Përmbajtje

• Të shkelësh
• Pjesa 1 nga 3: Vendosja e SOP-it tuaj
• Pjesa 2 nga 3: Shkrimi i PSO-së tuaj
• Pjesa 3 nga 3: Sigurimi i suksesit dhe saktësisë
• Këshilla

Një Procedurë Operacionale Standarde (SOP) përmban informacion se si të kryhet një detyrë hap pas hapi. Një PSV ekzistues duhet vetëm të modifikohet dhe azhurnohet, por gjithashtu mund të gjendeni në një situatë ku duhet ta konfiguroni plotësisht.

Të shkelësh

Pjesa 1 nga 3: Vendosja e SOP-it tuaj

1. Zgjidhni formatin. Nuk ka asnjë mënyrë të drejtë dhe të gabuar për të shkruar një PSV. Por kompania juaj ndoshta tashmë ka një numër të PSV-ve që mund të shikoni për të marrë një ide të strukturës së dëshiruar. Përdorni PSO-të ekzistuese - nëse ka - si një shembull. Nëse nuk ka ndonjë, ju keni disa mundësi:
   • Konfigurimi me hapat e thjeshtë. Kjo është e mirë për procedurat rutinë, të cilat janë të shkurtra, japin pak rezultate të mundshme dhe janë konkretisht të arsyeshme. Në fakt, përtej dokumentacionit të nevojshëm dhe masave paraprake të sigurisë, nuk është asgjë më shumë sesa një listë pikash, duke i thënë lexuesit me fjali të thjeshta se çfarë të bëjë.
   • Konfigurimi me hapat hierarkikë. Kjo funksionon mirë për procedurat më të gjata - me më shumë se dhjetë hapa, duke kërkuar që vendimet të merren, sqarohen dhe shpjegohet terminologjia. Kjo është zakonisht një listë e hapave kryesorë dhe nën-hapave të tyre në një renditje specifike.
   • Konfigurimi me tabelat e rrjedhës. Nëse një procedurë është më shumë si një hartë, me shumë rezultate të ndryshme të mundshme, një diagram është zgjidhja më e mirë. Ju duhet të zgjidhni këtë konfigurim kur rezultatet nuk mund të parashikohen si duhet.
2. Mendoni për audiencën tuaj. Ekzistojnë tre gjëra të rëndësishme për t'u marrë parasysh para se të shkruani një PSV:
   • Çfarë di tashmë audienca juaj? A është publiku juaj i njohur me organizatën dhe procedurat e saj? A e njohin ata terminologjinë? Gjuha që përdorni duhet të përputhet me njohuritë dhe kontributin e lexuesit.
   • Aftësitë gjuhësore të audiencës suaj. A është e mundur që ka njerëz që nuk flasin gjuhën tuaj nëse lexojnë SOP tuaj ""? Nëse është kështu, është një ide e mirë të përfshini imazhe me mbishkrime dhe diagrame.
   • Madhësia e audiencës tuaj. Nëse SOP-i juaj lexohet nga shumë njerëz (në role të ndryshme) në të njëjtën kohë, ju duhet ta konfiguroni dokumentin si një dialog në një shfaqje: përdoruesi 1 bën diçka, pastaj përdoruesi 2, etj. Në këtë mënyrë, çdo përdorues mund të shohë se si ai ose ajo është një dhëmbëzor në një makinë që funksionon mirë.
3. Mendoni për njohuritë "tuaja". Përfundimi është kjo: A jeni personi i duhur për ta shkruar këtë? A e kuptoni për çfarë bëhet fjalë? Si mund të shkojë keq? Si duhet të jetë i sigurt? Nëse jo, më mirë ia dorëzoni punën dikujt tjetër. Një PSO e shkruar dobët - ose më keq, e shkruar gabimisht - jo vetëm që çon në uljen e produktivitetit dhe dështimit të organizatës, por gjithashtu mund të jetë i pasigurt dhe të ndikojë në gjithçka, nga ekipi juaj në mjedis. Me pak fjalë, nuk është një rrezik që dëshironi të merrni.
   • Nëse është një projekt që ndiheni të detyruar ta përfundoni, mos kini frikë të kërkoni ndihmë nga ata që merren me procedurën çdo ditë. Kryerja e intervistave është një pjesë e përbashkët e procesit të krijimit të PSV-së.
4. Zgjidhni midis një PSV të shkurtër ose të gjatë. Nëse jeni duke shkruar ose azhurnuar një SOP për një grup njerëzish që janë të njohur me protokollin, terminologjinë, etj. Dhe thjesht duan një PSV të shkurtër dhe konciz, të tillë si një listë kontrolli, mund ta mbani të shkurtër.
   • Përveç objektivit të përgjithshëm dhe informacionit tjetër të rëndësishëm (data, autori, numri i identitetit, etj.), Ai përmban vetëm një listë të hapave. Nëse nuk nevojiten detaje ose sqarime të mëtejshme, kjo është e mjaftueshme.
5. Mbani në mend qëllimin e PSV-së. Shtë e qartë se keni të bëni me një procedurë që përsëritet vazhdimisht në organizatën tuaj. Por a ka ndonjë arsye specifike që ky PSV është kaq i vlefshëm? A duhet të theksohet siguria në të? Masat e pajtueshmërisë? A përdoret për trajnim apo çdo ditë? Këtu janë disa arsye pse PSV-ja juaj është e nevojshme për suksesin e ekipit tuaj:
   • Për të siguruar përmbushjen e standardeve të pajtueshmërisë
   • Për të maksimizuar kërkesat e prodhimit
   • për të siguruar që procedura të mos ndikojë negativisht në mjedis
   • Për të garantuar sigurinë
   • Për tu siguruar që gjithçka shkon sipas orarit
   • Për të shmangur defektet e prodhimit
   • Të përdoret si një dokument trajnimi
     • Të dish se çfarë të theksohet në PSV-në tuaj do ta bëjë më të lehtë strukturimin e dokumentit rreth këtyre pikave. Alsoshtë gjithashtu më e lehtë për të parë se sa i rëndësishëm është PSV-ja juaj.

