Përmbajtje

• Hapa
• Pjesa 1 nga 3: Strukturoni Raportin tuaj të Ngjarjes
• Pjesa 2 nga 3: Gjeni materialin e duhur për raportin tuaj
• Pjesa 3 nga 3: Prekjet përfundimtare për të shkruar një raport ngjarjeje
• Këshilla
• Cfare te nevojitet

Ndoshta ju duhet të shkruani një raport mbi ngjarjen dhe të përcaktoni sa i suksesshëm ishte dhe të krahasoni rezultatet me qëllimet. Kjo është e rëndësishme në mënyrë që njerëzit ose kompanitë që organizojnë ngjarjen të kuptojnë nëse duhet të ndryshojnë diçka. Ka mënyra që mund ta bëni raportin tuaj të ngjarjes më të suksesshëm. Kjo është e rëndësishme nëse do të mbani ndonjë ngjarje tjetër!

Hapa

Pjesa 1 nga 3: Strukturoni Raportin tuaj të Ngjarjes

1. 1 Përcaktoni stilin dhe formatin e prezantimit tuaj për një auditor të veçantë. Raportet e ngjarjeve mund të qepen, kapen, dërgohen me email në formatin PDF, të ekzekutohen duke përdorur një prezantim në PowerPoint, dhe më shumë.
   • Sigurohuni që të strukturoni raportin tuaj të ngjarjes sipas seksioneve. Ju duhet të krahasoni rezultatet e ngjarjes me qëllimet që keni vendosur. Përmblidhni rezultatet kryesore të ngjarjes.
   • Përshtatni raportin e ngjarjes me nevojat dhe interesat e secilit sponsor dhe auditor. Konsideroni qëllimet e sponsorëve. Në një farë mase, sponsorët janë auditori kryesor për raportin tuaj të ngjarjes. Ata duan të dinë nëse ia vlen të sponsorizoni ngjarjen tuaj. Pra, mos harroni të merrni parasysh atë që ata duan të dinë dhe cilat aspekte janë me të vërtetë të rëndësishme për ta.
   • Gjithashtu përgatitni raportin e ngjarjes për të përmbushur kërkesat specifike të ngjarjes dhe veçantinë e sponsorit. Ju nuk duhet të shkruani një raport standard, tipik.Vlen të merret parasysh që raporti juaj gjithashtu do të sillet në vëmendjen e menaxhmentit të kompanisë dhe menaxherëve financiarë.
2. 2 Organizoni procesin në mënyrë që të regjistroni informacionin që ju nevojitet gjatë gjithë ngjarjes. Mos u mbështetni vetëm në kujtesën tuaj.
   • Shkrimi i informacionit para, gjatë dhe pas ngjarjes do t'ju lejojë të krijoni një raport më të detajuar dhe për këtë arsye më efektiv. Gjithashtu do t'ju ndihmojë të paraqisni informacionin në mënyrë kronologjike.
   • Siguroni mbledhjen e vazhdueshme të të dhënave, rekrutoni më shumë njerëz nëse është e nevojshme (përfshirë praktikantët e mundshëm) për këtë qëllim. Më e rëndësishmja, nuk keni pse të prisni deri në fund të ngjarjes për të krijuar një raport.
3. 3 Reduktoni raportin në pikat kryesore. Problemi me disa raporte të ngjarjeve është se ata thjesht rendisin rendin e ngjarjes ose përqendrohen në ofertat promovuese. Mos e bëj atë. Në vend të kësaj, theksoni pikat kryesore në mënyrë të qartë dhe analitike.
   • Zgjidhni disa nga ngjarjet e ngjarjes për një ndarje të detajuar. Mendoni se cilat tri ngjarje shkuan më mirë dhe cilat tre ishin më të papriturat.
   • Mos e mbingarkoni raportin tuaj me detaje të panevojshme, të tilla si një menu dreke ose një prezantim i detajuar i folësit kryesor. Ju duhet të theksoni atë që ka vërtet rëndësi.

