Përmbajtje

• Të shkelësh
• Metoda 1 nga 3: Shkruani letrën tuaj të ankesës
• Metoda 2 e 3: Përdorimi i tonit dhe formatit të saktë
• Metoda 3 nga 3: Ndjekja
• Këshilla
• Paralajmërime

Shkrimi i një letre ankese është diçka që shumica e njerëzve duhet të bëjnë në një moment. Pavarësisht nëse jeni të pakënaqur me një produkt apo shërbim të një kompanie, zakonisht është e mundur të zgjidhni çështjen në një mënyrë të dobishme për të dy palët, përmes një letre ankese të vendosur, por të sjellshme. Shkrimi i një kompanie ankesash nuk duhet të jetë i vështirë ose i frikshëm - thjesht duhet të thuash qartë faktet dhe të kërkosh me edukatë një zgjidhje.

Të shkelësh

Metoda 1 nga 3: Shkruani letrën tuaj të ankesës

1. Ju lutemi adresojeni letrën tuaj departamentit të shërbimit ndaj klientit. Nëse shkruani një letër ankese, ju keni shansin më të mirë për sukses nëse letrën ia drejtoni departamentit të shërbimit të klientit të kompanisë. Departamenti i shërbimit ndaj klientit është mësuar të merret me ankesa dhe letra juaj ka të ngjarë të trajtohet në mënyrë efikase dhe efektive.
   • Mundohuni të gjeni emrin e menaxherit ose drejtorit të shërbimit ndaj klientit dhe t'i drejtoheni letrën tuaj personalisht atij. Filloni letrën tuaj me Dear zotëri ose Znj.e ndjekur nga mbiemri i tyre. Nëse nuk mund të gjeni emrin e menaxherit të shërbimit ndaj klientit, thjesht shkruani I nderuar Zotëri / Zonjë.
   • Ju duhet të jeni në gjendje të gjeni adresën e shërbimit ndaj klientit në faqen e internetit të kompanisë, ose në materialet promovuese ose promovuese të kompanisë, ose në paketimin e produkteve ose etiketat.
2. Merrni shpejt çështjen në letrën tuaj. Vija e parë e letrës suaj duhet të tregojë qartë pse po e shkruani letrën dhe cila është ankesa juaj saktësisht. Ju lutemi jepni sa më shumë fakte të rëndësishme, duke përfshirë datën, kohën dhe vendin ku keni bërë blerjen ose keni marrë shërbimin, së bashku me çdo numër serial ose model përkatës.
   • Marrësi i letrës duhet të jetë në gjendje të identifikojë pikën kryesore të letrës brenda pesë sekondave, kështu që shmangni hyrjet e gjata dhe jo koherente.
   • Ju mund të përfshini detaje të mëtejshme ose shpjegime në lidhje me situatën në paragraf pas fjalisë suaj të hapjes, por rreshti i parë duhet menjëherë të tërheqë vëmendjen ndaj ankesës suaj sa më qartë që të jetë e mundur.
   • Për shembull, linja juaj e hapjes mund të jetë: "Unë jam duke shkruar që të ankohem për një tharëse flokësh të prishur që bleva nga kompania juaj në 15 korrik, në vendin tuaj në një rrugë, Shembull Qyteti".
3. Thoni konkretisht se çfarë rezultati ose zgjidhje do të dëshironit të shihni. Nëse doni një zëvendësim, kthimin e parave tuaja, një riparim ose ndonjë formë tjetër të kompensimit, ju lutemi tregoni këtë qartë në paragrafin tuaj të dytë. Kjo do t'ju ndihmojë të mos merrni një letër formulari dhe t'i jepni marrësit diçka për të filluar.
   • Mundohuni të jeni sa më konstruktiv në komentet tuaja dhe sugjeroni mënyra që do t'ju ndihmojnë dhe vazhdoni marrëdhënien me kompaninë. Nëse kërkoni kthimin e parave ose ndonjë formë tjetër të dëmshpërblimit, ndërsa në të njëjtën kohë thoni se keni ndërmend të shkoni në një kompani tjetër, ata nuk do të ndjehen të detyruar të përpiqen të rregullojnë problemin.
   • Nëse dëshironi që kompania të zgjidhë një problem më të gjerë, përfshini atë në letrën tuaj, por pranoni që mund të marrë kohë.
   • Mos kërcënoni me padi në letrën tuaj të parë. Mund të jetë zgjidhja që ju nevojitet përfundimisht, por dërgoni së pari letrën tuaj të ankesës dhe prisni për një përgjigje.
4. Bashkangjitni kopjet e dokumenteve mbështetëse. Kjo mund të përfshijë fatura, çertifikata garancie, kopje të çeqeve që keni dërguar dhe, nëse është e përshtatshme, foto ose video. I gjithë dokumentacioni duhet të përfshihet në letrën tuaj.
   • Sigurohu qe ti kopjet të të gjithë dokumentacionit që dëshironi të bashkëngjitni, jo origjinalët. Në atë mënyrë, informacioni i rëndësishëm nuk mund të humbet nëse duhet t'i tregoni provat dikujt tjetër.
   • Gjithashtu sigurohuni që të tregoni numrin e saktë të bashkëngjitjeve në tekstin e letrës. Për shembull: "Bashkangjitur do të gjeni një kopje të faturës time origjinale, si dhe një kopje të kartës së garancisë së tharëse flokësh dhe informacionit të numrit serik."
5. Jepuni atyre një kohë të caktuar për të rregulluar problemin. Mund të ndihmojë për të siguruar një periudhë të saktë kohore në të cilën dëshironi që problemi të zgjidhet. Kjo do t'ju japë qetësi dhe do të ndihmojë në zgjidhjen e shpejtë të problemit.
   • Vendosja e një afati kohor do të ndihmojë gjithashtu që letra juaj të mos humbasë ose të harrohet, gjë që mund të çojë në telashe dhe pakënaqësi të mëtejshme midis jush dhe kompanisë.
   • Sigurohuni që periudha kohore që jepni të jetë e arsyeshme.Një ose dy javë është zakonisht e mjaftueshme, megjithëse do të ndryshojë në varësi të kërkesës tuaj.
6. Përfundojeni letrën me respekt. Falënderoni marrësin për ndihmën e tyre dhe tregojini se si dhe kur mund t'ju kontaktojnë për të zgjidhur problemin. Kjo do ta bëjë punën e tyre shumë më të lehtë, duke ju lejuar të shikoni përpara për një rezultat më efikas.
   • Përfundoni letrën me Sinqerisht ose Juaji sinqerisht (kjo e fundit është pak më formale). Shmangni formulat informale mbyllëse të tilla si "Përshëndetje".

