Përmbajtje

• Hapat
• Këshilla
• Paralajmërim

Duhet të shkruani një letër pune profesionale dhe të sjellshme? Shumica e mesazheve të punës vijnë të paraformatuara dhe të lehta për tu kopjuar, thjesht duhet të ndryshoni përmbajtjen e mesazhit. Letra e biznesit gjithmonë duhet të përmbajë datën, informacionin në lidhje me dërguesin, marrësin dhe disa paragrafë në pjesën e mesazhit. Ju dëshironi të shkruani një fotografi, ju lutemi ndiqni hapat më poshtë dhe korrigjoni pikat e nevojshme që të përputhen me standardet e kompanisë suaj.

Hapat

Pjesa 1 nga 4: Mesazhi i Hapjes

1. 

   Kuptoni formatin. Pavarësisht për çfarë flet letra juaj, ka disa standarde për pamjen e letrës që duhet të ndiqni. Letrat e biznesit duhet të shtypen dhe të shkruhen në një font të njohur si Arial ose Times New Roman. Ju duhet të theksoni paragrafët në mesazhe manualisht. Kjo do të thotë që ju të filloni një paragraf të ri duke shtypur butonin "kthim" dy herë. Mos përdorni komandën indent për të theksuar paragrafët.
   • Lëreni diferencën rreth 2 cm në të gjitha skajet.
   • Emaili gjithashtu duhet të shkruhet me gërma të njohura. Mos përdorni shkronja që imitojnë shkrime dore ose janë shumëngjyrëshe, përveç bardh e zi në postën e punës.

2. 

   
   
   Zgjidhni llojin e saktë të letrës. Letra e punës duhet të shtypet në madhësinë e letrës 22 cm x 28 cm ("madhësia e letrës"). Nëse nuk jeni në SH.B.A., mund të përdorni letër me madhësi A4. Disa kontrata të gjata mund të shtypen në letër 22cm x 36cm ("madhësia ligjore").
   • Nëse shtypni për postë, duhet ta shtypni në letrën e kompanisë. Kjo i jep letrës një pamje më profesionale dhe gjithashtu ofron logon dhe informacionin e kontaktit të kompanisë suaj.

3. 

   
   
   Jepni informacion në lidhje me kompaninë tuaj. Jepni emrin e kompanisë dhe adresën, në të cilën secila pjesë e adresës është e shkruar në një rresht tjetër. Nëse jeni pronar ose punoni si profesionist i pavarur, zëvendësoni emrin e kompanisë me emrin tuaj ose shkruani emrin tuaj mbi emrin e kompanisë.
   • Nëse kompania juaj ka një letër me kokë të para-hartuar, mund ta përdorni në vend që të shkruani emrin dhe adresën e kompanisë.
   • Nëse po shkruani vetë adresën, duhet të radhitni në të djathtë ose në të majtë në krye të faqes, varësisht nga ju dhe preferencat e kompanisë suaj.
   • Nëse po dërgoni postë ndërkombëtare, shkruani emrin e vendit me shkronja të mëdha.

4. 

   
   
   Shtoni datën. Shkrimi i plotë i datës është zgjedhja më profesionale. Për shembull, mund të shkruani "1 Prill 2012" ose "1 Prill 2012". Data duhet të lihet e justifikuar, disa rreshta poshtë adresës së dërguesit.
   • Nëse letra juaj është shkruar brenda pak ditësh, lini datën kur e mbaroni letrën.

5. 

   Siguroni informacione për marrësit. Shkruani emrin e plotë të marrësit, titullin (nëse ka), emrin e kompanisë dhe adresën e postës dhe ndani këtë informacion në rreshta të veçantë. Nëse është e nevojshme, shtoni një numër referimi. Informacioni i marrësit duhet të lihet i justifikuar nga disa rreshta poshtë datës.
   • Bestshtë më mirë t'i dërgoni një letër një personi të identifikuar. Në këtë mënyrë personi të cilit i dërgoni mesazhin mund t'i përgjigjet mesazhit tuaj. Nëse nuk e dini emrin e personit të cilit duhet t'i dërgoni me postë, bëni një kontroll të vogël. Ju mund të telefononi kompaninë e tyre për të kërkuar emrin dhe titullin e saktë të personit.

