Përmbajtje

• Hapa
• Metoda 1 nga 1: Përgatituni për takimin
• Këshilla
• Paralajmërimet

Në mënyrë që takimi të jetë i suksesshëm, është shumë e rëndësishme që të përgatiteni plotësisht për të.Takimet luajnë një rol të madh në shumicën e industrive profesionale. Ndiqni këto hapa për ta bërë takimin tuaj të ardhshëm të suksesshëm.

Hapa

Metoda 1 nga 1: Përgatituni për takimin

1. 1 Njohja se si të përgatiteni për një takim është shumë e rëndësishme për të gjithë punonjësit dhe veçanërisht për çdo menaxher ose mbikëqyrës. Equallyshtë po aq e rëndësishme të dish kur të mos kesh një takim.
2. 2 Vendosni se çfarë lloj takimi do të organizoni:
   • Informative
   • Krijues
   • Për të marrë një vendim
   • Motivuese
3. 3 Caktoni role dhe caktoni anëtarë. Rolet mund të jenë si më poshtë:
   • Udhëhiqet nga
   • Asistent / organizator
   • Sekretar (mbajtja e shënimeve)
   • Kohëmatësi (mban gjurmët e kohës)
   • Pjesëmarrësit
4. 4 Përgatitni njoftime që përfshijnë datën, kohën, axhendën dhe vendin e takimit. Dërgoni njoftime paraprakisht për të gjithë pjesëmarrësit.
5. 5 Merrni pak kohë për të diskutuar takimin e mëparshëm (nëse ka pasur një të tillë). Kështu, pjesëmarrësit mund të sqarojnë pika të pakuptueshme ose të shprehin mosmarrëveshje.
6. 6 Vendosni gjërat e nevojshme në vende. Organizoni tavolina dhe karrige paraprakisht. Sigurojini secilit person një stilolaps dhe letër. Vendosni një enë me ujë në qendër të fjalës dhe rregulloni gotat.
7. 7 Thirrni të gjithë për porosi. Ky është momenti kur kryetari u bën thirrje të gjithëve të ndalojnë së foluri dhe njofton fillimin e takimit. Përcaktoni qëllimet. Rendi i ditës është një listë e temave që lidhen me një lëndë dhe koha e caktuar për secilën prej tyre. Për shembull: "1. Vlerësoni përmbushjen e qëllimeve të mëparshme (15 minuta), 2. Diskutoni qëllimet e mëtejshme sipas radhës (20 minuta), 3. Zgjidhni 5 qëllimet kryesore (10 minuta).
8. 8 Para takimit, kaloni një libër të veçantë ose vetëm një copë letër në një rreth që të pranishmit të shkruajnë emrat e tyre. Këta emra do të caktohen nga minuta në minutë.
9. 9 Kërkojini sekretarit të shënojë pikat kryesore të takimit në mënyrë që ato të mbulohen më vonë.
10. 10 Në fund të takimit, pyesni nëse dikush ka pyetje mbi tema të tjera. Caktoni një datë për takimin tjetër dhe shpallni fundin.

Këshilla

• Kryetari shpesh emërohet në Mbledhjen e Përgjithshme Vjetore. Kryetari menaxhon takimin, mban rendin dhe sigurohet që të gjithë t'i përmbahen rendit të ditës.
• Nëse kryetari nuk është zgjedhur, gjeni dikë të gatshëm për të plotësuar këtë rol.
• Edhe nëse takimi është joformal, ju prapë duhet t'u dërgoni njerëzve njoftim paraprak për datën dhe orën. Për shembull, ju mund t'i dërgoni email të gjithëve.
• E njëjta gjë vlen edhe për sekretarin që mban shënime.
• Këto udhëzime vlejnë edhe për takimet zyrtare.
  • Rendi i ditës mban takimin në linjë dhe i pengon njerëzit të diskutojnë një temë për një kohë të gjatë.
• Veryshtë shumë e rëndësishme të mbash shënim kohën në mënyrë që të mos ketë mosmarrëveshje në të ardhmen.

Paralajmërimet

• Kryetari duhet të jetë një person i respektuar dhe i drejtë në mënyrë që të zhvillojë një takim me kompetencë.