Përmbajtje

• Hapa
• Pjesa 1 nga 3: Zgjedhja e Stilit dhe Gjuhës së Memorandumit
• Pjesa 2 nga 3: Përgatitja për të shkruar një memorandum
• Pjesa 3 nga 3: Shkrimi i një memorandumi

Një memorandum është një mënyrë e pranuar në mbarë botën për komunikimin e informacionit brenda një kompanie. Shënimet e shërbimit mund të përdoren gjithashtu në korrespondencën midis dy kompanive. Memorandumi duhet të jetë profesional dhe të përcjellë informacionin qartë. Mos u shqetësoni nëse nuk keni shkruar kurrë memorandume - ky artikull do t'ju mësojë se si.

Hapa

Pjesa 1 nga 3: Zgjedhja e Stilit dhe Gjuhës së Memorandumit

1. 1 Mos përdorni gjuhë joformale. Gjuha e memorandumit duhet të jetë e thjeshtë por zyrtare.
   • Mos shkruani një shënim si “Përshëndetje! Më në fund është e Premte! Unë dua t'ju them për një çështje të rëndësishme ".
   • Në vend të kësaj, shkruani këtë: "Ky shënim do t'ju mbajë të azhurnuar mbi progresin e Projektit 319."
2. 2 Në memorandumin tuaj, përmbajuni një toni neutral - mos jini tepër emocional dhe subjektiv. Bëni çmos që të mbështeteni në fakte dhe prova kur bëni një kërkesë.
   • Për shembull, nuk duhet të shkruani kështu: "Unë mendoj se të gjithë do të jemi shumë më të lumtur nëse vijmë të punojmë të Premteve në çfarë të duam."
   • Në vend të kësaj, hulumtoni nëse të gjithë punonjësit duan të vishen me rroba të zakonshme të Premteve dhe si ndikon kjo në etikën e korporatës.
3. 3 Përdorni fraza sinjalizuese. Kur do të jepni dëshmi ose citoni një burim, sigurohuni që të përdorni frazat e duhura.
   • Për shembull: "Sipas të dhënave tona, ..." ose "Studimet e kryera tregojnë se ...".
4. 4 Zgjidhni një font dhe madhësi të përshtatshme. Memorandumi duhet të jetë i lehtë për t’u lexuar, prandaj shmangni përdorimin e printimeve tepër të vogla; 11 ose 12 është madhësia standarde e shkronjave.
   • Ju gjithashtu duhet të zgjidhni një stil të thjeshtë shkronjash siç është Times New Roman. Mos e shkruani shënimin tuaj me një font qesharak ose të zbukuruar si Comic Sans (ata do të qeshin me ju nëse e bëni këtë!).
5. 5 Përdorni fushat standarde. Margjinat 2.5 cm janë standardi për memorandumet, megjithëse disa redaktues teksti mund të përfshijnë shabllone memoresh me kufij të mëdhenj (për shembull, 3 cm).
6. 6 Shënimet e shërbimit shkruhen me një distancë të vetme rreshtash. Lini një vijë bosh midis paragrafëve dhe seksioneve.
   • Mos i lini paragrafët.

Pjesa 2 nga 3: Përgatitja për të shkruar një memorandum

1. 1 Nëse keni nevojë të informoni disa njerëz për diçka të rëndësishme (në punë), atëherë dërgoni atyre një memorandum. Ju madje mund t'i dërgoni një personi nëse fakti që keni transmetuar informacion duhet të dokumentohet.
   • Sidoqoftë, në disa raste është më mirë të flisni vetëm me njerëzit që dëshironi.
   • Për më tepër, disa informacione nuk mund të transmetohen me shkrim.
2. 2 Në varësi të informacionit të transmetuar, përmbajtja dhe forma e shënimit mund të ndryshojnë. Shumica e shënimeve përmbajnë informacionin e mëposhtëm:
   • Një ide ose zgjidhje e re për një problem.Për shembull, nëse e dini se si të zgjidhni një problem me planifikimin e shpenzimeve jashtë orarit, shkruani për këtë në një memorandum dhe dërgojeni shefit tuaj.
   • Porositë. Për shembull, dërgimi i një memorandumi është një mënyrë efektive për të shpërndarë përgjegjësitë në një konferencë të ardhshme që do të organizohet nga departamenti juaj.
   • Raporto. Ju gjithashtu mund të dërgoni një shënim për të informuar kolegët për një ngjarje të fundit, ose për t'i informuar ata për informacione të reja në lidhje me projektin, ose për të paraqitur një raport mbi rezultatet e një studimi.
3. 3 Ndoshta ju jeni duke punuar në shumë projekte dhe doni t'i ndani ato në një memorandum. Nuk duhet ta bëjë këtë. Shënimet e shërbimit përmbajnë informacion për një çështje specifike (temë, projekt, dhe kështu me radhë).
   • Memorandumi duhet të jetë i shkurtër, informues dhe i lehtë për t’u lexuar. Kështu, duke u përqëndruar në vetëm një temë, ju siguroni që informacioni të lexohet dhe të merret parasysh.
4. 4 Përmbajtja dhe stili i shënimit tuaj varet nga auditori i synuar, kështu që mendoni se kush do ta lexojë shënimin tuaj.
   • Për shembull, stili i memorandumit për kolegët tuaj në lidhje me planifikimin e një date të rëndësishme dhe stili i shënimit për shefin tuaj me raportin e progresit do të jetë shumë i ndryshëm.

