Si të punoni në mënyrë më efikase

Përmbajtje

Hapa
Metoda 1 nga 3: Si të qëndroni të fokusuar në punë
Metoda 2 nga 3: Zhvillimi i Strategjive të Punës Efektive
Metoda 3 nga 3: Ndryshimet e stilit të jetesës
Këshilla

Të gjithë ata që punojnë gjithë ditën e dinë se shumë shpesh nuk ka kohë të mjaftueshme pune për të bërë të gjithë punën. Sidoqoftë, ju mund të përmirësoni ndjeshëm produktivitetin tuaj duke adoptuar zakone që janë krijuar për t'ju bërë më efikas në punë. Një punëtor produktiv përdor çdo minutë të kohës së tij të punës, duke i kushtuar shumicën e vëmendjes së tij para së gjithash detyrave më të rëndësishme. Të qenit efektiv në vendin e punës jo vetëm që do të përmirësojë produktivitetin tuaj dhe do të fitojë mbi shefin tuaj, por gjithashtu do t'ju bëjë të ndiheni sikur keni përfunduar detyrën tuaj për sot dhe keni pasur një ditë produktive në punë.

Hapa

Metoda 1 nga 3: Si të qëndroni të fokusuar në punë

1 Mbani një vend pune të pastër dhe të rregullt. Ndonjëherë, për të punuar në mënyrë më efikase, mjafton vetëm të hiqni gjërat e panevojshme nga vendi i punës. Rrëmuja ndërhyn në punën produktive. Nëse jeni duke kërkuar vazhdimisht nëpër një grumbull plehrash për të gjetur mjetet ose dokumentet e nevojshme, po humbisni një pjesë të mirë të kohës tuaj të punës. Lërini me vete vetëm ato gjëra për të cilat keni nevojë çdo ditë. Ruani pjesën tjetër në një vend tjetër, por në mënyrë që nëse është e nevojshme, t'i merrni shpejt.
- Nëse punoni në një zyrë, rregulloni zyrën dhe tryezën tuaj në mënyrë që të gjeni gjithçka që ju nevojitet për të punuar shpejt dhe me lehtësi. Edhe nëse nuk punoni në një zyrë, përmbajuni këtyre parimeve gjithsesi. Për shembull, nëse vendi juaj i punës është një dyqan për riparimin e biçikletave, mbajini mjetet tuaja të pastra dhe të rregullta në mënyrë që të keni qasje të shpejtë në to kur është e nevojshme. Pothuajse çdo vend pune e do pastërtinë dhe rregullin.
- Punonjësit e zyrës dhe njerëzit e tjerë që punojnë me një numër të madh dokumentesh duhet të krijojnë një sistem logjik dhe të rregullt të depozitimit dhe regjistrimit të dokumenteve. Mbani në dorë letrat e përdorura shpesh. Vendosni pjesën tjetër të dokumenteve sipas rendit alfabetik (ose logjik tjetër).
2 Sigurohuni që vendi juaj i punës të jetë i pajisur me gjithçka që ju nevojitet. Sigurohuni që keni të gjitha materialet dhe mjetet që ju nevojiten për të përfunduar punën. Në zyrë, për shembull, gjëra të tilla si goditjet me vrima, fshirësit e lëndëve, llogaritësit, etj. Duhet të jenë gati. Nëse aktiviteti juaj nuk po vazhdon në zyrë dhe përdorni mjete të tjera, parimi bazë mbetet i njëjtë - para fillimit ditën e punës duhet të përgatitni gjithçka që ju nevojitet. Shkencëtarët që përdorin pajisje të sofistikuara dhe mekanikë që punojnë me çelësa prizë do të jenë më mirë nëse mjetet dhe pajisjet e tyre janë përgatitur paraprakisht.
- Kjo gjithashtu do të thotë që ju duhet të siguroheni që keni materialet e kërkuara. Për shembull, kapëse për staplers, gozhdë (nëse jeni marangoz), shkumës (nëse jeni mësues), etj.