Metoda 2 e 3: Përdorimi i tonit dhe formatit të saktë

1. Behu i sjellshem. Ju mund të jeni të zemëruar, dhe mund të keni të drejtë, por të qenit i pasjellshëm do ta bëjë marrësin vetëm në mbrojtje. Shkruani me një ton respektues dhe shmangni bërjen e komenteve kërcënuese, të zemëruara ose sarkastike me çdo kusht. Mos harroni se personi që lexon letrën tuaj nuk ishte drejtpërdrejt përgjegjës për atë që ndodhi, dhe ata do të jenë shumë më pozitivë dhe të gatshëm për të ndihmuar një klient të sjellshëm, të sjellshëm sesa një të akuzuar dhe të zemëruar.
   • Mos harroni se kompania ku po shkruani nuk po ju synon. Shumica e kompanive kanë interes të mbajnë klientët e tyre të lumtur.
   • Ju do të jeni shumë më të suksesshëm nëse e trajtoni marrësin si dikë që dëshiron t'ju ndihmojë, në vend që të supozoni se ata janë dashakeqës.
   • Mos shkruaj kur je i tërbuar. Prisni të qetësoheni para se të shkruani letrën tuaj. Ose nëse preferoni, shkruani letrën ndërsa avulli po ju del ende nga veshët, atëherë prisni një ose dy ditë para se ta dërgoni. Ju ndoshta do të dëshironi të riformuloni gjërat që të marrin avantazhin.
2. Jini konciz. Përfaqësuesit e shërbimit ndaj klientit mund të marrin qindra letra në ditë, prandaj është thelbësore që shpejt të arrini në pikën në mënyrë që ata të dinë saktësisht se me çfarë merren menjëherë sapo të fillojnë të lexojnë. Nëse letra juaj është shumë e gjatë ose e detajuar, lexuesi do ta lexojë atë globalisht dhe në fund të fundit nuk do të ketë ide të qartë për problemin e saktë ose zgjidhjen e dëshiruar.
   • Shmangni detajet e tepruara ose tiradat ose monologjet e gjata.
   • Mundohuni ta mbani letrën tuaj të kufizuar në njërën anë, ose më pak se rreth 200 fjalë.
3. Urdhëroni respekt. Zbatimi i respektit në letrën tuaj jep tonin e duhur dhe i bën të ditur kompanisë që ankesa juaj duhet të merret seriozisht. Kjo është veçanërisht e vërtetë për ankesat më serioze, të cilat mund të kenë pasoja të konsiderueshme financiare.
   • Zbatimi i respektit përfshin një sërë gjërash, të tilla si cilësia e gjuhës, njohuritë tuaja për të drejtat tuaja dhe përgjegjësitë e kompanisë, si dhe një prezantim profesional të letrës.
   • Të gjitha këto gjëra ju japin kredibilitet, gjë që duhet të ketë një efekt pozitiv në përgjigjen ndaj letrës suaj.
4. Organizoni letrën tuaj në një mënyrë të qartë, korrekte. Siç u përmend më lart, rregullimi i letrës suaj në një mënyrë profesionale do të ndikojë pozitivisht në mënyrën e pranimit të ankesës suaj. Vendosni emrin, adresën dhe datën tuaj në pjesën e sipërme të majtë, të ndjekur nga emri ose titulli i personit që po i shkruani, së bashku me adresa e kompanisë pikërisht mbi pjesën e letrës.
   • Gjithmonë shkruani letrën tuaj në një kompjuter, kjo e bën më të lehtë për të lexuar dhe duket shumë më e rregullt. Nëse duhet të shkruani me dorë letrën tuaj, sigurohuni që shkrimi juaj është i qartë dhe i lexueshëm, pa fjalë të kryqëzuara ose njolla boje.
