Autor:
Laura McKinney
Data E Krijimit:
1 Prill 2021
Datën E Azhurnimit:
1 Korrik 2024
Përmbajtje
Ndonjëherë duhet të kërkojmë një zgjatje për shumë arsye në jetë. Ndoshta ju jeni në kolegj dhe keni nevojë për më shumë kohë për të përfunduar esenë tuaj, ndoshta po luftoni për të përfunduar një projekt në punë.Një letër rinovimi efikase dhe e duhur është gjithmonë e rëndësishme. Ju duhet të merrni pak kohë për të menduar saktësisht për nevojat tuaja: sa kohë ju duhet të aplikoni për një zgjatje dhe pse? Pas kësaj, shkruani në një letër zyrtare, dërgojeni atë dhe ndiqni për paqe të mendjes.
Hapat
Metoda 1 nga 3: Ndiqni konventën e shkrimit të një letre zyrtare
Paraqet kokën e faqes. Data e dorëzimit ndodhet në këndin e sipërm të djathtë të faqes. Lini një rresht poshtë bosh dhe shkruani adresën tuaj, gjithashtu të drejtuar. Pastaj, bosh një rresht dhe shkruaj adresën e plotë të marrësit në anën e majtë të faqes.
- Nëse jeni duke dërguar një mesazh me email, mund të hiqni datën dhe adresën, duke filluar me përshëndetjet. Sidoqoftë, duhet të siguroheni që titulli juaj është i qartë dhe efektiv. Për shembull, nëse i dërgoni një letër profesorit tuaj, mund të shkruani rreshtin e temës: "Letër zgjatje - Nguyen Hoang Minh - B2 K34".
Shkruani përshëndetje të plota dhe zyrtare. Filloni me fjalën "I dashur", i ndjekur nga titulli i marrësit dhe emri i plotë. Për shembull, "I dashur Z. Nguyen Hai Trieu" ose "I dashur Zonja Bui Phuong Mai". Disa tituj mund të jenë më të komplikuar, të tilla si "I dashur Profesor Nguyen Duc Cuong" ose "I nderuar Kryetar Nguyen Van An".- Ky është një rekomandim zyrtar, kështu që mbajeni stilin dhe përmbajtjen tuaj zyrtare, edhe nëse i njihni nga afër këta njerëz. Mos shkruani "Përshëndetje Hanh".
- Mundohuni të gjeni një person të veçantë për t'i dërguar letrën. Përndryshe, letra juaj do të duket si një letër shembull. Për shembull, "I nderuar Kryetar Nguyen Van An" do të ishte më mirë se "Të nderuar autoritete".
Përdorni një paraqitje të shkurtër. Trupi i letrës duhet të ketë 1-3 paragrafë. Në shumë raste, mund të filloni me 2-3 rreshta. Nëse duhet të zgjeroheni me 3 paragrafët e plotë, thjesht duhet t'i ndani ato në hapje, trup dhe në fund.- Për të filluar letrën tuaj, ju mund të shkruani, "Unë jam Nguyen Hoang Minh, student në klasën B2 K34". Kjo do ta kujtojë profesorin të mbajë mend dhe të mos humbasë kohë për të kuptuar kush jeni.
Vini re fundin. Mos e nënvlerësoni rëndësinë e një fundi solid. Përdorni fjalinë e fundit për të përsëritur rastin tuaj (në një rresht) dhe falënderoni marrësin që ka marrë kohë për të lexuar mesazhin. Ju mund të shkruani, "Unë e vlerësoj vlerësimin tuaj të propozimit tim".- Bestshtë më mirë ta mbyllni letrën me një urim para se ta firmosni. Disa opsione të mira janë: "Sinqerisht", "Përshëndetje", "Përshëndetje".
- Nëse keni nevojë për një përgjigje, duhet ta deklaroni këtë në fund. Zakonisht mund të kombinoni me një faleminderit. Për shembull, "Faleminderit për vëmendjen tuaj, unë pres që të dëgjoj nga ju javën e ardhshme". Sidoqoftë, jini të kujdesshëm që të mos jeni shumë nxitës.