6. 

   Zgjidhni një urim. Një përshëndetje është një pikë respekti për marrësin e mesazhit dhe cila përshëndetje është përdorur varet nga fakti nëse e njihni personin të cilit po i dërgoni mesazhin, sa mirë i njihni ata dhe sa solemne është letra. . Ju mund të konsideroni opsionet e mëposhtme:
   • "Për kë mund të shqetësohet" (Për ata që janë të përfshirë) vetem kur Ju nuk e dini kush, sidomos kujt doni t’i dërgoni mesazhin.
   • Nëse nuk e njihni marrësin e postës suaj, fillimi me "Dear Sir / Madam" (I dashur Zot / Zonjë ") është një mundësi e sigurt.
   • Ju gjithashtu mund të përdorni titullin dhe emrin e marrësit, për shembull "I dashur Dr. Smith" (I dashur profesor Smith).
   • Nëse e njihni mirë marrësin e postës dhe keni një marrëdhënie të ngushtë me ta, mund t'i telefononi me emër, siç është "E dashur Susan".
   • Nëse nuk jeni të sigurt për gjininë e marrësit të mesazhit, thjesht shkruani emrin e plotë, p.sh. "I dashur Kris Smith" (Përshëndetje Kris Smith).
   • Mos harroni të shkruani një presje pas përshëndetjes ose një zorrë të trashë pas "Për kë mund të shqetësohet".
   reklamë

Pjesa 2 nga 4: Përbërja e përmbajtjes së mesazhit

1. 

   Drejt për problemin. Koha është para, siç thotë maksima, shumica e sipërmarrësve e urrejnë humbjen e kohës. Prandaj, përmbajtja e letrës duhet të paraqitet shkurtimisht dhe profesionalisht. Shkruani një letër ku marrësi mund ta lexojë shpejt duke u drejtuar në pikë dhe duke përmbledhur mendimin tuaj në paragrafin e parë. Për shembull, gjithmonë mund të filloni me "Unë po ju shkruaj në lidhje me ..." (Unë po ju shkruaj për ...) dhe të filloni nga atje.
   • Mos përdorni gjuhë me teksturë, goditje të mëdha ose fjali të gjata dhe rrethrrotulluese - komunikoni atë që duhet të thoni sa më shkurt dhe qartë.
   • Shprehni bindshëm. Duket se qëllimi më i madh i të shkruarit të një letre është të bindësh lexuesin të bëjë diçka: të ndryshojë mendim, të korrigjojë një gabim, të dërgojë para ose të ndërmarrë ndonjë veprim. Mundohuni të bindni marrësin e mesazhit të bëjë atë që dëshironi.

2. 

   Përdorni përemrat vetorë. Në mënyrë ideale, ju duhet të përdorni përemrat vetorë "Unë" (I), "ne" (ne) dhe "ju" (ju) në letrën tuaj. Përshkruajeni atë si "Unë" (mua) dhe thirrni lexuesin "ju" (shok / gjysh / gjyshe / vëlla / motër).
   • Vini re nëse po shkruani në emër të një organizate. Nëse ofroni një perspektivë rritjeje për kompaninë tuaj, duhet të përdorni "ne" (ne) për t'i bërë të ditur lexuesit tuaj që flisni për kompaninë. Nëse shkruani për mendimin tuaj personal, përdorni "Unë" (mua).

3. 

   
   
   Shkruaj qartë, shkurt dhe konciz. Bëni lexuesit tuaj të dinë saktësisht se çfarë doni të thoni. Lexuesit do t'i përgjigjen shpejt mesazhit tuaj nëse përmbajtja e mesazhit tuaj është e qartë. Në veçanti, nëse doni që lexuesit të nxjerrin konkluzione ose të marrin masa në përgjigje të letrës suaj, atëherë tregojuni atyre. Shpjegoni tezën tuaj në mënyrën më koncize.

