Autor:
Monica Porter
Data E Krijimit:
14 Marsh 2021
Datën E Azhurnimit:
16 Mund 2024
Përmbajtje
Letrat e konfirmimit përdoren për të komunikuar kur kërkohet konfirmimi i informacionit, të tilla si verifikimi i një marrëveshjeje verbale, koha e takimit dhe intervista e punës. Posta mund të përdoret për të konfirmuar një takim, për t'iu përgjigjur ftesave, për të konfirmuar marrjen e një sendi ose shërbimi, ose për të rënë dakord për aranzhimet e udhëtimit. Letra e konfirmimit është e shkurtër dhe e lehtë për t’u shkruar në një formë të thjeshtë.
Hapat
Pjesa 1 nga 2: Shkrimi i letrës së konfirmimit
Përdorni logon e shtypur të kompanisë (titulli). Letra e konfirmimit duhet të shkruhet në letër me logon e kompanisë të shtypur nëse përmbajtja ka të bëjë me biznesin. Kjo do ta bëjë letrën dokument zyrtar dhe zyrtar të ndërmarrjes. Tjetra, pikërisht mbi urimin, duhet të shkruani emrin dhe adresën e plotë të marrësit, duke përfshirë emrin e marrësit, titullin, departamentin ose emrin e kompanisë për të cilën punojnë (nëse ka ) dhe adresën e kompanisë.
- Nëse letra juaj ka të bëjë me personale ose personale që i dërgoni një kompanie, atëherë duhet ta paraqisni atë komercialisht. Shkruani adresën dhe datën tuaj në kufirin e majtë ose mund ta renditni përgjatë kufirit të djathtë. Një rresht larg, pastaj shkruaj adresën e marrësit në kufirin e majtë.
Filloni letrën tuaj me një përshëndetje të përshtatshme. Kur dërgoni mesazhe konfirmimi, duhet të përdorni përshëndetjen e duhur së bashku me emrin dhe titullin e marrësit. Modeli i zakonshëm i përshëndetjes do të ishte I nderuar Z. / Znj. / Z. / Dr. (I nderuar Z. / Znj / Znj. / Prof) me mbiemrin e marrësit (për të huajt) dhe emrin e parë (nëse është Vietnamez).- Mos telefononi dikë tjetër Znj. (Gjyshja - për gratë e martuara) nëse nuk e dini se ato janë të martuara.
- Nëse shkruani një letër të rregullt personale të konfirmimit, mund të përdorni vetëm emrin e marrësit.
Konfirmoni informacionin e marrëveshjes në paragrafin e parë. Përmendni qartë problemin në letrën e konfirmimit. Ju nuk keni nevojë të bëni hyrje ose të përdorni një komunikim të sjellshëm. Në vend të kësaj, specifikoni specifikat që duhet të konfirmoni në paragrafin e parë. Ju do të duhet të specifikoni një datë, kohë dhe vend. Ju lutemi jini specifik.- Disa mënyra të njohura për të filluar janë Po shkruaj per te konfirmuar. (Unë jam duke shkruar për të konfirmuar ...), Unë do të doja të konfirmoj. (Unë dua të konfirmoj ...) ose Kjo letër është për të konfirmuar ... (Kjo letër është shkruar për të konfirmuar…).
- Nëse dërgoni një letër që konfirmon se keni marrë diçka, shkruajeni në paragrafin e parë. Ju lutemi përshkruani çfarë është, sa është dhe kodin e porosisë. Paragrafin tuaj mund ta filloni me një fjali: Jam i lumtur ta konfirmoj (Jam i kënaqur ta konfirmoj ...) ose Unë kam qenë i kënaqur për të marrë (Jam shumë i lumtur që marr…).
Përmendni detaje të tjera. Ju mund të përmendni detaje të tjera të rëndësishme në të njëjtin paragraf ose ta mbani të shkurtër në paragrafin e dytë. Përmbajtja këtu përfshin një marrëveshje parash, një term ose ndonjë gjë që ka nevojë për vërtetim. Për më tepër, këto detaje mund të jenë përgjegjësi për punën specifike ose numrin e mbetur që duhet të përsoset.- Ju duhet të përsërisni kushtet që keni rënë dakord për t'u siguruar që nuk ka keqkuptim të rënë dakord më parë. Përsëritja e termit të rënë dakord gjithashtu ju ndihmon të sqaroni se çfarë presin të tjerët nga ju.
- Nëse kërkoni që dikush të marrë përsipër punën, kërkojini që të konfirmojnë se janë dakord me atë për të cilën është rënë dakord. Ju mund ta shprehni kërkesën tuaj për konfirmim me shkrim, me telefon ose me email.
- Një letër konfirmimi nuk përdoret vetëm për të konfirmuar një takim, marrëveshje ose për të marrë diçka nga të dy palët, por përdoret gjithashtu si një dokument arkivi. Letra e konfirmimit është një dokument i përdorur si provë e shkëmbyer midis dy palëve. Ky është një dokument që mbron palët kur lind një çështje ose mosmarrëveshje.