Vendosni emrin dhe nënshkrimin tuaj të plotë. Nën përshëndetjen "Sinqerisht", ju lutemi mbani 3-4 rreshta larg. Pastaj shkruaj emrin tënd të plotë dhe rreshto majtas. Përdorni hapësirën sipër për të nënshkruar me bojë. Nëse planifikoni të dërgoni një email, mund të pastroni hapësirën dhe të shkruani emrin tuaj në të. reklamë
Metoda 2 nga 3: Diskutoni mbi trupin e mesazhit
Shkruaj sa më shpejt të jetë e mundur. Përgatituni të shkruani një letër sa më shpejt që të dini se është e nevojshme të aplikoni për një zgjatje. Ju duhet t'i jepni marrësit shumë kohë për të vendosur çështjen tuaj. Ju gjithashtu duhet të tregoni se jeni të përgatitur, edhe pse po kërkoni të rregulloni orarin tuaj.
Përcaktoni sa kohë duhet të shtoni. Merrni të gjithë faktorët në konsideratë dhe bëni rekomandime realiste. Nëse periudha e faljes është shumë e shkurtër, mund të duhet të aplikoni përsëri. Ju duhet të bëni më të mirën tuaj për të shmangur përmbushjen e afateve, kështu që është më mirë të vlerësoni sasinë e kohës shtesë.
- Në varësi të situatës, mund t'ju duhet të shkruani letrën si pjesë e procesit të negociatave. Në këtë rast, duhet të aplikoni për një afat që është më i gjatë se koha e parashikuar, në mënyrë që të bëni kompromis dhe të bini dakord në mes.
- Koha e vlerësuar bazuar në progresin tuaj aktual dhe pjesët e papërfunduara të projektit. Për shembull, nëse keni punuar në një projekt këshillimi për tre muaj, me siguri do të merrni një vlerësim se sa punë ka mbetur.
- Ju gjithashtu duhet të jeni të vetëdijshëm për afatin kohor me të cilin po pranon edhe marrësi i mesazhit. Ndoshta ata janë gjithashtu nën presion për shkak të afateve. Për shembull, profesorët e universiteteve shpesh duhet të paraqesin nota afatmesme dhe ata duhet të bazohen në atë afat për studentët.
Vëmendje për ligjet në fuqi. Ju duhet të verifikoni afatet aktuale përpara se të aplikoni për një zgjatje. Mos lini përshtypjen se keni mungesë të organizimit kur kërkoni një zgjatje pa kuptuar situatën aktuale. Për shembull, disa agjenci qeveritare kërkojnë që ju të paraqisni një peticion brenda 24 orësh nga kontaktimi i parë. Nëse kjo nuk funksionon për ju, mund të ankoheni se koha është shumë e kufizuar.
Jepni një shpjegim të arsyeshëm. Po merrni kohë për të hartuar letrën e rinovimit dhe marrësi gjithashtu do të marrë kohë për të lexuar; kështu që ju duhet ta shkruani letrën siç duhet. Konsideroni me kujdes arsyen e vërtetë që ju duhet më shumë kohë dhe t'ia paraqisni marrësit tuaj sinqerisht. Mos gënjeni dhe mos e ekzagjeroni, pasi kjo vetëm do t’ju dëmtojë.
- Një arsye e mirë për këtë është se ju doni që puna të bëhet me kujdes dhe me kujdes. Për shembull, nëse jeni duke punuar në një projekt ku mund të preket siguria e të tjerëve, mund të jeni dashamirës për ta paraqitur këtë.
- Nëse keni më shumë se një arsye për të aplikuar për një zgjatje, zgjidhni atë që është më e rëndësishme dhe përqendrohuni në atë. Për shembull, në rast se vononi të pranoni punën e ofruar, tregojuni se doni të mësoni më shumë rreth kostove të transportit (nëse kjo është e vërtetë) në vend që t'i tregoni se po prisni një fjalë. ftoj nje tjeter.
Vini në dukje disa detaje të zgjedhura me kujdes. Detajet e dhëna do të ndihmojnë që letra juaj të duket e ligjshme dhe e shkathët. Kjo është veçanërisht e rëndësishme nëse jeni duke dërguar një letër tek një agjenci qeveritare ose një organizatë tjetër që nuk keni takuar kurrë.
- Për shembull, nëse gjyshi juaj vdiq dy ditë para se të paraqitej eseja e tij, është më mirë të paraqisni faktin si një "emergjencë familjare" sesa thjesht "urgjente". Ju gjithashtu mund të përmendni vdekjen e tij dhe disa informacione në lidhje me planet tuaja.
- Organizoni dokumentet tuaja përpara se të paraqisni letrën e rinovimit. Mund t'ju duhet një përshkrim i punës dhe aplikacioneve që keni bërë, veçanërisht kur punoni me agjenci qeveritare ose organizata të tjera zyrtare. Favorshtë në favorin tuaj të provoni se keni ndjekur çdo hap të procesit deri në këtë pikë.
