Autor:
Laura McKinney
Data E Krijimit:
2 Prill 2021
Datën E Azhurnimit:
1 Korrik 2024
Përmbajtje
A keni probleme me një bankë, kompani sigurimesh, agjenci shtetërore, punëdhënës apo shkollë? A keni nevojë t'u dërgoni atyre një letër që t'i bindë të bëjnë diçka ose t'i bindni që t'ju ndihmojnë me një problem, por nuk jeni i sigurt se ku ta filloni ta bëni atë? Artikulli vijues do të udhëzojë se si të shkruani një letër bindëse efektive.
Hapat
Pjesa 1 nga 4: Përgatituni
Ide lart. Para se të filloni të shkruani një letër, mendoni se çfarë doni të përcillni përmes letrës, pse po e shkruani këtë letër, si dhe çdo kundërshtim që marrësi mund të ketë pas jush. lexo letren. Duke pasur një ide në mendje së pari, do t'ju ndihmojë të përcaktoni qartë përmbajtjen kryesore të letrës, si dhe të kuptoni temën që letra synon.
- Hapja e letrës me një model të fjalisë: Unë dua të bind "lexuesin" për "qëllimin". Zëvendësoni "lexuesin" me personin të cilit po i dërgoni letrën dhe "qëllimin" me atë që po përpiqeni të bindni.
- Pasi të keni përfunduar hapin e mësipërm, pyesni veten: Pse? Nënvizoni arsyet pse doni që lexuesi të pajtohet me dëshirat tuaja.
- Pasi të keni renditur arsyet për këtë, organizojini ato sipas rëndësisë. Vendosni të gjitha arsyet e rëndësishme në një kolonë dhe arsyet që janë më pak të rëndësishme sesa në një kolonë tjetër. Ky hap ndihmon në përmbledhjen e informacionit për të nxjerrë në pah informacionin e rëndësishëm dhe të rëndësishëm.
Njihni qëllimin tuaj. Sigurohuni që të dini saktësisht cilat janë qëllimet tuaja. Cilat janë gjërat që duhet të përmbushni dhe çfarë dëshironi të bëjnë lexuesit tuaj.- Në të njëjtën kohë, mendoni për zgjidhjet për të zgjidhur problemet për të cilat po mendoni.
Kuptoni letrën e synuar. Analizimi dhe kuptimi i temës suaj do t'ju ndihmojë të formoni përbërjen e letrës tuaj. Nëse është e mundur, përcaktoni nëse lexuesit tuaj ka të ngjarë të bien dakord ose jo me ju, ose nëse do të jenë në anën neutrale. Ky hap do t'ju ndihmojë të kuptoni se ku të vendosni më shumë nga mendja juaj.- Mundohuni të identifikoni identitetin e vërtetë të personit të cilit po i dërgoni letrën. Kush janë ata dhe çfarë ju bën të besoni se duhet t'ju ndihmojnë vërtet? A do të injorohet letra juaj ose si do të trajtohet ajo? A është marrësi në një pozitë të lartë apo ai me funksion për të zgjidhur këtë problem? Në varësi të pozicionit të marrësit, do të ketë formulime të ndryshme.
- Mundohuni të zbuloni se cilat janë mendimet dhe mënyrat e të menduarit të lexuesit për temën që diskutohet. A mund të lindin pikëpamje kontradiktore midis jush dhe lexuesve tuaj? Si mund të paraqisni pikëpamje të tilla në një mënyrë zyrtare?
- Gjeni se çfarë interesash mund të ketë lexuesi juaj me temën tuaj. A kanë ata aftësi të merren? A ndikohen direkt nga kjo temë? Sa kohë u nevojitet atyre për të shpenzuar duke i rishikuar ato?
- Mendoni për llojet e provave që duhet të paraqisni në esenë tuaj për ta bindur lexuesin.
Hulumtoni temën. Gjuha shumë bindëse duhet të përfshijë prova faktike dhe informacione të lidhura me to. Sigurohuni që të shihni nga një kënd tjetër. Mos studioni vetëm problemin nga këndvështrimi juaj, por përmendni pikëpamjet e kundërta dhe faktet e tyre.- Përdorni fakte faktike, argumente logjike, statistika dhe prova përkatëse për të mbështetur pretendimin tuaj.
- Në vend që thjesht të këmbëngulni se pozicioni i palës kundërshtare është i gabuar, shpjegoni pse pozicioni juaj është i saktë dhe meriton të merret në konsideratë.
