Si t’i shkruani një letër biznesi klientëve tuaj

Përmbajtje

Hapa
Pjesa 1 nga 2: Formati i Letrës së Biznesit
Pjesa 2 nga 2: Si të shkruani një letër biznesi
Këshilla

Nëse keni biznesin tuaj, atëherë ndoshta ju duhet të shkruani letra biznesi për klientët tuaj. Qëllimet mund të jenë të ndryshme: njoftimi për ngjarje ose kushte të reja, përgjigje ndaj ankesave të klientëve në emër të kompanisë. Pavarësisht nga arsyeja e shkrimit, është e rëndësishme të ruani një ton profesional dhe stil biznesi në çdo kohë.

Hapa

Pjesa 1 nga 2: Formati i Letrës së Biznesit

1 Përdorni një fletore letre profesionale. Letra e biznesit përfaqëson kompaninë tuaj. Në këtë drejtim, letra duhet të ketë formën e duhur. Gjithashtu, mos harroni të përdorni logon ose markën e kompanisë tuaj.
- Mund të krijoni një titull shkronjash duke përdorur modele të gatshme ngjyrash për Microsoft Word. Përdorni një logo ose markë të vërtetë të kompanisë.
2 Hapni një redaktues teksti. Të gjitha letrat e biznesit të kompanisë duhet të shtypen gjithmonë në një kompjuter.
- Krijoni një dokument të ri dhe vendosni kufijtë në 2.54 centimetra.
- Përdorni një shkronjë serif si Times New Roman, Georgia ose Arial. Pra, madhësia e fontit duhet të jetë jo më shumë se 12, por jo më pak se 10. Lloji ose madhësia e fontit nuk duhet të ndikojë negativisht në lexueshmërinë e shkronjës.
- Përdorni ndarjen e një rreshti.
3 Përshtatni formën e bllokut. Forma e bllokut është formati më i zakonshëm për letrat e biznesit. Alsoshtë gjithashtu më e lehtë për tu vendosur dhe ndjekur. Çdo artikull lihet i justifikuar dhe ndahet me një hapësirë. Me radhë nga lart në faqe, një letër biznesi duhet të përfshijë artikujt e mëposhtëm:
- Data e sotme ose data e dërgimit të letrës. Mos harroni të përfshini datën, sepse përdoret për kontabilizim nga dërguesi dhe marrësi, si dhe për qëllime ligjore. Jepni datën e saktë.
- Adresa e dërguesit. Kjo është adresa juaj në formatin standard. Nëse adresa juaj është e shënuar tashmë në kokën e letrës, atëherë mund ta kaloni këtë hap.
- Adresa dalëse. Vendosni emrin dhe adresën e marrësit të letrës. Ju mund të përdorni adresën "Master" ose "Mistress". Pra, nëse marrësi është Nina Serova, atëherë mund të shkruani si "Zonja Nina Serova" ashtu edhe "Nina Serova".
- Pershendetje. Mund të shkruani "E dashur zonja Serova" ose "E dashur Nina Serova". Nëse nuk jeni të sigurt se kush do ta lexojë letrën, shkruani "Të nderuar Zotërinj". Ekziston edhe një opsion "Për informacionin e të gjitha palëve të interesuara", por duhet të lihet si mjeti i fundit nëse adresuesi është i panjohur.
- Trupi kryesor i letrës. Kjo pjesë do të diskutohet më hollësisht në pjesën tjetër.
- Pjesa përfundimtare dhe nënshkrimi. Shkruani: "Sinqerisht", - ose: "Urimet më të mira".