Pjesa 2 nga 3: Gjeni materialin e duhur për raportin tuaj

1. 1 Shkruani një përmbledhje të projektit. Raporti i aktivitetit duhet të përmbajë një përmbledhje të projektit, i cili është një version i shkurtuar i raportit të plotë më të detajuar. Merrni këtë rezyme si hyrje.
   • Ju mund të krijoni dy raporte - një përmbledhje projekti e krijuar për njerëzit e interesuar në rezultatet e ngjarjes, dhe një raport më të detajuar të plotë për ata që duan të sponsorizojnë ose organizojnë një ngjarje.
   • Në përmbledhjen e projektit, duhet të përqendroheni në pikat dhe rezultatet kryesore. Përmbledhja e projektit duhet të jetë e shkurtër - një ose dy faqe. Ai duhet të përmbledhë detajet kryesore të ngjarjes dhe të përfshijë një interpretim të shkurtër të të dhënave.
2. 2 Përfshini materiale ilustruese në raportin tuaj të ngjarjes. Muchshtë shumë më efektive t'i paraqitet auditorit një tabelë që pasqyron informacion statistikor, në vend që të mbingarkojë auditorin me numra dhe data të panumërta.
   • Nëse ngjarja përfshinte një produkt të ri, mund t'i bashkëngjitni një fotografi të tij. Fotografitë e vetë ngjarjes do të ndihmojnë në ilustrimin e raportit të ngjarjes. Mundohuni të postoni reklama sponsorizuese në faqen tuaj për të mbështetur raportin tuaj. Përsëri, asgjë nga këto nuk mund të presë deri në fund të ngjarjes.
   • Do të jetë mirë të përfshini mostra, riprodhime dhe shembuj të tjerë për sitin. Raportoni numrin e njerëzve që kanë marrë kuponë nga sponsorët etj. Ofroni mbulim të ngjarjes si në vend ashtu edhe jashtë saj në shtyp, për audiencën, për sponsorët.
3. 3 Dokumentoni çdo mbulim të shtypit ose publicitetit. Ju duhet të vlerësoni atë që është mbuluar në shtyp kundrejt qëllimeve që keni vendosur.
   • Përqendrohuni në reklamat e shtypura dhe artikujt që përmbajnë emra dhe reklama të sponsorëve, përveç mbledhjes së numrave dhe renditjes së reklamave.
   • Dokumentoni reklamat televizive, njoftimet publike, vlerësimet dhe përmendjet e lajmeve.
   • Mos harroni t'i kushtoni vëmendje informacionit në radio, shpalljes së listave të çmimeve, vlerës së reklamimit dhe promovimit, raporteve të auditimit dhe më shumë.
4. 4 Sigurohuni që të përfshini një përmendje të qëllimit të ngjarjes në raportin tuaj. Veryshtë shumë e rëndësishme të ndërlidhni qëllimet e ngjarjes me rezultatin, prandaj mos harroni të përmendni cili ishte misioni dhe qëllimet e projektit.
   • Ju gjithashtu mund të përfshini programin e ngjarjes. Ju gjithashtu duhet të përmendni pjesëmarrësit kryesorë në ngjarje. Mos harroni për shkurtësinë.
   • Kaloni pjesën më të madhe të kohës duke renditur dhe diskutuar rezultatet kryesore të ngjarjes dhe duke i krahasuar ato me qëllimet e listuara.Jini realistë dhe shmangni të folurit mbi aspektet që nuk kanë qenë shumë të suksesshme.
5. 5 Përfshini informacionin e financimit në raportin tuaj të ngjarjes. Shtë e rëndësishme të sigurohet një diskutim i detajuar i buxhetit për ngjarjen dhe sa është shpenzuar në fakt (ose investuar potencialisht). Sigurohuni që të krahasoni kostot e mundshme me ato reale dhe tregoni se çfarë shkoi mirë dhe çfarë kërkon punë të mëtejshme.
   • Ju duhet të mbuloni të gjitha kostot, përfshirë aktivitetet e marketingut dhe promovimit, kompensimin e punonjësve dhe kostot e sponsorizimit. Shtë e rëndësishme të zhvillohet një buxhet i detajuar. Menaxherët e financave dhe menaxhmenti i lartë do të duan të shohin faktet që mbështesin rezultatet.
   • Përfshini llogaritjet e të ardhurave neto të tilla si komisionet, sponsorizimet dhe mostrat. Por mos harroni se po i krahasoni fitimet me fitimet e parashikuara. Krahasuar me çfarë? Pyetje e mirë.
6. 6 Përfshini statistika që kanë kuptim për lexuesin. Mos krijoni një raport që liston vetëm informacione që ju bëjnë të ndiheni mirë. Numri i vizitorëve gjithashtu duhet të tregohet. Ideashtë një ide e mirë të siguroni të dhëna të matshme.
   • Statistika të tjera relevante janë shitjet totale dhe vizitorët. Ky lloj i të dhënave shton besueshmërinë në raportin tuaj të ngjarjes. Shkruani informacionin tuaj të vizitorëve. Përfshini demografinë, numrat e vizitave dhe hulumtimet publike (të tilla si zakonet e blerjes).
   • Raportoni numrin e njerëzve që janë përgjigjur në fushatat sponsorizuese dhe donacionet për bamirësi. Dokumentoni ndikimin ekonomik dhe pjesëmarrjen e punonjësve.
7. 7 Mbështetni të dhënat me një element cilësor. Raporti juaj duhet të përfshijë informacion statistikor, por gjithashtu keni nevojë për kontributin e njerëzve për të siguruar reagime cilësore.
   • Mblidhni reagime nga pjesëmarrësit dhe anëtarët e ekipit në mënyrë që të dhënat e suksesit dhe dështimit të ngjarjes të mos vijnë vetëm nga autori i raportit. Në këtë mënyrë, raporti juaj do të duket më i besueshëm.
   • Merrni parasysh përfshirjen e hulumtimeve të pavarura. Vlerësimi i mbulimit të shtypit është një shembull se ku mund të bëhen kërkime të pavarura.
   • Vlerësoni vendin dhe mjedisin. Ju duhet të merrni pak kohë për të vlerësuar vendin dhe vendosjen nga perspektiva e të tjerëve. Diskutoni sa mirë është përdorur hapësira në konferencë, ngjarje etj.

