Si të mbani procesverbalin e një takimi

Përmbajtje

Hapa
Metoda 1 nga 3: Përgatitja për Takimin
Metoda 2 nga 3: Gjatë takimit
Metoda 3 nga 3: Pas takimit
Këshilla
Paralajmërimet
Cfare te nevojitet

Si një sekretar korporate ose sekretar bordi, ose ndoshta një pronar biznesi i vogël, ekziston mundësia që të përballeni me nevojën për të mbajtur procesverbalet e takimeve të korporatës. Kjo detyrë është shumë e rëndësishme, sepse nuk është vetëm një kërkesë ligjore, veçanërisht për organizatat jofitimprurëse: këto protokolle janë pjesë e regjistrave zyrtarë të kompanisë, historisë së saj. Protokollet mund të bëhen fare lehtë nëse ndiqen rregulla dhe format e caktuara.

Hapa

Metoda 1 nga 3: Përgatitja për Takimin

1 Dërgoni një njoftim për takimin me datën, kohën, vendndodhjen dhe qëllimin e takimit paraprakisht (disa javë më parë) për këdo që pritet të marrë pjesë.
2 Përgatitni një paketë të veçantë për secilin anëtar të bordit, i cili përfshin: njoftimi i takimit, procesverbali i takimit të mëparshëm, lista e informacionit të kontaktit dhe asaj që do të paraqitet në takim (p.sh. analizat dhe raportet e buxhetit). Nëse informacioni është konfidencial, atëherë transferojeni atë vetëm nëse del, pasi punonjësit (në disa raste) dhe mysafirët të kenë lënë ambientet.
3 Sigurohuni që keni në dorë pajisjet e regjistrimit që jeni më të rehatshme duke përdorur, të tilla si: fletore, dosje, laptop ose regjistrues zëri.
4 Në ditën e takimit, sigurohuni që të gjithë pjesëmarrësit të kenë materiale shkrimi, simbole (nëse është e nevojshme) dhe pije freskuese.

Metoda 2 nga 3: Gjatë takimit

1 Mbani shënim informacionin e mëposhtëm:
- Emri i organizatës dhe lloji i takimit.
- A u dërgua njoftimi i takimit, dhe nëse po, kur.
- Data e takimit dhe vendi ku u zhvillua.
- Koha kur filloi takimi.
2 Shkruani arsyen e takimit, për shembull: takimi tremujor i bordit ose zgjedhja vjetore e oficerëve.
3 Duhet të listohen:
- Anëtarët e bordit, oficerët dhe punonjësit e pranishëm në takim, dhe përgjegjësitë e tyre.
- Ata që mungojnë.
- Mysafirët që merrnin pjesë, nga të cilët u ftuan dhe arsyet pse morën pjesë në këtë ngjarje.
- Emri dhe titulli i kryetarit të mbledhjes.
- Personi që merr procesverbalin e takimit.
4 Tregoni numrin e anëtarëve të kërkuar për një kuorum dhe nëse ky numër është arritur.
5 Regjistroni rezultatet e votimit për të pranuar, rishikuar ose tërhequr nga procesverbali i takimit të fundit.
6 Ndryshoni protokollet e mëparshëm sipas nevojës.
7 Shprehni pyetjet aktuale nga protokolli i mëparshëm dhe regjistroni rrjedhën e diskutimit të tyre, rezultatet e votimit ose rezultatin e përgjithshëm.
8 Regjistroni çdo votim tjetër, zgjedhjen e oficerëve për shembull, dhe numrin e votave pro, kundër ose abstenuar. Përveç atyre që abstenuan, nuk është e nevojshme të shkruhen emrat e njerëzve dhe si votuan. Tregoni arsyen e çdo refuzimi për të votuar dhe nëse dikush ka dalë nga dhoma gjatë këtij votimi.
9 Listoni pikat e rendit të ditës tuaj dhe lini pak hapësirë midis tyre për të shkruar shënime.
10 Bëni shënime diskutimin mbi pikat e rendit të ditës dhe çfarë u tha dhe nga kush.
11 Listoni të gjitha çështjet aktuale që u diskutuan gjatë takimit, si dhe njerëzit që do të duhet të flasin në takimin e ardhshëm.
12 Vini re çdo diskutim mbi pikat jashtë rendit të ditës dhe kush i pyeti ato, si dhe rezultatin e atyre diskutimeve.
13 Tregoni rezultatin e atyre vendimeve që u propozuan për rishqyrtim, përditësim ose votim. Vetë vendimi zyrtar do të paraqitet si një dokument i veçantë.
14 Tregoni datën dhe orën e takimit tjetër.
15 Vini re se mbledhja u shpall e mbyllur me vendim të shumicës ose vendim unanim. Tregoni kohën e përfundimit të takimit.