Mbani stilin dhe përmbajtjen pozitive. Askush nuk dëshiron të lexojë një letër plot ankesa. Në vend të kësaj, thjesht bëni një prezantim të shpejtë dhe të shkurtër të fakteve negative dhe më pas tregoni zgjidhje pozitive. Për shembull, nëse mendoni se paga fillestare është shumë e ulët, mund të shkruani: “Më duhet më shumë kohë për të shqyrtuar ofertën tënde. Sidoqoftë, mendoj se një pagë më e lartë mund të më ndihmojë të punoj në mënyrë më efikase.
Lexoni përsëri mesazhin para se ta dërgoni. Merrni të paktën disa minuta për të rilexuar mesazhin para se ta dërgoni. Kontrolloni për gabime redaktimi dhe shtypjeje. Ekzekutoni programin e kontrollit të gramatikës dhe drejtshkrimit në kompjuterin tuaj. Dërgoji një shoku të besuar që t'i lexojë përsëri. Mos nxitoni ose kaloni këtë hap; përndryshe, marrësi i mesazhit do të ketë përshtypjen se jeni i lëngshëm dhe kjo do të ndikojë në rezultatin përfundimtar. reklamë
Metoda 3 nga 3: Dërgoni një mesazh te marrësi
Bëni një kopje ose ruani letrën. Kur të mbaroni së lexuari draft letrën dhe para se ta dërgoni, bëni një foto (konvertojeni në pdf), ruajeni dorëshkrimin në internet ose kopjojeni atë në mënyrën tradicionale. Ju gjithashtu mund të regjistroni datën e postës nëse nuk përputhet me datën e treguar në krye të mesazhit. Ruani këtë kopje në një vend të sigurt për regjistrin tuaj personal.
Vendoseni në kuti postare të rregullt. Çojeni në postë, jepjani postierit ose vendoseni në kutinë postare. Nëse dëshironi të siguroheni që posta të arrijë tek marrësi, mund të kërkoni një shërbim vijues për një tarifë shtesë.
- Nëse dëshironi të dërgoni postë letre, duhet ta printoni me një printer dhe bojë me cilësi të mirë. Rinovimet e shkruara me dorë nuk pranohen përgjithësisht.
Dërgoni email për rinovim. Kjo është ndoshta mënyra më e mirë për të dërguar rinovime me më pak kohë dhe siguri. Ju duhet të verifikoni adresën e postës elektronike të marrësit para se ta dërgoni dhe sigurohuni që të përfshini identifikuesin tuaj në rreshtin e temës, nëse është e përshtatshme.
- Marrësi do të dijë saktësisht kur e keni dërguar emailin. Vini re këtë nëse doni të dërgoni mail natën vonë.
- Emaili juaj duhet të jetë zyrtar, përfshirë adresën e postës elektronike që përdorni për ta dërguar. Ju duhet ta dërgoni këtë email me një llogari profesionale. Për shembull, letra e dërguar nga llogaria e postës elektronike [email protected] është e përshtatshme.
- Nëse po dërgoni postën me faks, sigurohuni që të mbani faqen e konfirmimit për të provuar që e keni dërguar me sukses postën dhe se mesazhi është marrë.
Bëni telefonata në vend që të shkruani letra. Nëse keni nevojë të aplikoni për një zgjatje të minutës së fundit, mund të jetë më mirë të flisni me personin përmes telefonit. Në këtë rast, ju gjithashtu duhet të jeni zyrtar dhe ta paraqisni çështjen tuaj qartë. reklamë
Këshilla
- Mundohuni të shkruani letra me gjatësi deri në një faqe. Në këtë mënyrë, letra juaj ndihet e plotë dhe e lehtë për t’u parë.
- Vini re nëse marrësi i mesazhit dërgon një përgjigje, siç është një mesazh konfirmimi.
Paralajmërim
- Jini realist në lidhje me premtimet. Mos aplikoni për një zgjatje vetëm për të kaluar kohë shtesë duke përfunduar misione të tjera shtesë.
- Përdorni mirë kohën e zgjatur. Ju ndoshta nuk do të dëshironi të provoni të aplikoni për një zgjatje përsëri.
- Kontrolloni që të keni përfshirë format e nevojshme në mesazh. Përveç kësaj, disa organizata do t'ju kërkojnë të përdorni formularin e tyre të letrës.