Pjesa 3 nga 3: Prekjet përfundimtare për të shkruar një raport ngjarjeje

1. 1 Përgatitni raportin tuaj në kohë. Mundohuni të bëni dhe publikoni një raport menjëherë pas ngjarjes. Mos harroni ta shënoni këtë ngjarje në kalendarin tuaj. Disa njerëz mendojnë se raporti duhet të publikohet brenda një muaji pas ngjarjes, por të tjerë argumentojnë se është më mirë ta bëni atë brenda pak ditësh.
   • Sa herë që ka një afat, ju duhet të bëni raportin tuaj në kohë. Ndoshta ju jeni duke shkruar një raport për ndonjë agjenci që një klient ka porositur. Kushtojini vëmendje të gjitha kërkesave.
   • Ajo që ka rëndësi është që auditori juaj do të presë një raport të thellë dhe në kohë. Pra, merrni kohë për ta bërë atë të drejtë, por mos e vononi procesin.
2. 2 Korrigjoni raportin tuaj. Sigurohuni që raporti i ngjarjes tuaj të jetë shkruar mirë dhe pa gabime drejtshkrimore ose pikësimi.
   • Sigurohuni që raporti juaj të jetë mjaft i thellë. Merrni parasysh një rregull të mirë - "tregoni, mos flisni". Kjo do të thotë se është një ide e shkëlqyeshme të jepni shembuj specifikë për të mbështetur pikat më të përgjithshme të përshkruara në raport.
   • Mos harroni auditorin tuaj dhe sigurohuni që ajo që shkruani të duket zyrtare dhe profesionale. Një raport ngjarjeje nuk është një dokument rutinë; është një dokument i rëndësishëm për të përcaktuar nëse aktiviteti ia vlente burimet e shpenzuara për të, kështu që raporti duhet të tingëllojë bindës.

Këshilla

• Bëni më shumë fotografi nga sa mendoni se do të jenë të nevojshme.Ndërsa shkruani raportin tuaj, do të vlerësoni dobinë e kësaj këshille.
• Kur mblidhni reagime nga nikoqirët dhe njerëzit që planifikuan ngjarjen, nuk duhet ta bëni atë menjëherë. Ata do të qëndrojnë në vend edhe pas përfundimit të ngjarjes, së pari duhet të pyesni njerëzit nga turma; ata do të jenë të parët që largohen nga ngjarja. Gjithashtu, mos e shqetësoni prezantuesin nëse ai është i zënë me diçka tjetër, do ta gjeni më vonë dhe mund të pyesni për gjithçka.
• Kur mblidhni reagime, zhvilloni një bisedë dhe bëni pyetje natyrshëm, atëherë bashkëbiseduesi juaj do të tregojë sinqerisht se çfarë mendon për ngjarjen.
• Mblidhni më shumë vlerësime sesa mendoni se ju nevojiten. Do të jeni të kënaqur për këtë më vonë.
• Fotot e mira tregojnë atë që po ndodhte në ngjarje si dhe reagimet e njerëzve.
• Mundohuni të bëni fotografi të të gjithë fotografisë, përfshirë njerëzit dhe prezantuesin në një fotografi, për t'i përcjellë lexuesit sa e madhe ishte ngjarja.

Cfare te nevojitet

• Kamera dixhitale
• Fletore