4. 

   
   
   Përdorni fjali aktive. Kur përshkruani një situatë ose bëni një kërkesë, përdorni më tepër aktiv sesa pasiv. Fjalitë pasive mund ta bëjnë letrën tuaj të errët ose të mos specifikojë personin e përfshirë. Përveç kësaj, fjalia aktive është e efektshme dhe më e drejtpërdrejtë. Për shembull:
   • Fjalia pasive: Syzet e diellit nuk janë të dizajnuara ose të prodhuara në lidhje me qëndrueshmërinë e tyre.
   • Deklarata proaktive: Kompania juaj harton dhe prodhon syze dielli pa marrë parasysh qëndrueshmërinë e tyre.

5. 

   
   
   Jini me mendje të duhur. Letrat shkruhen nga qeniet njerëzore dhe u drejtohen njerëzve, kështu që shmangni shkronjat e ngurta nëse është e mundur. Ju nuk mund të ndërtoni një marrëdhënie të re me një letër jo-personale dhe mungesën e hapjes. Sidoqoftë, shmangni përdorimin e gjuhës bisedore ose fjalëve zhargon si "ju e dini" (e dini), "dua të them" (dua të them) ose "dua" (dua të bëj - shkurt për "dua"). i madh '). Mbani tonin serioz, por miqësor dhe entuziast.
   • Nëse e njihni mirë marrësin, duhet të keni një varg urimesh të këndshme për ta në mënyrë joformale.
   • Përdorni gjykimin tuaj kur vendosni në çfarë mase të shpreheni. Ndonjëherë pak humor mund t'ju ndihmojë të bëni një marrëveshje të suksesshme, por kini kujdes kur ngacmimi mund të jetë një gabim.

6. 

   I sjellshëm dhe i sjellshëm. Edhe nëse shkruani një letër për t'u ankuar ose shprehur shqetësime, përsëri mund të jeni të sjellshëm. Vendoseni veten në vendin e marrësit dhe dilni me çfarëdo ideje që ju vjen, në një mënyrë të arsyeshme që lexuesit të shohin se jeni gjithmonë entuziast dhe të gatshëm të ndihmoni.
   • Për shembull, mund të bëni një ankesë të ashpër si kjo: "Unë mendoj se syzet e diellit tuaj janë shumë të këqija dhe nuk do t'i blej kurrë më." Megjithatë, ju mund të shkruani në një mënyrë më të sjellshme: " Unë jam i zhgënjyer me produktin e syzeve të diellit të kompanisë suaj dhe kam në plan të blej gota diku tjetër në të ardhmen.

7. 

   Përdorni modelin e kokës "faqja e dytë" për faqe shtesë. Shumica e letrave të biznesit duhet të jenë të shkurtra në një faqe. Por nëse çështja për të cilën po flisni është më e gjatë, si një kontratë ose një çështje ligjore, mund t'ju duhen edhe disa faqe. Përdorni modelin e kokës së letrës "faqja e dytë", i cili zakonisht ka një adresë të shkurtuar dhe të njëjtin lloj letre me kokën e letrës së faqes së parë.
   • Numërimi i faqes në krye të faqes me faqet e dyta dhe ato pasuese. Mund të shtoni gjithashtu emra dhe data të marrësve.

8. 

   Përmbledhje e përmbajtjes. Në paragrafin e fundit, përmblidhni pikat kryesore dhe tregoni qartë hapat në planin tuaj të veprimit ose çfarë të prisni nga marrësi i mesazhit. Vini re se marrësi mund t'ju kontaktojë për t'ju pyetur ose biseduar, falënderojeni për interesin e tyre për letrën dhe çështjen tuaj. reklamë

Pjesa 3 nga 4: Letrat përfundimtare

1. 

