Përmbajtje

• Hapa
• Metoda 1 nga 2: Si të shkruani një Plan Menaxhimi të Ndryshimeve Organizative
• Metoda 2 nga 2: Si të gjurmoni ndryshimet në çdo projekt
• Rekomandimet

Ekzistojnë dy lloje të planeve të menaxhimit të ndryshimeve. Njëra prej tyre merr parasysh ndikimin e ndryshimit në organizatë dhe synon të mbështesë periudhën e tranzicionit. Një lloj tjetër plani ju lejon të gjurmoni përparimin e një projekti të vetëm, të kapni devijimet ose ndryshimet në rrjedhën dhe shkallën e projektit. Qëllimi i të dy planeve është të artikulojnë qartë dhe qartë atë që saktësisht duhet bërë.

Hapa

Metoda 1 nga 2: Si të shkruani një Plan Menaxhimi të Ndryshimeve Organizative

1. 1 Tregoni arsyet e ndryshimit. Listoni ata faktorë që ndikuan në vendimin për të zbatuar ndryshimin, të tilla si produktiviteti i ulët, teknologjia e re ose një ndryshim në misionin e organizatës.
   • Një qasje është të përshkruani situatën aktuale në organizatë dhe në çfarë gjendje do të çojë në të ardhmen plani i përshkruar.
2. 2 Specifikoni llojin dhe shkallën e ndryshimeve. Përshkruani shkurt natyrën e ndryshimeve të pritshme brenda projektit. Thoni saktësisht se çfarë do të ndikojë ndryshimi: përgjegjësitë në punë, proceset, politikën dhe / ose strukturën organizative. Listoni departamentet, ekipet, sistemet dhe përbërësit e tjerë të organizatës që do të preken nga ndryshimet e ardhshme.
3. 3 Tregoni se cili palë e interesuar e mbështet këtë projekt. Renditni të gjithë aktorët që do të ndikohen nga zbatimi i këtij plani, siç janë menaxhmenti i lartë, menaxheri i projektit, sponsori i projektit, përdoruesit përfundimtarë dhe / ose punonjësit e kompanisë. Për secilën kategori, tregoni nëse këto palë të interesuara mbështesin projektin e ndryshimit.
   • Mundohuni ta pasqyroni këtë informacion në tabelë për qartësi dhe qartësi më të madhe. Për shembull, metrikë të tilla si vetëdija, mbështetja dhe ndikimi mund të merren si një model i dobishëm dhe të renditen si të larta / të mesme / të ulëta për secilin grup të palëve të interesuara.
   • Nëse është e mundur, zhvilloni intervista ballë për ballë për të krijuar mbështetjen e palëve të interesuara.
4. 4 Krijoni një ekip menaxhimi të ndryshimeve. Ky ekip është përgjegjës për komunikimin e informacionit për të gjithë aktorët, dëgjimin e shqetësimeve të tyre dhe sigurimin që ndryshimet të zbatohen sa më mirë që të jetë e mundur. Zgjidhni njerëz të besuar dhe të respektuar nga organizata dhe të cilët kanë aftësi të mira komunikimi.
   • Kjo vlen edhe për nivelin e lartë drejtues. Theksoni vëmendjen e drejtuesve se atyre do t'u kërkohet jo vetëm të bien dakord për planin, por edhe të promovojnë në mënyrë aktive ndryshimin.