- Sigurohuni që mjetet tuaja janë në gjendje të mirë. Një mjet kyç i prishur mund të ndërhyjë në të gjitha punët e tjera. Kurseni kohën në të ardhmen duke pastruar periodikisht dhe, nëse është e nevojshme, duke riparuar pajisjet tuaja.
3 Bëni një orar të përgjithshëm. Nëse keni shumë detyra, planifikimi mund të rrisë produktivitetin tuaj. Për ta bërë orarin tuaj vërtet efektiv, kufizohuni në një master plan (mund t'i shtoni një kalendar atij për të planifikuar qëllimet afatgjata).Ju nuk keni pse ta ndërlikoni punën tuaj me disa orare ose male përkujtuesish që padyshim do t’i humbni. Ju duhet të udhëhiqeni nga një plan i vetëm.
- Organizoni çdo ditë duke bërë një listë të detyrave. Filloni me detyrat që duhet të përfundojnë së pari. Vendosni pika më pak të rëndësishme në fund. Në fillim të ditës tuaj, filloni në krye të listës tuaj. Zhvendosni detyrat e pakryera në listën e ditës tjetër.
- Vendosni kornizat kohore dhe afatet për projektet më të rëndësishme, dhe gjithashtu vlerësoni realisht situatën, duke llogaritur kohën për këto detyra. Nuk keni nevojë të parashikoni veten se do të dështoni. Bettershtë më mirë të kërkoni më shumë kohë në fillim të projektit sesa ditët e fundit para afatit.
4 Kufizoni veten nga gjërat që ju tërheqin vëmendjen. Çdo mjedis pune ka gjërat e veta që mund të tërheqin vëmendjen. Kjo mund të jetë, për shembull, një koleg shumë bisedues dhe ndërhyrës ose një atmosferë shumë e qetë në të cilën shushurimi më i vogël mund të jetë tërheqës. Bëni çmos që të jeni sa më të fokusuar në punë. Nëse aktiviteti juaj ju lejon të dëgjoni muzikë, merrni MP3 player me vete. Ju madje mund të vendosni një shenjë ose të postoni njoftime në mënyrë që kolegët të mos ju shqetësojnë. Kjo mund të tingëllojë e vrazhdë për ju, por në fakt është një mënyrë e arsyeshme dhe efektive për të shmangur shpërqendrimet gjatë punës. Mos harroni se mund të bisedoni me kolegët tuaj në maksimum gjatë pushimit tuaj.
- Një nga shpërqendrimet shumë të zakonshme janë vendet pa punë. Një studim zbuloi se rreth dy të tretat e punëtorëve kalojnë të paktën pak kohë çdo ditë duke vizituar burime të tilla. Për fat të mirë, shumica e shfletuesve ju lejojnë të shkarkoni programe falas që bllokojnë uebfaqe problematike. Kërkoni një program produktiviteti ose bllokimi të faqes nga kompania që ka bërë shfletuesin tuaj. Me shumë mundësi do të gjeni të paktën disa nga këto programe falas dhe efektive.
- Një mënyrë tjetër për të mos u shpërqendruar në punë është të kufizoni veten nga thirrjet (për të shmangur bisedat e panevojshme) dhe kërkoni nga kolegët tuaj të mos vijnë për të biseduar për një minutë ose dy.
5 Përdorni pushimet për të zgjidhur punët tuaja personale. Ironikisht, pushimet mund të rrisin në vend që të ulin produktivitetin tuaj në vendin e punës. Së pari, kjo është mënyra se si ju merrni pjesën tjetër që ju nevojitet. Pa të, mund të lodheni shumë dhe të punoni më ngadalë dhe më pak produktiv. Së dyti, gjatë pushimit, ju mund të bëni gjithçka që zakonisht ju tërheq vëmendjen nga puna. A e keni kapur ndonjëherë veten duke menduar se duhet të telefononi një person të caktuar gjatë orarit të punës? Bëni këtë gjatë pushimit tuaj në mënyrë që të mos shpërqendroheni gjatë punës.