   Zgjidhni fjalinë mbaruese. Përfundimi, si një përshëndetje, tregon respektin e marrësit dhe shkallën e solemnitetit të letrës. "Juaji sinqerisht" ose "Sinqerisht" është zakonisht një zgjedhje e sigurt; Ju mund të konsideroni mundësi të tjera të tilla si "Përzemërsisht", "Me respekt" (Përshëndetjet më të mira), "Përshëndetje" dhe "Juaji me të vërtetë" (Sinqerisht). Ju gjithashtu mund të zgjidhni një përfundim pak më pak formal por profesional të tillë si "Të gjitha më të mirat", "Urimet më të mira" (Urimet më të mira) , "Përshëndetje të ngrohtë" dhe "Faleminderit" dhe "Faleminderit". Përdorni presje pas fjalisë.

2. 

   Shenjë. Lini rreth katër rreshta bosh, dhe nënshkruani atë. Nënshkruani nënshkrimin tuaj pasi të keni shtypur letrën ose nëse e dërgoni me email, skanoni imazhin tuaj të nënshkrimit dhe ngjiteni në këtë pjesë të mesazhit. Ju duhet të zgjidhni bojën blu ose të zezë për nënshkrimin.
   • Nëse jeni duke nënshkruar një letër në emër të dikujt, shkruani “pp:” përpara nënshkrimit tuaj. "Pp" qëndron për "për prodhim" (si "nga agjencia" ose "në emër të").

3. 

   Shkruani emrin tuaj dhe informacionin e kontaktit. Nën nënshkrimin tuaj, shkruani emrin tuaj të plotë, titullin, numrin e telefonit, adresën e postës elektronike dhe çdo mënyrë të mundshme të kontaktit. Çdo informacion është shkruar në një rresht të veçantë.

4. 

   Shtoni shkurtesën e gaktilografistit. Nëse dikush tjetër përveç ju keni shtypur letrën, duhet të shtoni inicialet e këtij personi nën nënshkrim. Ndonjëherë, përfshiheshin inicialet e personit që e shkroi letrën. Prandaj, është e rëndësishme të bëhet dallimi midis personit që e ka shkruar letrën dhe që e ka shtypur letrën.
   • Për shembull, nëse sapo keni shtuar inicialet e daktilografisë, shkruajini ato me shkronja të vogla: mj
   • Nëse shtoni shkurtesat e shkruesit, shkruajini ato me shkronjë të madhe dhe shkurtesën e daktilografit me shkronjë të vogël: RW: mj. Ju gjithashtu mund të përdorni një prerje midis dy shkurtesave: RW / mj.

5. 

   Shënoni dokumentet e bashkangjitura. Nëse po bashkëngjitni një dokument që marrësi të shohë, shënoni atë disa rreshta poshtë informacionit tuaj të kontaktit, duke shënuar numrin dhe llojin e dokumentit. Për shembull, mund të shkruani: "Shtojca (2): rezyme, broshurë" ("Shtojcë (2): rezyme, broshurë").
   • Ju gjithashtu mund të shkurtoni "Shtojca" si "Shtojca". ose "Enc."

6. 

   Shtoni marrësit. Nëse i dërgoni një kopje të letrës një personi tjetër, duhet të përfshini emrin e këtij personi në letër. Ju mund të shënoni duke shtypur "cc:" nën rreshtin "Shtojca", "cc" qëndron për "kopje me mirësjellje", me emrin dhe titullin e personit ("cc" për "Kopje karboni" (kopje karboni) kur shkronja shtypet në letër karboni).
   • Për shembull, shkruani: "cc: Mary Smith, Zëvendës Presidente e marketingut" ("I dashur: Mary Smith, Zëvendës Menaxher i Marketingut").
   • Nëse dëshironi të shtoni një marrës tjetër, shkruani emrin e një personi të dytë direkt nën emrin e personit të parë dhe nuk keni nevojë për "cc:".
   reklamë

Pjesa 4 nga 4: Bërë

1. 

