Përmbajtje

• Hapat
• Këshilla
• Çfarë ju duhet

Organizimi i dosjeve të zyrës nuk është një detyrë e thjeshtë, veçanërisht kur bëhet fjalë për organizimin e sasive të mëdha të skedarëve dhe dokumenteve. Sidoqoftë, ju mund ta kapërceni këtë sfidë duke planifikuar përpara dhe duke vendosur për një sistem të regjistrimit. Kjo ju ndihmon të organizoni profilin e biznesit tuaj dhe siguron që do të gjeni më shpejt dokumente të rëndësishëm. Ju mund të shikoni artikullin më poshtë se si të organizoni të dhënat e zyrës tuaj për të filluar misionin tuaj.

Hapat

Pjesa 1 nga 3: Rregulloni kohën e duhur

1. 

   Lini mënjanë një kohë të caktuar për të organizuar aplikacionin tuaj për të shmangur shpërqendrimet në mes. Keni kartonë dhe afishe të gatshme për të krijuar një profil të ri para se të filloni. reklamë

Pjesa 2 nga 3: Organizoni dokumente dhe regjistrime

1. 

   
   
   Ndani grumbuj dokumentesh dhe skedarësh në copa më të vogla, më të menaxhueshme.
   • Trajtoni pirgat një nga një dhe pastroni ose shkatërroni letrat e panevojshme për të zvogëluar sasinë dhe për të kufizuar tepricën.
   • Ndani pjesën tjetër të dokumenteve dhe skedarëve në dy pjesë të ndara, njëra për skedarët që duhet të përpunohen në muajt e ardhshëm, dhe tjetra për skedarët arkivorë që nuk kërkojnë përpunim urgjent.

2. 

   
   
   Organizoni dosjet alfabetikisht nëse keni një profil klienti. Për shembull, nëse secili lidhës ishte emri i një personi apo kompanie, ju mund t'i renditni të dhënat me emrin e atij personi. Në këtë rast, duhet të etiketoni secilën kartë profili që përmban emrin e plotë të klientit.Organizoni kopertinat tuaja në mënyrë alfabetike, pastaj etiketoni sirtarin tuaj të regjistrimit për të parë se cila sirtar ka një emër që fillon me një shkronjë të caktuar.

3. 

   
   
   Rendit sipas kategorisë nëse të dhënat janë të shumë pjesëve të biznesit. Disa të dhëna kanë të bëjnë me fatura, garanci ose kontrata dhe ju duhet t'i ndani ato në kategori të ndryshme. Etiketoni secilën rekord si të përshtatshme dhe vendosni të gjitha dokumentet përkatëse në regjistër. Ju mund të duhet të krijoni një profil dytësor, prandaj përdorni një mbulesë të varur për të shënuar secilën kategori dhe mbulesa të jetë dytësore.
   • Krijoni një portofol të dokumenteve urgjente në mënyrë që të gjeni letra të rëndësishme shpejt.
   • Vendosni skedarët e përkohshëm përpara dhe skedarët arkivorë në pjesën e pasme të sirtarit në mënyrë që të mund të përdorni lehtësisht skedarët që kanë nevojë për përpunim.
   reklamë

Pjesa 3 nga 3: Rendit regjistrimet sipas muajit

1. 

   Përveç përdorimit të metodave të mësipërme, ju mund të organizoni lidhësit tuaj sipas Muajit (dhe Vitit). Nëse nuk keni kohë ta zgjidhni menjëherë, mund t'i vendosni letrat tuaja në regjistrin tuaj mujor për përpunimin e datës. Ky hap gjithashtu ju ndihmon të përcaktoni se ku të ruani dokumentet tuaja më shpejt.
   • Regjistrimi mujor është gjithashtu i përshtatshëm për ruajtjen e dokumenteve të llojeve të tjera.

2. 

   Në fund të vitit, kontrolloni dokumentet e mbetura në regjistrin mujor dhe mund të gjeni modelin e ri, si dhe grupin e ri të regjistrimit (emri i kategorisë) që mungon në sistem. Krijoni profile për ato punime në vitin e ri.

3. 

   Mblidhni letrat e mbetura sipas muajit. Mbajeni në skedar nën grupin "Të përziera" (Viti-). reklamë

Këshilla

• Pas organizimit të të dhënave tuaja, duhet të ruheni rregullisht në zyrë. Rregulloni sistemin e mbajtjes së shënimeve dhe ktheni letrat në vend.
• Hidhni, ricikloni ose shkatërroni dokumente të panevojshme për të shmangur ndërhyrjet në sistemin e ri të mbajtjes së të dhënave.

Çfarë ju duhet

• Dollapët e arkivimit
• Mbulesë e varur
• Hardcover
• Ngjitëse
• Shënues