëllimet duhet të jenë të shkurtra dhe specifike. Për shembull, "Mesatarisht, një punonjës do të shesë 4 produkte në ditë", "Stafi do të rrisë komunikimin me klientët", ose "Stafi do të përfundojë trajnimin e udhëheqjes".
- Sigurohuni që kontrolli tjetër që bëni për punonjësit tuaj do të përqendrohet në këto qëllime të punës, pasi kjo është ajo që ata do të presin.
Propozoni mundësitë e zhvillimit të karrierës. Ofroni sugjerime konstruktive për komente që keni dhënë më herët. Në varësi të burimeve, kjo mund të jetë një shkëmbim njohurish, kurs trainimi, trajnim brenda kompanisë, ose një sesion për ndarjen e përvojës jetësore. Mund të kërkoni madje edhe kurse online nëse ju mungojnë burimet.
- Jini të hapur për ndryshimin e këtyre rekomandimeve pasi të keni diskutuar vlerësimin me punonjësin. Për shembull, punonjësi mund të kërkojë një zhvillim në karrierë që nuk e keni menduar kurrë.
- Ju duhet të merrni parasysh qëllimet e karrierës së punonjësit. Për shembull, nëse një punonjës dëshiron të kalojë në një pozicion menaxherial, mund të rekomandosh një seancë trajnimi për lidershipin si një mundësi për zhvillimin e karrierës. Një opsion tjetër është nëse punonjësi është i interesuar në dizajnin grafik, ju mund t'i lejoni ata të marrin pjesë në kurse trajnimi në mënyrë që të mund t'i përdorin këto aftësi për kompaninë.
Mbaro me fjalë inkurajuese. Pavarësisht se sa pozitiv është vlerësimi i performancës, askujt nuk i pëlqen të kujtohet për mangësitë ose për ato që duhen përmirësuar. Mbyllja me fjalë inkurajuese mund të ndihmojë në motivimin e një punonjësi në vend që të bëhet presion ose dekurajim.
- Thuaj këtë, “Ju patët probleme të papritura tremujorin e kaluar, por bëtë një punë të mirë kur rregullonit ngarkesën tuaj të punës. Na pëlqen performanca juaj dhe shpresojmë të shohim më shumë rezultate të mira këtë tremujor. ”
Inkurajoni reagimet nga marrësit. Kjo mund të jetë një përgjigje verbale pasi të keni diskutuar vlerësimin me ta, ose mund t'u jepni atyre një formular përshtypjesh që të plotësojnë. Ju do të merrni reagime më efektive nëse lejoni që stafi të komentojë mbi vlerësimin e performancës dhe të mbledhë informacionin në mungesë.
- Kërkojuni të tjerëve të komentojnë mbi reagimet tuaja. Për shembull, "Nëse do të mund të përmirësonit një gjë në lidhje me mënyrën se si unë jap komente, çfarë do të ishte?" Dhe "A ishte reagimi i qartë dhe i dobishëm?"
Metoda 3 nga 3: Siguroni reagime për studentët
Përqendrohuni tek të mësuarit. Qëllimi i reagimit është të ndihmojë studentët të mësojnë, prandaj bëni komente të dobishme që i udhëzojnë ata të përmirësojnë punën e tyre sesa të kritikojnë gabimet. Merre për udhëzim dhe jo vetëm për kritikë.
- Ju mund të siguroni reagime me shkrim për llojet e punës së studentëve, duke përfshirë detyrat me shkrim, prezantimet dhe projektet.
Jepni komente mbi përmbajtjen dhe strukturën. Të dy pjesët janë të rëndësishme, dhe studentët duhet të dinë se si t'i përmirësojnë ato. Kjo është veçanërisht e rëndësishme nëse një student bën më mirë në një pjesë sesa në një tjetër. Për shembull, një student mund të ketë një ide të shkëlqyeshme për zhvillimin e përmbajtjes, ndërsa ka akoma shtypshkrime, shenja pikësimi të pasakta, paragrafë jo të plotë dhe asnjë vijëzim.
- Nëse jeni duke komentuar prezantime ose projekte me gojë, sigurohuni që të jepni reagime për secilën pjesë të ushtrimit.