   Redaktoni mesazhin tuaj. Pamja është elementi kryesor për një shkrimtar profesionist. Me siguri lexuesi do ta shohë lehtësisht se jeni kompetent dhe i përgjegjshëm duke korrigjuar defektet më të vogla në letër. Ju mund të ekzekutoni komandën drejtshkrimore për të kontrolluar drejtshkrimin në fjalë, por gjithashtu mund të kontrolloni duke lexuar me kujdes letrën para se ta dërgoni.
   • Po mendoni nëse letra ishte e qartë dhe koncize. A ka një paragraf me më shumë se tre ose katër fjali në gjatësi? Nëse është kështu, a mund të fshini paragrafë të panevojshëm?
   • Nëse letra është me të vërtetë e rëndësishme, mund t’i kërkoni një miku ose kolegu ta kontrollojë shpejt. Ndonjëherë thjesht marrja e disa sekondave për të lexuar mund t'ju ndihmojë të dalloni gabime ose përdorim të ngathët të fjalëve që mund të mos i keni parë.

2. 

   Mos e mbani postën kryesore. Nëse mesazhi ka shumë faqe, shmangni kapjen e mesazhit. Nëse dëshironi të siguroheni që faqet janë rreshtuar si duhet, përdorni kapësen e letrës në pjesën e sipërme të majtë.

3. 

   Postimi. Nëse dërgoni me postë, përdorni një zarf biznesi. Nëse një zarf me logon e kompanisë tuaj është në dispozicion, përdorni atë. Printo qartë adresën e kthimit dhe adresën e marrësit. Dele shkronjën në tre pjesë, në mënyrë që kur marrësi të hapë mesazhin, pjesa e parë e mesazhit të paloset në krye dhe më pas të hapet në pjesën e poshtme. Sigurohuni që të keni pulla të mjaftueshme, më pas dërgojeni.
   • Nëse ndieni se adresa e shkruar me dorë është e njollosur dhe nuk përputhet me stilin tuaj profesional, shkruani adresën me fjalë, vendosni zarfin në printer dhe shtypni adresën në zarf.
   • Nëse letra është jashtëzakonisht e rëndësishme dhe / ose urgjente, duhet ta dërgoni atë përmes ndërlidhësve.
   • Nëse dëshironi ta dërgoni mesazhin përmes postës elektronike, konvertojeni atë në format HTML ose ruajeni mesazhin si PDF për të mbajtur formatin. Postimi në letër është më i mirë, sidoqoftë.
   reklamë

Këshilla

• Përdorni një stilolaps të mirë për të nënshkruar letra.
• Shpejt. Nëse nuk mund t'i përgjigjeni kërkesës së dërguesit brenda një jave, tregojini atij ose asaj për këtë dhe informojini kur mund të marrin një përgjigje nga ju.
• Përqendrohuni te pozitivet. Flisni për gjërat që mund të bëni, jo për ato që nuk mundeni. Për shembull, nëse nuk keni një artikull në stok, mos i tregoni klientit që nuk mund ta përmbushni porosinë e tij, përkundrazi, thoni që produkti është i popullarizuar, në mënyrë që pala juaj të mos ketë stok. . Pastaj tregoju atyre kur mund t'ua ofroni produktin.
• Nëse shkruani një letër me shumë përmbajtje, së pari duhet të renditni ato gjëra.
  • Renditni të gjitha gjërat që dëshironi të mbuloni. Mos u shqetëso për porosinë.
  • Për secilën përmbajtje, renditni fjalët kyçe, shembuj, argumente dhe fakte.
  • Rishikoni përmbajtjen në skicën tuaj në mënyrë që ato të jenë të rëndësishme për qëllimin tuaj dhe audiencën tuaj.
  • Prisni çdo problem pa lidhje.
  • Renditni informacionin sipas renditjes që është më e mira për lexuesin.

Paralajmërim

• Mos shkruaj letra me fjali lajkatare. Një kompliment i vërtetë është i pranueshëm, por nëse e bën atë me tepricë, lexuesi do të ndiejë që ju punoni duke bërë lajka, jo nga aftësia juaj.
• Mos përdorni një ton shumë të ashpër dhe imponues. Mos harroni, ju po përpiqeni të forconi ose filloni një marrëdhënie profesionale me një letër biznesi.