Pjesa 2 nga 4: Formatimi i një letre
Përdorni formatin e bllokut. Letrat e biznesit kanë një format unik. Kur lexoni një letër të shkruar në formatin e duhur, lexuesi nuk do të shpërqendrohet në një mënyrë apo në një tjetër. Në të kundërt, nëse nuk rregulloni siç duhet, letra do të lërë një përshtypje të keqe për ju në sytë e lexuesit dhe ata mund ta hedhin letrën tuaj mënjanë.
- Filloni duke përdorur ndërprerjet e vijave dhe paragrafë të veçantë.
- Rreshtoni çdo paragraf. Me fjalë të tjera, mos e hiqni paragrafin si në prozë ose në ese.
- Një vijë midis paragrafëve.
- Përdorni një shkronjë standarde, zakonisht Times New Roman ose Arial me madhësi të shkronjave 12.
Adresa vendoset veçmas në fillim të letrës. Filloni duke shtypur adresën tuaj në këndin e sipërm të majtë të letrës. Mos përfshini emrin tuaj, por përfshini vetëm adresën e rrugës, qytetit, provincës (përdorni "shtetin" për vendet me shtete të tilla si SH.B.A.) dhe kodin e zonës. Ju gjithashtu mund të shtypni numrin tuaj të telefonit dhe postën elektronike në linjat e ndara më poshtë. Nëse jetoni në Mbretërinë e Bashkuar, adresa duhet të jetë në anën e djathtë. Pastaj një rresht larg.
- Vendosni datën. Muajt janë shkruar në formë letre të ndjekur nga data dhe viti përkatësisht. Shënim: Kjo metodë përdoret në vendet anglishtfolëse. Në Vietnam, duke përdorur urdhrin "Dita ... muaji ... viti ..."). Një rresht.
- 4 qershor 2013
- Shkruani emrin dhe adresën e marrësit. Mundohuni të specifikoni identitetin e marrësit. Një rresht.
Hapni letrën me një përshëndetje. "I dashur" me emrin e marrësit është një formë e pranuar e njohur e hyrjes. Sigurohuni që emri i marrësit është shtypur në mënyrë të saktë në mënyrë që emri në urim të përputhet me emrin e marrësit në kokën e mesazhit.
- Përdorni tituj të tillë si Z. (Z.), Znj. (Znj.), Profesori (Dr.) së bashku me emrin e marrësit kur i referoheni mbiemrit. Nëse nuk jeni të sigurt se çfarë emri të thërrisni një grua, atëherë përdorni "Znj. (Znj.)"
- Gjithmonë përdorni dy pika pas një titulli.
- Lini një vijë midis urimit dhe paragrafit të parë
- I dashur profesor Brown:
Mbyllni letrën me një përfundim. Para se të shkruani fjalinë tuaj mbyllëse, mendoni për tonin e letrës. "Faleminderit", është një nga llojet themelore të fjalive mbyllëse, ndërsa fjalitë si "Përshëndetje më të mira", janë më miqësore. Mendoni nëse letra juaj përputhet me një fund të respektueshëm apo miqësor. Pavarësisht se çfarë lloj përfundimi do të zgjidhni, është e rëndësishme të ndiqni rregullin që fjala e parë duhet të shkruhet me shkronjë të madhe dhe tjetra është e vogël. Pas fjalisë fundore është një presje.- Zgjidhni "Përshëndetjet më të mira, (me respekt tuajin)" për formatin zyrtar të postës. "Sinqerisht", "Të fala", "Faleminderit, (Faleminderit)" ose "Juaji me të vërtetë", janë duke mbyllur formularët. standard për postën elektronike të biznesit. "Respektimi më i mirë, (Më i miri,)", "Vlerësimi më i mirë", ose "Kalo një ditë të mbarë", janë shprehje intime. dhe një ndjesi më pak e largët.
- Bëni hapësirë për katër rreshta për nënshkrimin tuaj përpara se të shkruani në emrin tuaj.
- Faleminderit,
Pjesa 3 nga 4: Shkrimi i letrave
Shkurtër dhe konciz. Letrat bindëse duhet të jenë të shkurtra dhe të sjellshme. Sipërmarrësit rrallë lexojnë një letër që është më shumë se një faqe e gjatë ose një letër me një ton të bezdisshëm. Mos u tund, përhap. Mundohuni të përdorni fjali të qarta, koherente. Shmangni temën jashtë dhe jepni informacion të panevojshëm, margjinal ose të tepruar.- Shmangni përdorimin e fjalive tepër të folura. Nevoja për të përdorur fjali shpjeguese shumë bindëse. Fjalitë duhet të jenë të shkurtra, të kuptueshme dhe të lehta për t’u lexuar.