Pjesa 2 nga 2: Si të shkruani një letër biznesi

1 Përcaktoni audiencën tuaj të synuar. Toni i letrës duhet të mbetet gjithmonë profesional pavarësisht nga auditori, por zgjedhja e fjalëve dhe mjeteve gjuhësore varet nga adresuesi i letrës. Nëse letra është për departamentin e burimeve njerëzore të një kompanie tjetër, atëherë duhet të përdoret një gjuhë më formale. Kur i drejtoheni një klienti specifik, mund të përdorni një gjuhë jozyrtare dhe të thjeshtë.
- Gjithashtu do t'ju ndihmojë të shmangni keqkuptimet. Mos përdorni terma që janë të pakuptueshëm për lexuesit. Për shembull, klientët mund të mos i dinë shkurtesat e përdorura për programin hapësinor në kompaninë tuaj, prandaj mos i përdorni ato në letrën tuaj.
- Rregulli më i rëndësishëm i shkrimit të biznesit është që teksti të jetë i qartë, konciz dhe i sjellshëm.
2 Shënoni qëllimin e letrës në rreshtin e parë. Konsideroni qëllimin e letrës. Dëshironi të jepni një adresë të re zyre? I kujtoni klientit borxhin? Përgjigju ankesës? Mbani këtë në mend kur keni nevojë të shkruani fjalinë e parë të letrës. Mos përdorni formulime të paqarta dhe shkoni drejtpërdrejt në pikë.
- Shkruani në vetën e parë nëse shprehni mendimin tuaj si pronar i kompanisë. Shkruani në personin e dytë nëse po i drejtoheni në emër të një kompanie ose organizate.
- Përdorni një deklaratë të qartë si: "Ne ju njoftojmë me këtë" - ose: "Me këtë ne duam të dimë sa më poshtë." Shkruani në vetën e parë nëse po i drejtoheni pronarit të kompanisë si: "Unë dua t'ju kontaktoj", - ose: "Kohët e fundit kam mësuar ..., kështu që do të doja ...".
- Për shembull, ju (pronari i kompanisë) dëshironi të informoni Nina Serova për borxhin një mujor. Filloni letrën tuaj kështu: "Dua t'ju informoj se që nga Marsi 2015 ka një borxh në llogarinë tuaj."
- Nëse jeni punonjës i një kompanie dhe po i përgjigjeni një ankese të klientit në lidhje me programin hapësinor të kompanisë tuaj, filloni kështu: "Ne morëm komentet tuaja në lidhje me programin tonë të kolonizimit në Mars."
- Ndonjëherë ju duhet t'i tregoni lexuesit se ai fitoi një konkurs ose mori një vend në një institucion arsimor. Filloni kështu: "Unë jam i lumtur të informoj ...", - ose: "Ne jemi të lumtur t'ju informojmë ...".
- Nëse keni nevojë të raportoni një lajm të keq, filloni me këtë frazë: "Me keqardhje ju njoftojmë ...", - ose: "Pas shqyrtimit të kujdesshëm, u vendos ...".
3 Përdorni një zë të vlefshëm. Në fjalimin zyrtar, zëri pasiv përdoret shpesh, por mund ta bëjë tekstin e shkronjës monoton ose të pakuptueshëm. Një zë i vlefshëm lejon që informacioni të përcillet me një ton vendimtar.
- Një shembull i një zëri pasiv: "Çfarë hapash mund të ndërmerren?" Në këtë rast, subjekti "hapa" nuk është ekzekutuesi i veprimit, por përjeton veprimin në vetvete.
- Shembull i një zëri të vlefshëm: "Çfarë hapash mund të ndërmarrim?" Në këtë version, përdoret një zë aktiv, i cili ju lejon të përcillni qartë dhe qartë idenë.
- Ndonjëherë, zëri pasiv ju lejon të përcillni mesazhin tuaj dhe të mos tërheqni shumë vëmendje për një gabim ose fakt të shëmtuar. Përdoreni atë vetëm në këtë rast. Zakonisht, preferohet një zë i vlefshëm.
4 Lidhja me ngjarjet e mëparshme ose komunikimi me lexuesin. Ju mund ta keni informuar më parë Nina Serova për borxhin. Lexuesi mund të shprehë pakënaqësinë e tij me programin tuaj hapësinor në konferencën e fundit. Nëse keni komunikuar tashmë, atëherë kujtoni këtë fakt. Lexuesi do të jetë në gjendje të kujtojë detaje të rëndësishme, dhe letra juaj do të jetë shumë më e rëndësishme dhe urgjente.
- Përdorni fraza si: "Sipas letrës së mëparshme nga ...", "Faleminderit për pagesën në kohë muajin e kaluar", - ose: "Ne ishim të kënaqur të dëgjonim komentet tuaja konstruktive në konferencën në maj."
5 Bëni një kërkesë ose ofroni ndihmë. Vendosni një ton pozitiv me një kërkesë të sjellshme ose ofroni bashkëpunim në formën e ndihmës.
- Le të themi se zotëroni një kompani dhe doni të bindni një klient që të paguajë një borxh. Përdorni frazën: "Unë do të isha mirënjohës për ndihmën tuaj dhe pagesën e menjëhershme."
- Nëse jeni duke shkruar në emër të një kompanie, përdorni frazën: "Ne do të donim të organizonim një takim personal për ju me menaxherin tonë të burimeve njerëzore."
- Ofroni gjithashtu për t'iu përgjigjur të gjitha pyetjeve të mundshme dhe për të shpërndarë dyshimet e lexuesit. Shembull: "Ne do të jemi të lumtur t'i përgjigjemi ndonjë prej pyetjeve tuaja ose të sqarojmë çdo dyshim në lidhje me pagesën", - ose: "A doni të dini më shumë detaje rreth programit tonë?"
6 Plotësoni letrën. Përdorni një thirrje për veprim nga ana juaj ose nga ana e klientit. Kjo mund të jetë një kërkesë për të shlyer borxhin brenda një afati të caktuar kohor ose një ofertë për të organizuar një takim me një klient.
- Shkruani një propozim me shpresën për të komunikuar në të ardhmen: "Mezi pres të takohemi në takimin e buxhetit javën e ardhshme", - ose: "Ne do të jemi të lumtur t'i diskutojmë të gjitha këto aspekte me ju në mënyrë më të detajuar kur takohemi në zyrën tonë .. "
- Tregoni nëse dokumentet i janë bashkangjitur letrës. Shtoni një frazë si: "Ne po ju dërgojmë një faturë për muajin e kaluar," - ose: "Një kopje e programit hapësinor i bashkëngjitet letrës."
- Përdorni një frazë mbyllëse në fund. Clientsshtë mirë që klientët të shkruajnë: "Sinqerisht", - ose: "Urimet më të mira".
- Përdorni formulimin "Përshëndetje" në letra zyrtare për të huajt.
- Shkruani: "Gjithë të mirat" nëse njihni ose bashkëpunoni me një person.
7 Korrigjoni gabimet. Formatimi dhe formulimi i saktë nuk do të luajnë asnjë rol nëse ka gabime gramatikore në shkronjë!
- Mundohuni të gjeni të gjitha rastet e zërit pasiv dhe bëni rregullimet e duhura.
- Kushtojini vëmendje fjalive të gjata dhe konfuze. Në një letër biznesi, zbatohet rregulli "Më mirë më pak është më mirë", kështu që fjalitë e gjata duhet të hidhen poshtë.