- Për shembull, një prezantim verbal do të përfshinte komente për përmbajtjen dhe aftësitë e të folurit në publik, ndërsa një projekt mund të merrte përmbajtje, kreativitet dhe reagime për aftësi. i pranishëm
Jepni reagime specifike pozitive dhe negative. Shkrimi i komenteve si "punë e mirë", "progres i madh", ose "nevoja për të punuar" nuk u tregon studentëve se çfarë duhet të bëjnë për të përmirësuar ose çfarë po bëjnë siç duhet. Që reagimet të jenë efektive, studentët duhet të dinë se çfarë kanë bërë mirë ose jo.
- Shkruani kështu, “Teza juaj është e qartë, e shkruar mirë dhe përdor formatin e kërkuar. Nga ana tjetër, fjalitë tematike kanë nevojë për më shumë përpjekje sepse nuk janë të lidhura me tezën ”.
- Sugjeroni si kjo, "Idetë e mia janë të zhvilluara mirë, por unë dua që ju të vini të më shihni për udhëzime se ku të përdorin presje dhe fjali të paplota".
- Përfshin një përzierje të komenteve pozitive dhe kritikave konstruktive.
Sugjeroni mënyra për të përmirësuar në vend të rregullimit të defekteve në kod. Mund të theksoni disa gabime, por shmangni bërjen e korrigjimeve në faqe. Identifikoni problemin që zbuluat në artikull, siç është përdorimi i shumë presjeve dhe pastaj sugjeroni aftësi që studentët tuaj mund të përmirësojnë.
- Për shembull, “Kam përdorur shumë presje në esenë time. Mësuesi sugjeroi që të rishikoni rregullat e përdorimit të presjes dhe si të shmangni gabimet e presjes. Nëse shkoni te instruktori, ne mund ta rishikojmë pasazhin së bashku.
Vendosni përparësitë për draftin ose ushtrimin tjetër. Kjo do t'u japë studentëve pika specifike për t'u përqëndruar tani e tutje. Ju mund t'i jepni përparësi qëllimeve të mësimit ose nevojave të studentëve tuaj, në varësi të llojit të detyrës.
- Thuaj, "Tani për tani, unë dua që ju të përqendroheni në përdorimin e temave aktive dhe të shmangni fjali të paplota".
Kufizoni reagimet në një pjesë ose një aftësi nëse problemi është koha. Përqendroni vëmendjen në qëllimet aktuale të të nxënit ose nevojat e studentëve që po vlerësoni. Sigurohuni që studentët të dinë që ju po vlerësoni vetëm pjesë të veçanta të shkrimeve të tyre në mënyrë që ata të mos mendojnë se pjesët e tjera janë të përsosura.
- Ju mund të duhet të ngjyrosni ose të theksoni komentet.
- Para se t'u ktheni detyrat studentëve, tregojuni se ju po jepni përshtypje vetëm për një pjesë të detyrës.
- Ju gjithashtu mund t'i lini studentët të zgjedhin aftësinë ose pjesën për të cilën ata do të dëshironin të merrnin reagime.
Shmangni ushtrimin e presionit mbi studentët. Nëse ka shumë gabime, mos u përpiqni t'i korrigjoni ato në një koment. Dhënia e shumë informacionit në të njëjtën kohë mund t’i bëjë studentët të ndjehen të mbingarkuar. Në vend të kësaj, filloni me ndryshimet themelore ose vendin më të lehtë.
- Për shembull, mund të filloni duke u përqëndruar në fjali të paplota dhe duke kërkuar fjalë që nuk dini si t'i shqiptoni.
- Ju gjithashtu mund të përqendroheni në qëllimin e të mësuarit për të cilin ushtrimi po synon.
Nxitini studentët të vazhdojnë të përpiqen. Përfundoni me një shënim pozitiv që i inkurajon ata të vazhdojnë të përpiqen. Ju mund t'u referoheni përmirësimeve të tjera në ushtrimin e tyre, duke u dhënë atyre motivim për të shkuar drejt qëllimeve më të larta.
- Shkruaj: “Pasi të kuptoj që shkrimet tuaja janë përmirësuar aq shumë gjatë vitit shkollor, e di që do të bëni një punë të shkëlqyeshme pas këtyre sugjerimeve. Mezi pres të lexoj esenë tuaj të radhës! "