- Mos shkruani paragrafë shumë të gjatë. Mos përfshini shumë informacion në secilin paragraf, pasi kjo do ta bëjë lexuesin të ndihet i dëshpëruar kur lexon letrën, mos shkoni jashtë temës ose përpiquni ta bëni çështjen më konfuze. Rrini në informacionin që është i lidhur ngushtë në secilin paragraf dhe kaloni te tjetri ndërsa filloni të zhvilloni një ide të re.
Shprehni idenë kryesore në dy fjalitë e para. Filloni me një fjali të lehtë dhe të drejtpërdrejtë hapëse. Deklaroni dëshirat tuaja (domethënë ideja kryesore) në dy fjalitë e para.- Paragrafi i parë duhet të përbëhet nga vetëm dy deri në katër fjali.
Paragrafi i dytë duhet të theksojë qëllimin e letrës. Në këtë paragraf, përshkruani mendimet, kërkesat ose qëllimet tuaja. Në vend që të jepni arsye specifike, informacione ose përmbajtje, shpjegoni plotësisht pozicionin tuaj, pikat, interesat ose kërkesat tuaja dhe shpjegoni rëndësinë e çështjes. sa ndikim ka mbi ju që ju detyron të merrni masa.
- Mos harroni të rregulloni përmbajtjen tuaj në një mënyrë të arsyeshme, të sjellshme me fjali realiste. Shmangni përdorimin e gjuhës tepër emocionale, mos përdorni fjalë të detyruara, mos përdorni fjali të pahijshme me lexuesit (lexuesit këtu mund të jenë individë ose organizata) si dhe nuk tregon vrazhdësi ndaj palës kundërshtare.
Bëni pika mbështetëse në paragrafët vijues. Paragrafët e ardhshëm do të justifikojnë fjalën tuaj duke siguruar informacion shoqërues dhe detaje shtesë. Sigurohuni që të ofroni detaje logjike, faktike, të arsyeshme, praktike dhe ligjore. Mos ofroni vetëm mendime që janë emocionale, besime ose thjesht dëshira personale. Mos e nxit lexuesin të lexojë një histori të gjatë; pikat duhet të bëhen shpejt dhe me saktësi. Këtu janë disa taktika të vogla për t'ju ndihmuar të arritur këtë:
- Citimi i statistikave dhe ngjarjeve aktuale për të angazhuar lexuesit. Sigurohuni që statistikat dhe faktet e paraqitura të vijnë nga burime të besueshme, legjitime dhe që statistikat dhe faktet të zbatohen sinqerisht nga ju, në kontekstin e tyre origjinal. .
- Citoni ekspertët e hulumtimit për të treguar se ata kanë një pikëpamje të ngjashme me ju për këtë çështje dhe kundërshtojnë pikëpamjet e palës kundërshtare. Këta ekspertë duhet të kenë një pozicion të besueshëm në fushën që po studiojnë dhe të jenë të aftë të japin një pikë në çështjen në fjalë.
- Jepni arsyet pse kërkesa juaj duhet të miratohet. Metoda e bindjes duke i shpjeguar dikujt pse besoni se duhet bërë diçka që ata të mund të ndryshojnë mendjen e tyre në mënyrë më efektive sesa thjesht t'i kërkojnë të bëjnë diçka. . Shpjegoni situatën aktuale dhe pse duhet të ndryshohet.
- Jepni detajet, specifikimet dhe kuptimin tuaj të çështjes që flet për kërkesën. Përmendni përpjekjet e kaluara për të zgjidhur problemet ose mungesën e ndonjë veprimi.
- Provat në lidhje me çështjen në fjalë duhet të shoqërohen nga një shembull. Paraqisni prova që do ta bënin lexuesin të shihte rëndësinë e problemit.
- Mos harroni të kufizoni atë që duhet të përmendni në paragrafin tuaj. Ju lutemi tregoni rastin dhe situatën tuaj në një mënyrë të thjeshtë. Jo shumë thellë në detaje, por është e nevojshme të jepni përmbajtje të mjaftueshme kryesore. Zgjidhni vetëm statistikat, ekspertët dhe dëshmitë më të rëndësishme.
Refuzoni mendimin e palës kundërshtare. Çelësi për të qenë në gjendje të bindësh në mënyrë efektive dikë është të sfidosh mendimet e kundërta. Nëse doni të parashikoni argumente ose pyetje të pakëndshme nga lexuesit, mund t'i përmendni ato në letër. Gjeni gjuhë të përbashkët me palën kundërshtare ose dilni me pikëpamje bindëse për të mbështetur mendimin tuaj.
