Autor:
Louise Ward
Data E Krijimit:
7 Shkurt 2021
Datën E Azhurnimit:
1 Korrik 2024
Përmbajtje
Në thelb, posta elektronike nuk është formale si të shkruash një letër letre. Sidoqoftë, ka raste kur duhet të jeni më zyrtarë në shkrimin e postës elektronike. Mendoni se kush është marrësi dhe më pas zgjidhni përshëndetjen e duhur për situatën. Pasi ta dini atë informacion, mund të vazhdoni me formatin e përshëndetjes dhe stilin e fjalisë së hapjes.
Hapat
Pjesa 1 nga 3: Merrni parasysh marrësin
Përcaktoni sa zyrtar duhet të jeni. Pavarësisht nëse jeni duke shkruar një email "zyrtar", shkalla e vetmisë së emailit do të varet nga marrësi i tij. Për shembull, ju nuk do të përdorni të njëjtën shkallë të formalizmit kur i shkruani një profesori sesa kur shkruani një letër motivimi.
- Kur kontaktoni për herë të parë, është më mirë të shkruani më zyrtarisht se zakonisht për siguri.
Gjeni emrin e marrësit. Ju duhet të bëni disa hulumtime për të gjetur emrin e personit nëse nuk e dini tashmë. Njohja e emrit të marrësit e bën përshëndetjen më personale, edhe nëse jeni duke përdorur metoda profesionale të shkrimit të postës elektronike.
Ndiqni rrugën e marrësit. Nëse personi ju ka dërguar me email, është një ide e mirë të kopjoni urimin e tij. Për shembull, nëse ata shkruajnë "Përshëndetje" dhe emrin tuaj, ju mund të përgjigjeni në një stil të ngjashëm, duke përdorur "Përshëndetje" dhe emrin e personit kur dërgoni emailin. reklamë
Pjesa 2 nga 3: Zgjidhni një urim
Përdorni "I dashur". "I dashur" (i ndjekur nga emri i marrësit) është urimi klasik. Informshtë joformale pa qenë obtrusive, dhe duke qenë se përdoret aq shpesh kjo përshëndetje shpesh bëhet e paracaktuar, gjë që është diçka e mirë. Ju nuk do të donit që urimi juaj të ishte i çuditshëm sepse nuk përputhet.
Provoni "Përshëndetje", nëse nuk e dini emrin e marrësit. "Përshëndetje" është një urim zyrtar që mund ta përdorni në postat elektronike të biznesit, veçanërisht nëse nuk e dini emrin e marrësit. Sidoqoftë, është gjithmonë më mirë të mësoni emrin e marrësit nëse është e mundur.
- Ju gjithashtu mund të përdorni "Dërgoji Njerëzve të Interesuar" nëse email-i është veçanërisht zyrtar dhe nuk e dini emrin e marrësit. Sidoqoftë, kjo përshëndetje mund të mos jetë me interes për disa.
Merrni parasysh "Përshëndetje" ("Përshëndetje" ose "Përshëndetje") në postat elektronike më pak zyrtare. Emaili ka tendencë të jetë më pak zyrtar sesa korrespondenca në përgjithësi, kështu që ju mund të shkruani "Hi" në një email pa qenë shumë zyrtar. Për shembull, nëse jeni duke dërguar me email një profesor, veçanërisht dikë që po kontaktoni shpesh, një përshëndetje "Hi" ose "Përshëndetje" do të funksionojë.
Mos përdorni fjalën "Hej". Edhe pse fjala "Përshëndetje" është e pranueshme në një email zyrtar, nuk do të ishte e përshtatshme të përshëndetesh. It'sshtë një mënyrë shumë arbitrare e përshëndetjes, madje edhe në gjuhën e folur, kështu që duhet të shmangni përdorimin e tij në çdo lloj emaili zyrtar. Për shembull, edhe nëse jeni afër shefit tuaj, është më mirë të shmangni përdorimin e fjalës "Hej" kur u shkruani një email atyre.
Përdorni ndryshimin e titullit kur është e nevojshme. Ndonjëherë, i shkruani dikujt me të cilin dini vetëm titullin e tij në kompani ose organizatë. Në atë rast, ju mund të përdorni titullin e personit në vend të emrit, të tilla si "I dashur Shef i Burimeve Njerëzore", "I dashur Burime Njerëzore", ose "I dashur Profesor".
Shtoni nderimet e personit për ta bërë email-in më zyrtar. Kur është e mundur, shtoni "Gjyshi", "Gjyshja", "Doktori" ose "Profesori" përpara emrit të marrësit për më shumë formalitet. Përveç kësaj, ju mund të përdorni emrin ose emrin e plotë të marrësit për të qenë më profesionistë, në vend që të përdorni vetëm emrin e parë. reklamë
Pjesa 3 nga 3: Formatimi dhe fillimi i një emaili
Shkruaj përshëndetjen në rreshtin e parë. Shkruani urimin që keni zgjedhur në vijën e sipërme, pasuar nga emri i marrësit. Ju mund të përdorni nderimet e personit nëse është e mundur, të tilla si Gjyshi, Gjyshja ose Doktori, të pasuara me emër të plotë.
Përdorni presje. Në përgjithësi, ju do të përdorni një presje pas përshëndetjes. Në postën zyrtare mund të përdorni dy pika, por kjo shpesh është tepër zyrtare për një email, madje edhe një email profesional. Një presje funksionon në të gjitha situatat, megjithëse mund të përdorni një zorrë e trashë nëse po shkruani një letër shoqëruese me email.
Kaloni në rreshtin tjetër. Përshëndetja është në vijën e sipërme, kështu që kur të keni mbaruar, shtypni butonin e linjës së re për të shkuar në rreshtin tjetër. Nëse jeni duke përdorur ndërprerjet e rreshtave në vend të prerjes për të krijuar paragrafë, do t'ju duhet të lini një vijë të zbrazët midis urimit dhe paragrafit të parë.
Paraqiteni veten në fjalinë tuaj hapëse nëse është e nevojshme. Nëse i shkruani dikujt për herë të parë, duhet të ofroni një hyrje, pa marrë parasysh sa i njihni në jetë. Duke i dhënë marrësit një aluzion për atë se kush jeni do t'i inkurajojë ata që të vazhdojnë të lexojnë.
- Për shembull, ju mund të shkruani "Unë jam Nguyen Van Nam, dhe unë jam drejtori i marketingut të kompanisë XYZ". Ju gjithashtu duhet të tregoni arsyen pse e njihni marrësin: "Unë jam Nguyen Manh Hung dhe jam në klasë marketingu (Departamenti i Marketingut 101 merr të martën dhe të enjten në mesditë)".
- Nëse e njihni marrësin dhe i keni shkruar më parë, mund ta përdorni fjalinë e parë si një përshëndetje. Për shembull, ju mund të thoni "Faleminderit për përgjigjen e hershme", ose "Shpresoj se jeni mirë".
Kaloni drejt e në temë. Shumica e postave elektronike zyrtare duhet të përqendrohen shpejt. Kjo do të thotë se fjalia e parë ose e dytë duhet të thotë pse e shkruat për ta. Mos harroni të jeni sa më konciz kur është e mundur kur përshkruani qëllimin tuaj.
- Për shembull, ju mund të shkruani "Unë shkruaj për t'ju kërkuar ndihmë për një problem të marketingut", ose "Unë ju shkruaj sepse unë kam një kohë të vështirë në klasë, dhe shpresoj që ju të mund të largoheni prej tij". dokumentacion shtesë i dobishëm që unë të lexoj më shumë ".