5. 5 Zhvilloni një qasje konceptuale për menaxhimin e organizatës. Mbështetja e plotë e ndikuesve në organizatë është kritike për zbatimin e suksesshëm të ndryshimit. Lërini secilin udhëheqës të thotë fjalën e tij për ndryshimin dhe inkurajoni të gjithë të luajnë një rol aktiv në sjelljen e ndryshimeve të suksesshme.
6. 6 Bëni një plan për secilin grup të interesuar. Vlerësoni rreziqet dhe shqetësimet e secilit grup të interesit, përfshirë ato që mbështesin ndryshimin. Ndani detyrat midis anëtarëve të ekipit të menaxhimit të ndryshimeve për të zgjidhur këto çështje.
7. 7 Bëni një plan komunikimi. Komunikimi është komponenti më i rëndësishëm i menaxhimit të ndryshimeve. Komunikoni sa më shpesh me të gjithë të përfshirë në procesin e ndryshimit. Theksoni pa pushim arsyet e ndryshimit dhe përfitimet që do të sjellë.
   • Palët e interesuara duhet të jenë në gjendje të komunikojnë personalisht për të siguruar komunikim të dyanshëm. Takimet ballë për ballë janë thelbësore.
   • Burimi i informacionit duhet të jetë sponsori i lartë i menaxhmentit, menaxheri i linjës së secilit punonjës dhe çdo përfaqësues shtesë i kompanisë të cilit i besohet grupi i interesit. Të gjitha informacionet duhet të bëhen në mënyrë të unifikuar.
8. 8 Ndiqni rezistencën. Ndryshimet merren gjithmonë me armiqësi. Kjo ndodh në një nivel individual, kështu që bisedoni personalisht me palët e interesuara për të identifikuar shkakun rrënjësor të rezistencës. Ndiqni ankesat dhe ankesat në mënyrë që ekipi i menaxhimit të ndryshimit të zgjidhë çështjet në kohën e duhur. Problemet më të zakonshme të kësaj natyre përfshijnë:
   • Mungesa e motivimit për të ndryshuar ose mungesa e ndjenjës së urgjencës.
   • Mungesa e të kuptuarit të tablosë së madhe ose arsyet pse nevojiten ndryshime.
   • Mungesa e kontributit në proces.
   • Pasiguria për të ardhmen, përgjegjësitë e ardhshme ose kërkesat për përgjegjësitë e ardhshme.
   • Dështimi i menaxhmentit për të përmbushur pritjet në lidhje me zbatimin e ndryshimeve ose komunikimit.
9. 9 Hiqni pengesat. Përgjigja ndaj shumicës së ankesave duhet të jetë informacion shtesë ose ndryshime në strategjinë e komunikimit për çështje specifike. Në raste të tjera, mund të kërkohen hapa shtesë që duhet të përfshihen në planin tuaj ose t'i lihen ekipit të menaxhimit të ndryshimit për t'i zbatuar sipas nevojës. Konsideroni se cila nga sa vijon mund të jetë e rëndësishme për organizatën tuaj:
   • Në rast të ndryshimeve në përgjegjësitë e punës ose proceset e punës, është e nevojshme të përqendroheni në trajnimin e stafit.
   • Nëse jeni duke pritur një rënie të moralit të ekipit ose një kalim tepër stresues në një mjedis të ri, zbutni atmosferën me një ngjarje korporative ose shpërblim të punonjësve.
   • Nëse palët e interesuara nuk janë të motivuara për të ndryshuar, zhvilloni një sistem nxitës.
   • Nëse palët e interesuara ndihen jashtë bordit, mbani një takim për të marrë reagimet e tyre dhe për të rregulluar planin tuaj në përputhje me rrethanat.