- Sigurohuni që e pranoni hapur ndryshimin midis këndvështrimit tuaj dhe palës tjetër. Përpjekja për t’i fshehur ato vetëm do të dobësojë argumentin tuaj. Në vend të kësaj, theksoni vlerat, përvojat dhe çështjet që keni të përbashkët me palën kundërshtare.
- Shmangni përdorimin e gjuhës gjykuese. Vendosja e shumë emocioneve në fjalë zvogëlon drejtësinë e argumenteve tuaja. Një letër me shumë negativitet dhe gjykim mund të pengojë pëlqimin e lexuesve tuaj për mendimet tuaja.
Kërkoni duke përsëritur përsëri kërkesën tuaj. Përsëriteni kërkesën ose mendimin tuaj në fund të mesazhit. Në këtë paragraf, ju mund të sugjeroni një zgjidhje ose të merrni masa për të zgjidhur problemin. Përmendni në letër që do të ndiqni këtë letër me telefon, email ose me vetë-kontroll.
- Mbarimi me një fjali të vërtetuar mirë do ta ndihmojë lexuesin të anojë nga ju ose të paktën t'i ndihmojë ata ta shohin problemin më qartë nga këndvështrimi juaj.
- Sillni zgjidhjet ose metodat tuaja. Pajtohuni për kompromis ose të dy palët bëjnë një hap prapa. Tregoni lexuesit se çfarë keni bërë dhe çfarë po përgatitni për të adresuar situatën.
Pjesa 4 nga 4: Hapat përfundimtarë
Kontrolloni për gabime. Gabimet drejtshkrimore dhe strukturat e dobëta gramatikore janë gjëja e parë që u jep lexuesve një përshtypje të keqe për ju. Vetëm kur artikulli nuk ka gabime, lexuesi mund të përqendrohet në përmbajtjen dhe idenë që artikulli dëshiron të përçojë. Rilexoni letrën disa herë përpara se të shtypni butonin e dërgimit. Lexojeni letrën me zë të lartë për të dëgjuar nëse shkon mirë.
- Në rast nevoje, bëni që dikush të kontrollojë gabimet drejtshkrimore në letrën tuaj (ose mund të përdorni softuer për kontroll të drejtshkrimit).
Nënshkruani me nënshkrimin tuaj të vërtetë. Nënshkruani letrën direkt nëse e dërgoni në vend të postës elektronike. Kjo ndihmon për të personalizuar letrën dhe për të verifikuar që letra është shkruar nga ju.
Kopjoni njerëz të tjerë të rëndësishëm. Nëse njerëz të tjerë në kompani ose në një organizatë tjetër duhet të lexojnë letrën tuaj, dërgojini atyre një kopje. Kjo nënkupton shtypjen e numrit ekuivalent të njerëzve për të dërguar, nënshkrimin e vërtetë të kopjeve dhe dërgimin.
Dërguesit duhet të mbajnë një kopje. Gjithmonë mbani shënim të dhënat tuaja me informacionin se kur është dërguar dhe informacionin e marrësit. Bëni një shënim të asaj që duhet të bëni më tej për të zgjidhur problemin derisa problemi të zgjidhet. reklamë
Këshilla
- Duhet të shkruajë në formë zyrtare. Marrësi i letrës nuk do t'ju besojë nëse përdorni gjuhë bisede rastësore ose joformale.Përdorimi i gjuhës zyrtare gjithashtu ndihmon për ta bërë një letër më të sjellshme sesa përdorimin e zhargonit të pakuptimtë!
- Përdorni gjuhë të butë. Njerëzit kanë tendencë të ndihmojnë ata që janë të mirë me ta.
- Jo jashtë temës. Kini kujdes që të mos shtoni informacion shtesë që nuk është i rëndësishëm për temën për të cilën po flisni. Në vend të kësaj, qëndroni në përmbajtjen përkatëse dhe mos i ndërlikoni çështjet. Përdorni fakte reale për t’i bërë ata të dallohen.
- Përdorni vetëm plumba në paragrafin e mesëm nëse disa nga hapat, veprimet ose sugjerimet duhet të tregohen qartë.
- Përdorni anglishten standarde për të shkruar letra (për vendet që flasin anglisht). Ky nuk është një tekst ose media sociale; Kjo është një letër zyrtare. Shkurtimet, zhargonet dhe emoji-t mund ta përhapin mesazhin tuaj.
- Rregulloni pikat e fokusit në përputhje me perceptimet e kompanive ose agjentëve. Një organizatë jofitimprurëse dhe një korporatë e madhe mund të mendojnë ndryshe.
- Mos i trajtoni lexuesit tuaj sikur ju detyrohen diçka dhe po kërkojnë diçka nga ju. Në vend të kësaj, bindini ata me gjuhë miqësore dhe profesionale.