Metoda 3 nga 3: Pas takimit

1 Plotësoni protokollin sa më plotësisht që të jetë e mundur dhe bëjeni sa më shpejt që të jetë e mundur.
2 Theksoni me guxim çdo rezultat të votimit, pikat e rendit të ditës dhe vendimet e marra.
3 Shpërndani kopjet e procesverbalit tek të gjithë pjesëmarrësit në takim sa më shpejt që të jetë e mundur në mënyrë që të merrni reagimet e tyre mbi përmbajtjen e tij. Nëse nuk propozohen ndryshime, zyrtarizoni procesverbalin dhe më pas vendosini në një dosje të veçantë për takimet e korporatave. Shpërndani kopje të versionit përfundimtar të procesverbalit për të gjithë pjesëmarrësit në takim dhe ata që munguan në të.

Këshilla

Nëse nuk kuptoni diçka, bëni menjëherë pyetjet e duhura në mënyrë që diskutimi të regjistrohet saktë. Për të kërkuar ndonjë sqarim, nuk keni pse të prisni derisa të keni hartuar plotësisht protokollin.
Vendimet e marra dhe rezultatet e votimit duhet të tregohen në procesverbal, por kopjet e tyre gjithashtu duhet të mbahen në një dosje të veçantë në një vend të mbrojtur nga zjarri, uji dhe faktorë të tjerë. Kopjet elektronike gjithashtu duhet të mbahen me këtë dosje.
Mos u përpiqni të shënoni çdo fjalë gjatë takimit: shkruani në terma të përgjithshëm për atë që u tha. Ju mund të zbuloni më plotësisht rrjedhën e diskutimit pasi të keni përfunduar plotësimin e procesverbalit.
Politikat e kompanisë suaj mund të ndalojnë përdorimin e komunikimeve elektronike. Tani kjo është mjaft e rrallë - gjithçka varet nga koha kur janë shkruar rregullat dhe nëse ato janë rishikuar me kalimin e viteve. Prandaj, para se të komunikoni me pjesëmarrësit në takim në këtë mënyrë, sigurohuni që nuk po prishni asgjë. Ju gjithashtu mund të sugjeroni ndryshime në këto lloj rregullash nëse ato janë të vjetruara pa shpresë.

Paralajmërimet

Kini kujdes kur paraqisni një draft të procesverbalit tek pjesëmarrësit në mbledhje për rishikim dhe rishikim, pasi kjo u jep atyre mundësinë të ndryshojnë atë që kanë thënë. Kur protokolli të ketë përfunduar plotësisht, sigurohuni që të gjithë të jenë të vetëdijshëm për çdo ndryshim të bërë në të: në këtë mënyrë informacioni do të interpretohet saktë dhe askush nuk do të mashtrohet.

Cfare te nevojitet

Dosjet
Furnizime regjistrimi (fletore, laps ose stilolaps, laptop ose regjistrues zëri)
Shenjat, nëse është e nevojshme
Pako që përmbajnë të gjithë informacionin e kërkuar për takimin
Fletore dhe stilolapsa / lapsa për pjesëmarrësit në takim
Pije te ftohta