Pjesa 2 nga 3: Shkrimi i PSO-së tuaj

1. Përshkruani materialin e nevojshëm. PSV-të teknike përgjithësisht, "përveç" vetë procedurës, përbëhen nga katër elementë:
   • Titulli i faqes. Kjo përfshin 1) titullin e procedurës, 2) një numër identifikues të PSO-së, 3) datën e lëshimit ose modifikimit, 4) emrin e ndërmarrjes, sektorit ose departamentit me të cilin lidhet PSV-ja dhe 5) nënshkrimet të atyre që përgatitën dhe miratuan PSV-në. Ju mund ta konfiguroni këtë faqe siç dëshironi, për sa kohë që informacioni është i qartë.
   • Indeksi. Kjo është e nevojshme vetëm nëse PSV-ja juaj është e gjatë, në mënyrë që ta shikoni me lehtësi. Një konfigurim i thjeshtë standard është ai që ju nevojitet këtu.
   • Kontrolli i cilësisë dhe cilësisë. Një procedurë nuk është e mirë nëse nuk mund të kontrollohet. Sigurohuni që keni në dispozicion materialin dhe detajet e nevojshme në mënyrë që lexuesi të verifikojë nëse rezultati i dëshiruar është arritur. Kjo mund të jetë në formën e dokumenteve të tjera, të tilla si, për shembull, shembuj vlerësimi.
   • Referenca. Sigurohuni që të keni një listë të të gjithë librave të referuar të cituar ose të cituar. Kur i referohen PSV-ve të tjera, sigurohuni që informacioni i nevojshëm të përfshihet në shtojcë.
     • Mund të ndodhë që organizata juaj të përdorë protokolle të tjerë përveç këtyre. Nëse mund t'i referoheni një PSV-je tashmë ekzistuese, lëreni këtë strukturë dhe qëndroni në atë që ekziston tashmë.
2. Në vetë procedurën, sigurohuni që t'i përmbaheni sa vijon:
   • Fusha dhe zbatueshmëria. Me fjalë të tjera, përshkruani qëllimin e procesit, kufijtë e tij, por edhe mënyrën se si do të përdoret. Shtoni standarde, rregullore, role dhe përgjegjësi, dhe input dhe output.
   • Metodologjia dhe procedurat. Ky është mishi në kocka - renditni të gjitha hapat, duke përfshirë detajet e nevojshme dhe duke përfshirë të gjitha pajisjet e nevojshme. Përfshini procedurat pasuese dhe faktorët e vendimit.Identifikoni pikat "çfarë ... nëse" dhe çdo shkelje të mundshme ose shqetësime të sigurisë.
   • Sqarimi i Terminologjisë. Identifikoni shkurtesat dhe frazat që nuk janë në gjuhën e zakonshme.
   • Paralajmërime të Shëndetit dhe Sigurisë. Renditni këto në një kapitull të veçantë dhe gjithashtu renditini pranë hapave me të cilët ato lidhen. Mos i banalizoni këto gjëra.
   • Pajisjet dhe furnizimet. Renditni se çfarë nevojitet dhe cilat pajisje ose standarde të pajisjeve mund të gjeni kur dhe ku.
   • Paralajmërimet dhe problemet. Pra departamenti i problemeve. Flisni për gjithçka që mund të shkojë keq, për çfarë të shikoni, dhe çfarë mund të jetë një problem për produktin përfundimtar, perfekt.