Metoda 2 nga 2: Si të gjurmoni ndryshimet në çdo projekt

1. 1 Përcaktoni rolet në menaxhimin e ndryshimeve. Listoni të gjitha rolet që kërkohen për këtë projekt. Përshkruani përgjegjësitë dhe aftësitë e kërkuara për secilin rol. Së paku, përfshini një menaxher të projektit, i cili duhet të zbatojë ndryshimet në baza ditore, dhe një sponsor të projektit, i cili duhet të ndjekë përparimin e përgjithshëm dhe të marrë vendime në lidhje me menaxhimin e ndryshimeve në nivelin e menaxhimit.
   • Për projekte më të mëdha në një organizatë të madhe, do t'ju duhet të ndani rolin e menaxhimit të projektit në disa njerëz me prejardhje të ndryshme.
2. 2 Përdorni panelin e kontrollit të ndryshimit. Projektet në softuer zakonisht kanë një pult të kontrollit të ndryshimit që mund të arrihet nga anëtarët e secilit grup të interesit. Softuer i tillë lejon pajtimin automatik të kërkesave për ndryshim, duke eleminuar këtë përgjegjësi të menaxherit të projektit, si dhe informimin e palëve të interesuara për vendimet. Kjo qasje funksionon mirë në projektet me një numër të madh aktorësh, si dhe në ato projekte që kërkojnë rishikim të rregullt të fushës dhe objektivave të projektit.
3. 3 Zhvilloni një proces për zbatimin e kërkesave për ndryshim. Konsideroni sesi ideja përkthehet në realitet kur dikush në ekip identifikon hapin tjetër të nevojshëm. Përshkruani këtë proces dhe koordinojeni atë me të gjithë ekipin paraprakisht. Këtu është një shembull:
   • Një anëtar i ekipit plotëson një formular kërkese për ndryshim dhe ia përcjell këtë kërkesë menaxherit të projektit.
   • Menaxheri i projektit e regjistron këtë kërkesë në listën e përgjithshme të kërkesave dhe shënon statusin e kërkesës kur merret një vendim për të zbatuar një ide ose për ta braktisur atë.
   • Menaxheri lëshon detyrën e një anëtari të ekipit për të hartuar një plan më specifik, duke marrë parasysh burimet e kërkuara.
   • Menaxheri i projektit i dërgon planin për miratim sponsorit të projektit.
   • Ndryshimi po zbatohet. Palët e interesuara informohen rregullisht për situatën aktuale.
4. 4 Krijoni një formular kërkese për ndryshim. Çdo kërkesë për ndryshim duhet të regjistrohet në listën e përgjithshme të kërkesave dhe të përfshijë sa vijon:
   • data e kërkesës për ndryshim;
   • Ndryshoni numrin e kërkesës të caktuar nga menaxheri i projektit
   • emri dhe përshkrimi;
   • emrin e kërkuesit, adresën e emailit dhe numrin e telefonit;
   • prioritet (i lartë, i mesëm, i ulët). Planet e menjëhershme të menaxhimit të ndryshimeve kërkojnë një afat të qartë kohor;
   • numrin e produktit dhe versionit (për projektet e zhvillimit të softuerit).
5. 5 Regjistroni informacion shtesë në regjistrin e kërkesave. Regjistri i kërkesave gjithashtu duhet të pasqyrojë vendimin aktual dhe masat e zbatimit. Përveç informacionit të specifikuar në formularin e kërkesës, të dhënat e mëposhtme duhet të përmbahen gjithashtu këtu:
   • një shenjë në rezultatet e miratimit (miratuar ose anuluar);
   • nënshkrimi i personit që miratoi kërkesën;
   • afati i zbatimit të ndryshimit;
   • data e përfundimit të projektit të ndryshimit.
6. 6 Ndiqni ndryshimet kryesore. Përveç mbajtjes së statusit të projektit në baza ditore, do të jetë e dobishme të mbani shënim të gjitha vendimet kryesore për një projekt të caktuar. Regjistrime të tilla e bëjnë më të lehtë ndjekjen e projekteve ose projekteve afatgjata gjatë të cilave po ndodhin ndryshimet e lidershipit. Ky informacion përdoret gjithashtu për të informuar klientët dhe menaxhmentin e lartë. Për çdo ndryshim në kohën, fushëveprimin ose kërkesat e një projekti, përparësive ose strategjisë, ju lutemi vini re informacionin e mëposhtëm:
   • Kush e mori vendimin.
   • Kur u mor vendimi.
   • Një përshkrim i shkurtër i arsyeve të vendimit dhe procesit të zbatimit. Bashkangjitni të gjitha dokumentet që lidhen me këtë proces.

Rekomandimet

• Ndërtoni besim dhe përkushtim midis punonjësve dhe klientëve tuaj. Ndryshimet kanë tendencë t'i bëjnë njerëzit të ndihen të pakëndshëm. Demonstrimi para njerëzve se jeni të përkushtuar të veproni në interesin e tyre më të mirë mund t'ju ndihmojë të fitoni mbështetjen e tyre.