Pjesa 3 nga 3: Shkrimi i një memorandumi

1. 1 Titullo shënimin. Practiceshtë praktikë e zakonshme në korrespondencën e biznesit me dokumentet e titullit.
   • Për shembull, në krye të faqes, shkruani "Memo" ose "Memo".
   • Mund ta vendosni titullin në qendër ose ta shtypni në të majtë të faqes. Bestshtë mirë që të shikoni shënimet që keni marrë më herët dhe të kopjoni formatin e tyre.
2. 2 Shkruani një titull për shënimin tuaj. Duhet të përfshijë informacionin e mëposhtëm:
   • TO: Shkruani emrat dhe titujt e personave të cilëve po u dërgoni shënimin.
   • OT: shkruani emrin dhe titullin tuaj.
   • DATA: Shkruani datën e saktë duke përfshirë vitin.
   • TEMA: Jepni një përshkrim të shkurtër por të saktë se për çfarë do të jetë shënimi.
   • Ju lutemi vini re se në vend të "Subjektit" mund të shkruani "Ref."
3. 3 Në listën e marrësve të shënimit, sigurohuni që të përfshini të gjithë njerëzit të cilëve do t'i dërgoni. Kufizoni marrësit e shënimit për njerëzit që preken nga informacioni në të.
   • Mos i dërgoni një shënim të gjithëve në departamentin ose kompaninë tuaj nëse çështja në të ka të bëjë vetëm me disa njerëz.
   • Nëse u dërgoni shënime të gjithë punonjësve të kompanisë menjëherë, atëherë ata do të bombardohen me shënime dhe ose nuk do t'i lexojnë me kujdes, ose nuk do të lexojnë fare.
4. 4 Në listën e marrësve të shënimit, përfshini emrat dhe titujt e plotë. Edhe nëse jeni në një këmbë të shkurtër me shefin tuaj, është më mirë t'i përmbaheni një toni zyrtar në korrespondencën e biznesit. Për shembull, mund ta quani "Vladimir" kur shkoni në zyrën e tij, por në memon tuaj, referojuni atij si "Z. Dmitriev" ose "Vladimir Nikolaevich".
   • Mbani këtë në mend kur listoni marrësit e shënimit - përfshini emrin dhe titullin e plotë.
5. 5 Nëse po i dërgoni një shënim dikujt nga një kompani tjetër, është shumë e rëndësishme të përcaktoni formën e saktë të kontaktimit me të. Merrni kohë për të gjetur informacione për këtë person; ka shumë të ngjarë, kjo mund të bëhet në faqen e internetit të kompanisë së tij.
   • Për shembull, nëse personi ka një doktoraturë, sigurohuni që ta përfshini atë.
   • Gjithashtu, sigurohuni që të gjeni pozicionin që mban ky person dhe ta përfshini në shënimin tuaj.
6. 6 Mendoni për temën e shënimit tuaj. Duhet të jetë konciz dhe i drejtpërdrejtë.
   • Për shembull, "Klientët e rinj" është një temë mjaft e paqartë, dhe nëse dikush dëshiron të gjejë shënimin tuaj në pak ditë ose javë, atëherë ai ose ajo do ta ketë të vështirë ta bëjë këtë.
   • Tema më e mirë është: "Raporti i Zgjerimit të Klientit".
7. 7 Si rregull, përshëndetjet nuk shkruhen në shënimet e shërbimit. Por, nëse dëshironi, mund ta filloni tekstin e shënimit me "I dashur Z. Dmitriev" ose "Të nderuar kolegë".
   • Shënimi duhet të jetë i shkurtër dhe informues, kështu që përshëndetja mund të hiqet.
8. 8 Shkruani pjesën hyrëse të shënimit. Në të, tregoni qartë qëllimin e shkrimit dhe dërgimit të shënimit.
   • Për shembull, "Unë po i shkruaj ...". Pjesa hyrëse e shënimit duhet të përmbajë një pasqyrë të shkurtër të informacionit të paraqitur në të.
9. 9 Seksioni hyrës duhet të jetë i shkurtër. Nuk ka nevojë të jepni detaje dhe detaje të tjera në të.
   • Bëni pjesën hyrëse të disa fjalive të shkurtra (paragraf i shkurtër).
10. 10 Vendosni për stilin e paraqitjes së informacionit kryesor. Duhet të mbyllet në 2-4 paragrafë. Stili i prezantimit do të varet nga vetë informacioni.
    • Për shembull, ju mund të paraqisni informacione sipas rëndësisë ose sipas proceseve në të cilat projekti juaj është zbërthyer.