Metoda 2 nga 3: Zhvillimi i Strategjive të Punës Efektive

1 Ndani detyrat e mëdha në copa më të vogla. Projektet e mëdha mund të jenë frikësuese për ju: nëse janë shumë të mëdha, është e lehtë t'i lini ato dhe të humbni kohë në punë më pak të rëndësishme derisa të filloni t'i zbatoni ato para përfundimit të afatit. Për të punuar në mënyrë efektive, së pari duhet të bëni punën më të rëndësishme, edhe nëse do të jetë një pjesë e vogël e një projekti të madh. Sigurisht, kjo nuk do t'ju japë ndjenjën se keni përfunduar të gjithë detyrën (si me një projekt të vogël), por është një mënyrë më e zgjuar për të përdorur kohën tuaj. Duke shkuar përpara, do t'i përfundoni detyrat tuaja më të rëndësishme më shpejt nëse i punoni pak çdo ditë.
- Për shembull, nëse keni nevojë të bëni një prezantim të madh në një muaj, caktoni çdo ditë se sa nga ai projekt do të bëni sot. Nuk do të marrë kohë ose do të tërheqë vëmendjen nga pjesa tjetër e punës tuaj, por do të jetë një hap i parë i rëndësishëm për ta bërë pjesën tjetër të procesit më të shpejtë dhe më të lehtë.
2 Bëjeni punën tuaj më të lehtë duke caktuar detyra. Nëse nuk jeni në pozicionin më të ulët, mund të jeni në gjendje të shpërndani detyra të ngjashme midis vartësve tuaj në mënyrë që të kurseni kohën tuaj. Mos lejoni që dikush tjetër të bëjë një punë që vetëm ju e dini se si ta bëni siç duhet. Në vend të kësaj, jepni vartësve detyra të përsëritura që kërkojnë shumë kohë. Kështu që ju mund t'i përdorni aftësitë tuaja në detyra më të rëndësishme. Nëse i transferoni dikujt një pjesë të punës, monitoroni përparimin dhe caktoni një afat. Gjithmonë falënderoni punonjësit për ndihmën e tyre; nëse ata mendojnë se i vlerësoni ata, ata do të punojnë shumë për ju në të ardhmen.
- Nëse jeni praktikant, punonjës i ri ose dikush tjetër në një pozitë të ulët në kompani, gjithashtu mund të përpiqeni të shpërndani veçanërisht të njëjtin lloj pune midis punonjësve të të njëjtit nivel si ju (natyrisht, me pëlqimin e tyre dhe pëlqimin e menaxherit tuaj). Nëse bashkëpunëtorët tuaj po ju ndihmojnë, mos harroni të përgjigjeni në të njëjtën mënyrë.
- Nëse keni një marrëdhënie të mirë me shefin tuaj, ai ose ajo mund të jetë në gjendje të transferojë një pjesë të punës tuaj tek dikush tjetër.
3 Organizoni takimet tuaja në mënyrë efikase. Ekziston një arsye pse askush nuk i pëlqen ata: sipas një sondazhi të vitit 2012, gati gjysma e të gjithë të anketuarve mendojnë se takimet janë humbja më e madhe e kohës në punë; më shumë sesa edhe të vizitosh faqe të panevojshme. Mund të nevojiten takime për të diskutuar dhe vendosur qëllime. Sidoqoftë, nëse takimet janë menduar dobët, ato shpesh mund të jenë një humbje e rëndë e orëve (dhe nganjëherë ditëve) pa marrë një vendim të madh. Këtu janë disa këshilla për t'i bërë takimet tuaja sa më efektive të jetë e mundur:
- Vendosni një axhendë para çdo takimi për të përfituar sa më shumë nga koha e caktuar. Alokoni sa kohë është ndarë për të diskutuar çështje specifike. Mundohuni t'i përmbaheni orarit sa më afër që të jetë e mundur: nëse keni pyetje të tjera, ju këshillojmë t'i diskutoni ato më vonë personalisht.
- Ftoni sa më pak njerëz në takime. Mbajtja në minimum e numrit të njerëzve që marrin pjesë në një takim do të zvogëlojë mundësinë e devijimeve nga tema. Anëtarët e stafit që nuk kanë nevojë të marrin pjesë në takim do të vazhdojnë të punojnë në vendin e tyre gjatë kësaj kohe.
- Mbani prezantimet tuaja të rrëshqitjeve sa më të shkurtra të jetë e mundur. Efektiviteti i prezantimeve me rrëshqitje (PowerPoint, etj.) Gjatë një takimi është shumë i diskutueshëm. It'sshtë e sigurt të thuhet se nëse përdorni rrëshqitje gjatë prezantimit tuaj, mbajini ato sa më të shkurtër dhe informues të jetë e mundur. Vendosni imazhe dhe informacione në rrëshqitjet tuaja që nuk mund të përcillen me gojë, në vend të gjithë përmbajtjes së prezantimit tuaj.
- Së fundi, parimi kryesor: tregoni se çfarë pyetje doni të zgjidhni. Bëni këtë para takimit dhe merrni një vendim sa më shpejt të jetë e mundur.
4 Shmangni konfliktet. Fatkeqësisht, shumë situata stresuese mund të lindin në vendin e punës. Nëse mendoni se jeni gati të prisheni, shtypni menjëherë armiqësinë. Ndoshta ju, personi me të cilin po luftoni, ose të dy, duhet të kërkoni falje sinqerisht. Më mirë ta bëni atë më herët se sa vonë. Nëse lejoni që disa luftime të përshkallëzohen në grindje, performanca juaj e ardhshme do të vuajë pasi ju do të humbni kohë duke u përpjekur të mos përplaseni me këtë person në vendin e punës. Por më e rëndësishmja, kjo vetëm do t'ju bëjë të ndiheni më keq, kështu që mos lejoni që konfliktet e punës të ndikojnë në produktivitetin dhe disponimin tuaj!
- Mos kini frikë të kontaktoni një specialist në zgjidhjen e mosmarrëveshjeve dhe situatat e konfliktit. Sipërmarrësit e dinë që konfliktet dhe situatat e pakëndshme mund të ndërhyjnë në punën normale, kjo është arsyeja pse shumë punësojnë specialistë të cilët janë përgjegjës për zgjidhjen e konflikteve të punës. Kontrolloni me ekipin tuaj të burimeve njerëzore nëse jeni të zemëruar, nervoz ose keni frikë nga një koleg.
- Kur konflikti juaj zgjidhet, nuk keni pse të jeni miq me punonjësin me të cilin jeni grindur - thjesht duhet të vazhdoni të punoni me të me qetësi. Jini të sjellshëm dhe të vëmendshëm në vendin tuaj të punës, edhe me njerëzit që nuk ju pëlqejnë.