   • Për të shkruar firmën tuaj, lini një hapësirë ​​bosh më poshtë Sinqerisht ose Juaji sinqerisht ku mund të vendosni nënshkrimin tuaj. Nën këtë hapësirë, shkruani emrin tuaj në mënyrë që të jetë qartë e lexueshme.
   • Mbani letrën të pastër dhe të mirëorganizuar, me paragrafë me të njëjtën madhësi.
5. Kontrolloni drejtshkrimin dhe gramatikën. Drejtshkrimi dhe gramatika e pasaktë mund të ndikojnë negativisht në mënyrën e pranimit të ankesës suaj. Sigurohuni që të përdorni një kontrollues drejtshkrimi në kompjuterin tuaj përpara se të shtypni letrën, ose bëni që dikush tjetër ta lexojë atë para se ta dërgoni.

Metoda 3 nga 3: Ndjekja

1. Prisni që të kalojë afati kohor që keni caktuar. Jini të durueshëm dhe mos bëni asgjë derisa të mbarojë afati i dhënë në letrën tuaj të parë. Nëse kjo datë kalon dhe ende nuk keni dëgjuar asgjë, ndiqni një telefonatë ose email për të kontrolluar nëse letra është marrë. Alwaysshtë gjithmonë më mirë t'i jepni kompanisë përfitimin e dyshimit.
   • Nëse ende nuk keni marrë informacion në lidhje me letrën tuaj, ose nëse e keni, por situata nuk është trajtuar në mënyrë të kënaqshme, mund të vazhdoni duke ia dërguar ankesën tuaj dikujt në rang më të lartë.
2. Punoni lart në strukturën e komandës. Nëse nuk keni sukses në marrëdhëniet me drejtorin e shërbimit ndaj klientit, përpiquni të zbuloni se kush renditet më lart dhe shkruajini atij personi. Sa herë që ngjitni shkallët, qoftë nga përfaqësuesi i shërbimit ndaj klientit tek drejtori te nënkryetari te CEO, shtoni korrespondencën që keni pasur në nivelin e mëparshëm. Në atë mënyrë, përfaqësuesi juaj i ri i shitjeve në kompani do të dijë se çfarë po ndodh, dhe çështja mund të zgjidhet pa një proces gjyqësor.
   • It'sshtë më mirë të filloni me departamentin e shërbimit ndaj klientit para se të ngjiteni në kodër, në vend që të shkoni drejt në majë. Kjo sepse departamenti i shërbimit ndaj klientit është më me përvojë në trajtimin e këtyre llojeve të ankesave, dhe letrat drejtuar CEO-së ka gjasa t’i kalojnë këtij departamenti gjithsesi.
   • Nëse është kështu, përfaqësuesit e shërbimit të klientit mund të fillojnë automatikisht t'ju shohin në një dritë të pafavorshme për përpjekjen për t'u marrë mbi kokat e tyre.
   • Mos harroni, nëse po i shkruani një letër një CEO ose menaxherit të përgjithshëm, ajo duhet të jetë shumë e qartë, koncize dhe e shkruar mirë, pasi ata ndoshta nuk dinë ende për incidentin.
3. Nëse dëshironi të paraqisni një proces gjyqësor, shkoni te një avokat. Ai ose ajo do të dijë të bëjë. Mos harroni se veprimi ligjor është një mundësi e fundit dhe sjellja e tij menjëherë në letrën tuaj do të vendosë një ton negativ dhe do të rrezikojë anashkalimin e pretendimeve për kompensim. Mund të jetë gjithashtu negative për ju nëse vërejnë se po blofoni.