11. 11 Shënimi i shërbimit duhet të ndahet në seksione (paragrafë) në mënyrë që lexuesit e tij të mund të asimilojnë me lehtësi informacionin; përveç kësaj, pjesët do t'i ndihmojnë ata të identifikojnë pikat e rëndësishme në shënim.
12. 12 Titullo secilin seksion; titulli i paragrafit duhet të tregojë qartë informacionin që përmban.
    • Për shembull, ju mund ta ndani shënimin tuaj të ardhshëm të lëvizjes në zyrë në pjesët e mëposhtme: Vendndodhja e re e Zyrës, Udhëzimet për Paketimin e Pajisjeve dhe Dokumenteve dhe Orari i Zhvendosjes.
13. 13 Fjalia e parë e secilit seksion duhet t'u tregojë lexuesve se për çfarë bëhet fjalë në këtë paragraf.
    • Paragrafët ose pjesët individuale të shënimit tuaj duhet të përqëndrohen në një pikë specifike në temën në shqyrtim.
14. 14 Për të nxjerrë në pah pikat e rëndësishme, krijoni një listë ose listë. Kjo do t'i ndihmojë lexuesit të përqëndrohen në pikat kryesore dhe të lexojnë dhe thithin informacion më shpejt.
15. 15 Madhësia e një memorandumi nuk duhet të kalojë 1-2 faqe.
    • Kjo është një madhësi standarde e memorandume me hapësirë ​​të vetme në rreshta dhe një vijë të zbrazët midis paragrafëve.
16. 16 Merrni parasysh përfshirjen e një paragrafi që përmbledh informacionin e paraqitur. Në shumicën e rasteve, kjo nuk është e nevojshme, veçanërisht nëse keni shkruar një shënim të shkurtër.
    • Por nëse informacioni i paraqitur është shumë kompleks ose nëse madhësia e shënimit është më shumë se standarde, atëherë është më mirë të përfshini një paragraf të vogël që përmbledh informacionin e paraqitur (domethënë, pikat kryesore).
17. 17 Sigurohuni që të përfshini një paragraf përmbyllës, edhe nëse nuk mendoni se keni nevojë për të. Konsideroni sa vijon:
    • Cilat janë qëllimet e memorandumit? Inkurajoni lexuesit të bëjnë diçka? A duhet që punonjësit të raportojnë në kohë? Nëse është kështu, deklarojeni qartë këtë në paragrafin e fundit.
    • Nëse nuk kërkohet veprim i mëtejshëm, shkruani përfundimin vijues: "Do të jem i lumtur ta diskutoj këtë çështje" ose "Nëse keni pyetje ose komente mbi këtë temë, do të jem i lumtur t'u përgjigjem atyre."
18. 18 Nëse dëshironi, vendosni emrin ose nënshkrimin tuaj në fund të shënimit (por kjo nuk kërkohet). Nëse është kështu, shikoni shënimet që keni marrë nga punonjësit e tjerë.
    • Nëse nënshkruajnë shënime (për shembull, "Sinqerisht, Ivanov AA), bëni të njëjtën gjë.
    • Nëse nuk doni të nënshkruani shënimin, mund të vendosni inicialet tuaja në fund të dokumentit.
19. 19 Bëni një kujtesë për çdo bashkëngjitje nëse tabela, grafikë ose raporte i bashkëngjiten shënimit. Për ta bërë këtë, në fund të dokumentit shkruani, për shembull, "Shtojca: Tabela 1".
    • Shtojcat duhet të përmenden në tekstin kryesor të shënimit.
    • Për shembull, nëse jeni duke shkruar për një lëvizje të ardhshme në një zyrë të re, mund të shkruani diçka si: “Ne synojmë ta përfundojmë lëvizjen deri në fund të tremujorit. Shihni tabelën 1 të bashkangjitur për një orar të detajuar të lëvizjes. "
20. 20 Sigurohuni që ta kontrolloni para se të dorëzoni shënimin tuaj. Sigurohuni që fjalitë të jenë gramatikisht të sakta, që të mos ketë gabime drejtshkrimore ose sintaksore në shënim dhe që informacioni të ketë kuptim.
    • Mos e dërgoni shënimin pasi të jetë kontrolluar për herë të parë (përveç nëse, natyrisht, është një shënim urgjent). Lëreni mënjanë dokumentin dhe kontrolloni përsëri pas një ore. Ndoshta do të gjeni gabime dhe pasaktësi të reja që keni humbur më herët.
    • Nëse shënimi përmban informacion konfidencial, kontrolloni politikën e privatësisë së kompanisë tuaj dhe zbuloni emrin e personit që do të rishikojë shënimin tuaj dhe do të japë mendimin e tij për pajtueshmërinë e tij me rregullat e përcaktuara.