Kërkoni komunikim shtesë nëse është e nevojshme. Paragrafi i poshtëm duhet të ketë një rresht ku thuhet se marrësi i mesazhit mund të kontaktojë me ju kur është e nevojshme. Bëni të ditur nëse ka çështje të tilla si verifikimi, keqkuptimi ose konfuzioni që ata mund të jenë në gjendje t'ju kontaktojnë.- Kjo përmbajtje mund të shkruhet si më poshtë: Ju lutem më informoni nëse keni nevojë për informacion shtesë ... (Ju lutem më tregoni nëse keni nevojë për më shumë informacion…) ose Ju lutemi përgjigjuni nëse keni nevojë të shtoni ... (Ju lutemi përgjigjuni nëse keni nevojë për shtesë ...).
Përfundoni letrën me një letër falënderimi për marrësin. Ju duhet të mbani mend ta përfundoni letrën siç duhet. Përdorni fraza si Faleminderit (Faleminderit), Sinqerisht/Të fala/Me respekt (Përshëndetje) Shtypni emrin tuaj më poshtë dhe nënshkruani atë sipër. Përdorni emrin tuaj të plotë për postën komerciale. reklamë
Pjesa 2 nga 2: Leximi dhe redaktimi i letrave konfirmuese
Lexoni dhe korrigjoni letrën tuaj të konfirmimit. Para se të dërgoni ndonjë tekst zyrtar, qoftë edhe për një çështje personale, duhet përsëri ta lexoni dhe ta korrigjoni atë. Kjo është jashtëzakonisht e rëndësishme nëse mesazhi ka të bëjë me marrëveshjen e biznesit. Shihni dhe korrigjoni gabimet drejtshkrimore, fjalët që mungojnë, gabimet gramatikore, pikësimet ose probleme të tjera me shkrim.- Dërgimi i letrës tuaj të hartuar mirë tregon që ju jeni një person i përgjegjshëm, profesionist dhe i përpiktë.
Përdorni letër që është e përshtatshme për një printer të mirë. Kur shtypni letra biznesi, duhet të përdorni letër kompanie që ka një logo në të. Nëse letra juaj nuk ka të bëjë me biznesin dhe nuk keni artikuj të mjaftueshëm shkrimi, thjesht shtypeni në letër standarde. Sigurohuni që printimi me postë në një printer të funksionojë mirë dhe nuk ju mbaron boja gjatë shtypjes.- Gjithmonë shtypni letrën e konfirmimit nëse nuk dërgoni një email. Ju nuk duhet të shkruani letra komerciale me dorë.
Përdorni gërmat standarde dhe kufijtë. Kur shkruani ndonjë letër zyrtare, duhet të përdorni shkronja standarde si Times New Roman ose Arial. Shkronja duhet të jetë 12 dhe nuk duhet të jetë e theksuar, e pjerrët ose e nënvizuar. Diferenca duhet të jetë rreth 2.5 cm nga secila skaj.- Për letrat zyrtare si letrat e konfirmimit, duhet të përdorni formatin e bllokut. Kjo do të thotë që mesazhi do të formatohet me një vijë të vetme, paragrafët do të jenë një rresht larg dhe rreshti i parë nuk do të hiqet.
Shkruani shkurtimisht dhe qartë problemin. Letrat e konfirmimit janë zakonisht të shkurtra. Mos shkruani letra të gjata dhe shmangni fjalët, frazat dhe informacionin e panevojshëm. Përmbajtja e mesazhit thjesht përmbahet në detajet që dëshironi të konfirmoni.
Mbani gjuhën e biznesit. Meqenëse shumica e letrave të konfirmimit janë të shkurtra, ato kanë gjuhë shumë zyrtare dhe jo personale. Kjo e mban përmbajtjen të përqendruar në detajet e konfirmuara dhe zvogëlon komunikimin e panevojshëm të sjellshëm.
- Nëse jeni duke shkruar një konfirmim personal, siç është ai me dikë që njihni ose keni një marrëdhënie relativisht të ngushtë, mund ta bëni atë në mënyrë joformale. Sidoqoftë, nëse nuk jeni i sigurt se si ta shkruani, shkruani në një mënyrë zyrtare.
- Edhe pse doni të shkruani një letër zyrtare, ju mund të shtoni vlerësim ose entuziazëm. Për shembull, nëse keni qenë caktuar për një intervistë pune, ju mund të përgjigjeni si më poshtë Unë e vlerësoj këtë mundësi për të intervistuar për pozicionin ... (Unë e vlerësoj mundësinë për të ardhur në intervistë për këtë pozicion…) ose Unë me të vërtetë pres që të intervistoj për pozicionin ... (Unë po pres me padurim intervistën për këtë pozicion).
Di kur të dërgosh postë konfirmimi. Ka shumë arsye pse duhet të dërgoni një email konfirmimi. Konfirmimi i datave të takimeve, takimeve, intervistave, seminareve ose ngjarjeve të tjera, për shembull, është një arsye e zakonshme që njerëzit kanë nevojë të dërgojnë letra konfirmuese të takimit. Përveç kësaj, disa situata të tjera ku do të duhet të dërgoni një mesazh konfirmimi përfshijnë:
- Fto në punë
- Pranoni punësimin
- Konfirmimi i porosisë
- Konfirmoni statusin e punësimit
- Planifikimi i udhëtimit
- Autorizoj dikë
- Pjesëmarrja