Këshilla

• Para se të shkruani, merrni një moment për të menduar se çfarë ka ndodhur. Kur të keni menduar për gjithçka dhe të dini saktësisht se çfarë doni dhe si doni ta kërkoni, jeni gati të shkruani letrën tuaj.
• Sigurohuni që emri juaj, adresa, e-mail dhe numri i telefonit (shtëpi, punë dhe celular nëse është e mundur) janë në letrën tuaj. Kërkoni gjithashtu detajet e lexuesit në mënyrë që të dy të jeni në gjendje të azhurnoni me çdo përparim të ankesës suaj.
• Lexojeni përsëri dhe sigurohuni që gjithçka është e vërtetë, e sinqertë dhe e verifikueshme.
• Mos u beto. Mos harroni se doni kompensim ose zgjidhje dhe ofendimi i lexuesit tuaj nuk do të kontribuojë në këtë. Nëse dëshironi të përdorni gjuhë më të fuqishme, shmangni zërin pasiv dhe përdorni fjalë që janë më të drejtpërdrejta dhe përshkruese. Ndoshta keni qenë i tronditur apo edhe ndjehet neveri, fjalë më të forta sesa thjesht i zhgënjyer.
• Dorëzimi i ankesës tuaj me shkrim ka një efekt më të fortë sesa dërgimi i kompanisë një email, faks ose komente në blogun ose faqen e tyre të internetit. Shumica e kompanive trajtojnë ankesat zyrtare me shkrim me përparësi më të lartë.
• Nëse jeni duke shkruar që të ankoheni për një person specifik, kufizoni letrën tuaj në të metat e tij dhe mos u ankoni për organizatën në tërësi. Nëse po shkruani për t'u ankuar në lidhje me politikat e kompanisë, mos e fyeni dëgjuesin ose politikën. Thjesht tregoni problemin tuaj dhe si dëshironi që ai të zgjidhet.
• Mos dërgoni deklarata të dëshmitarëve nën betim. Në fakt, nëse mendoni se do të përfundoni duke shkuar në gjykatë, ju me siguri dëshironi të hiqni dorë jo vetëm nga dëshmia, por edhe nga emri i saj. Gjithashtu mbani në mend se shkimi në gjykatë ndoshta nuk është i lirë. Në shumicën e rasteve është më mirë të arrihet një marrëveshje joformale, ose më së shumti përmes një komiteti të mosmarrëveshjeve.
• Ka faqe në internet të konsumatorëve ku mund të paraqisni ankesa dhe të shihni nëse të tjerët kanë qenë në të njëjtën situatë me atë kompani specifike.
• Mbani kopjet e të gjitha letërkëmbimeve dhe datave të dërgimit të letrave tuaja.

Paralajmërime

• Illegalshtë e paligjshme të shkruash një letër që kërcënon dhunën fizike, shkatërrimin e pasurisë ose sulmin ndaj shëndetit ose sigurisë. Një kërcënim mund të interpretohet si frikësim, dhe mund të jetë bazë për proces gjyqësor, dhe mund të jetë subjekt i gjobave apo edhe burgimit. Bëni vetes një nder dhe harroni kërcënimet. Mos i vendosni në letër dhe mos i dërgoni!