     • Jepni secilës temë kapitullin e vet (zakonisht të numëruar) për të mbajtur PSV-në tuaj që të mos bëhet shumë gjuhësore dhe konfuze dhe për t'i mbajtur gjërat të arritshme.
     • Kjo nuk është një listë shteruese; ky është vetëm maja e ajsbergut procedural. Organizata juaj mund të tregojë se cilat aspekte të tjera kërkojnë vëmendje.
3. Mbani shkrimet tuaja koncize dhe të lexueshme. Shanset janë, audienca juaj nuk po i lexon ata për argëtim. Mbajeni të shkurtër dhe të ëmbël - përndryshe ju do të humbni vëmendjen ose ata do ta kenë dokumentin të vështirë për t'u marrë dhe të vështirë për t'u kuptuar. Mbani fjalitë tuaja sa më të shkurtra që të jetë e mundur.
   • Ja një keq shembull: Sigurohuni që të hiqni të gjithë pluhurin nga hyrjet e ajrit përpara se t'i përdorni.
   • Ja një mirë shembull ": Para përdorimit, vakumoni të gjithë pluhurin nga hyrjet e ajrit.
   • Në përgjithësi, mos flisni për "ju". Flet vetvetiu. Flisni në mënyrë aktive dhe filloni fjalitë tuaja me urdhëresën.
4. Nëse është e nevojshme, intervistoni punonjësit e përfshirë në proces se si e kryejnë punën. Gjëja e fundit që dëshironi është të shkruani një PSP që thjesht nuk ka kuptim. Ju rrezikoni sigurinë, efektivitetin dhe kohën e ekipit tuaj dhe nuk merrni parasysh procedurat tashmë të përdorura - diçka që kolegët tuaj nuk do t'ju falenderojnë. Bëni pyetje nëse është e nevojshme! Kjo duhet të bëhet siç duhet!
   • Nëse gjërat nuk janë të qarta, kërkoni nga njerëz të ndryshëm të sjellin të gjitha rolet dhe përgjegjësitë. Një anëtar i ekipit mund të mos përmbahet në PSV dhe një tjetër mund të përfshihet vetëm në disa nga veprimet.
5. Prisni copa të mëdha teksti në pjesë me diagrame dhe tabela rrjedhësh. Nëse keni të bëni me një ose dy hapa që janë veçanërisht të ndërlikuar, mund ta bëni më të lehtë për lexuesit tuaj me një tabelë ose tabelë. Bëhet më e lehtë për tu lexuar dhe i jep mendjes një shkëputje nga të gjitha përpjekjet për të kuptuar gjithçka. Dhe për ju duket më e plotë dhe e shkruar mirë.
   • Mos i përdorni thjesht për të aromatizuar ose për ta bërë SOP-in tuaj të duket më mbresëlënës; bëjeni vetëm nëse ka kuptim ose nëse po përpiqeni të kapërceni një pengesë gjuhësore.
6. Sigurohuni që çdo faqe të ketë kodimin e saktë. PSV-ja juaj është padyshim një nga shumë PSV-të. Për atë arsye, organizata juaj duhet të mbajë një lloj baze të të dhënave në të cilën gjithçka mbahet bazuar në një sistem të caktuar indeksimi. PSV-ja juaj është pjesë e këtij indeksimi dhe prandaj ka nevojë për një formë të kodimit që të merret. Kjo është arsyeja pse duhet të deklarohet qartë.
   • Çdo faqe duhet të ketë një titull të shkurtër ose numër ID, datën dhe numrin e faqes. Ju mund të keni nevojë për shënime në fund të faqes; kjo varet nga politika e organizatës suaj në këtë pikë.