Metoda 3 nga 3: Ndryshimet e stilit të jetesës

1 Lini mënjanë kohë të mjaftueshme për të pushuar. Lodhja nuk e ka përmirësuar kurrë cilësinë e punës së dikujt; mund të ngadalësojë ritmin e punës tuaj, të zvogëlojë aftësinë tuaj për të punuar dhe nëse nuk flini mjaftueshëm, mund të ndikojë tek ju gjatë takimeve të rëndësishme. Plus, mungesa e rregullt e gjumit çon në shumë probleme shëndetësore. Shmangni fjetjen në tryezën tuaj dhe më pas kapërcimin e punës sepse nuk ndiheni mirë. 7-8 orë gjumë të shëndetshëm do të jetë ilaçi më i mirë për ju.
- Në rastin më të mirë, letargjia në vendin e punës është një çështje e vogël. Në rastin më të keq, mund të jetë shumë e rrezikshme. Nëse siguria e njerëzve është në rrezik në punën tuaj (për shembull, ju punoni si kontrollues i trafikut ajror ose shofer kamioni), gjumi i shëndetshëm dhe adekuat është jashtëzakonisht i rëndësishëm për ju.
2 Shkoni në sport. Shkencëtarët kanë vërtetuar se stërvitja përmirëson gjendjen shpirtërore dhe produktivitetin në vendin e punës. Kjo është veçanërisht e vërtetë për punonjësit e zyrës. Nëse e kaloni pjesën më të madhe të ditës ulur në kompjuterin tuaj, përpiquni t'i kushtoni pak vëmendje aktivitetit fizik çdo ditë. Kjo jo vetëm që do ta bëjë më të lehtë për ju të uleni në punë, por gjithashtu do të ndiheni më mirë, më energjikë dhe do të keni më shumë motivim për të punuar.
- Nëse kjo është hera e parë që filloni të stërviteni, provoni të kombinoni kardio të moderuar me stërvitje me forcë.
3 Jini në një humor të mirë. Nëse po përpiqeni të përmirësoni efikasitetin tuaj në punë, mund të dëshironi ta merrni seriozisht jetën tuaj të punës. Në shumë raste, ky është një mendim i keq: mund të jeni në gjendje të përmirësoni efikasitetin në një kohë të shkurtër, por nëse gjithmonë e kufizoni veten nga kënaqësia në punë, do të lodheni lehtë, duke çuar në letargji, stres dhe mungesë motivimi. Mundohuni të jeni në një humor të mirë: nëse ndiheni mirë në punë, ka më shumë të ngjarë të keni motivim dhe aspiratë. Bëni gjërat e vogla që do të rrisin disponimin tuaj dhe do të mbeteni produktiv: dëgjoni muzikë në kufje, bëni një ngrohje ose çoni laptopin tuaj në dhomën e pushimit për paqe dhe qetësi.
- Përfitoni sa më shumë nga koha juaj e pushimit: shijoni mundësinë për të ngrënë mirë, biseduar dhe qeshur me miqtë tuaj të punës.
- Mos e teproni me kafen. Mund të jetë një ilaç fantastik në ditët kur ndiheni jashtëzakonisht të rraskapitur, por nëse e pini çdo ditë, do të bëheni të varur prej tij dhe kjo nuk do t’ju sjellë dobi.
4 Krijoni stimuj për veten tuaj. Easiershtë më e lehtë të punosh në mënyrë efektive kur ke një arsye të mirë. Nëse një ditë e keni të vështirë ta detyroni veten të punoni, mendoni për arsyet kryesore që ju çuan në këtë punë: qëllimet tuaja të jetës, ëndrrat ose vetë-realizimin. Mundohuni të mendoni për punën tuaj si një mjet për qëllimin tuaj përfundimtar - stilin tuaj të jetesës ideale. Nëse e doni punën tuaj, mendoni se çfarë ndjenje ju sjell puna: a keni një ndjenjë kënaqësie me rezultatin, arritjen tuaj, kur e përfunduat detyrën?
- Mendoni për gjërat e mira që keni nga puna juaj. Ndoshta ju keni një shtëpi, apartament ose makinë që e keni blerë me paratë që keni fituar, ose ndoshta puna ju lejon të paguani për shkollimin e fëmijëve, ose keni privilegje të tjera.
- Mendoni për pasojat nëse nuk punoni. Nga cilat gjëra do të duhet të hiqni dorë nëse humbni burimin tuaj të të ardhurave? Si do të ndikojë kjo në familjen tuaj ose të dashurit e tjerë?
5 Shpërblejeni veten. Nëse e keni përmirësuar me sukses produktivitetin tuaj, festoni: ju e meritoni atë. Nuk është e lehtë të prishësh zakonet e këqija dhe të krijosh ato të mira, kështu që shpërbleje veten për punën e palodhur.Merrni një pije pas punës të Premten, shkoni në klub me miqtë, ose thjesht shtrihuni në shtrat me një libër. Bëni gjithçka që ju bën të lumtur pas javës tuaj të punës. Duke e shpërblyer veten, ju rrisni ndjenjën tuaj të arritjes, e cila është një pjesë e rëndësishme për t'ju mbajtur të motivuar.
- Shpërblimi nuk duhet të jetë i madh apo i madh. Gjithashtu nuk ka nevojë të jetë e shtrenjtë. Shpërblimet modeste deri të moderuara janë më të mirat. Ruani Rolex -in tuaj për një rast të veçantë.

Këshilla

Bëni projekte më komplekse menjëherë, në vend që t'i lini ato për më vonë. Në këtë mënyrë, ju nuk do të përpiqeni t'i shmangni ato dhe të prisni në pritje për radhën e tyre. Duke bërë së pari një projekt si ky, me shumë mundësi do të jeni të lumtur dhe do të jeni në gjendje ta përfundoni ditën tuaj me një notë pozitive duke bërë projekte më të këndshme ose më pak stresuese.