Pjesa 3 nga 3: Sigurimi i suksesit dhe saktësisë

1. Testoni procedurën. Nëse nuk doni ta provoni procedurën tuaj, ndoshta nuk e keni shkruar mjaft mirë. Kërkoni nga dikush me "kuptim të kufizuar" të procesit (ose dikush përfaqësues i lexuesit të zakonshëm) të përdorë PSV-në tuaj dhe të drejtohet nga ai. Me çfarë problemesh hasin? Nëse ka ndonjë, ju duhet t'i adresoni ato dhe të bëni rregullimet e nevojshme.
   • Bestshtë më mirë që SOP-i juaj të testohet nga disa njerëz. Njerëz të ndryshëm do të hasin në gjëra të ndryshme, të cilat do t'ju japin shumë përgjigje (shpresojmë të jenë të dobishme).
   • Sigurohuni që procedura të testohet nga dikush që nuk e ka bërë kurrë. Dikush me njohuri paraprake do të mbështetet në atë që të marrë përpara dhe jo në radhë të parë në punën tuaj, në mënyrë që të humbasë shenjën.
2. Bëni vlerësimin e PSV-së nga ata që në të vërtetë kryejnë procedurën. Në fund të fundit nuk ka rëndësi me të vërtetë çfarë mendojnë shefat tuaj për PSV-në. Bëhet fjalë për ato atje në të vërtetë duhet të bashkëpunojnë. Pra, para se ta dërgoni tek shefat në katin e sipërm, tregojuni frytin e stilolapsit tuaj atyre që do të bëjnë ose tashmë do të bëjnë punën. Gjeni çfarë ajo e saj?
   • Duke i përfshirë ata dhe duke i bërë ata pjesë të procesit, ata ka më shumë të ngjarë të pranojnë këtë PSV. Dhe ata pa dyshim kanë disa ide të shkëlqyera!
3. Kontrolloni PSV-në tuaj nga këshilltarët tuaj dhe departamenti i kontrollit të cilësisë. Pasi ekipi të jetë në rregull, mund t'ia përcillni këshilltarëve tuaj. Ata mund të kenë më pak për të thënë në lidhje me vetë punën, por ata do t'ju njoftojnë nëse konfigurimi është në rregull, nëse keni harruar diçka dhe ata do t'ju bëjnë të dini se si ta bëni gjithçka zyrtare dhe pjesë të sistemit.
   • Përdorni sistemet zyrtare të rrugëzimit për të marrë aprovimin e dokumentit, në mënyrë që të jeni të sigurt se procesi i dhënies së miratimit është nënshkruar siç duhet. Kjo ndryshon nga organizata në organizatë. Ju thjesht dëshironi të siguroheni që të gjithë kanë thënë fjalën e tyre dhe se të gjitha rregullat janë ndjekur.
   • Nënshkrimet duhet të jenë. Shumica e kompanive nuk kanë më probleme me nënshkrimet elektronike.
4. Filloni të përdorni SOP-in tuaj sapo të miratohet. Së pari mund të duhet të organizoni trajnim për punonjësit e përfshirë, por gjithashtu mund të nënkuptojë që letra juaj të varet në tualet. Sido që të jetë, sigurohuni që puna juaj të përdoret! Ti e bëre. Koha për pak njohje!
   • Sigurohuni që SOP-i juaj të jetë i azhurnuar. Nëse nuk është më rasti, rregulloni menjëherë një azhurnim, sigurohuni që azhurnimet të aprovohen dhe dokumentohen dhe dërgoni PSV përsëri. Siguria, produktiviteti dhe suksesi i ekipit tuaj varen nga kjo.

Këshilla

• Thjesht përdorni Hollandisht për të shpjeguar hapat.
• Mos harroni të përfshini palët e interesuara nëse është e mundur në mënyrë që procesi i shkruar të jetë në përputhje me procesin aktual.
• Kontrolloni nëse ekziston një version i vjetër i SOP. Ndoshta mund të kufizoheni në disa ndryshime të shpejta. Sigurohuni që edhe t’i dokumentoni siç duhet!
• Keni një historik të dokumenteve me secilin version të ri.
• Përdorni grafikët dhe imazhet e rrjedhës, në mënyrë që lexuesi të ndjekë procesin siç duhet.
• Kushtojini vëmendje qartësisë. Sigurohuni që interpretime të shumta nuk janë të mundshme. Tregojuni procedurës dikujt që nuk e njeh atë dhe pyetini se çfarë mendojnë: ju prapë mund të përballeni me të papritura.
• Kontrolloni dokumentin tuaj para se ta keni aprovuar.