Përmbajtje

• Të shkelësh
• Pjesa 1 nga 3: Përgatitja e raportit të performancës
• Pjesa 2 nga 3: Krijimi i përmbajtjes kuptimplotë
• Pjesa 3 nga 3: Përdorimi i gjuhës efektive
• Këshilla

A duhet të shkruani një raport të performancës? Shumë pozicione e kërkojnë këtë, dhe shpesh këto janë vetëvlerësime që ju kërkojnë të raportoni për ato që keni bërë gjatë gjithë vitit. Ju mund të jeni udhëzuar të shkruani një raport mbi një takim në vend. Njohuritë se si të shkruani siç duhet një raport të tillë mund të bëjnë një ndryshim të madh nëse perceptoheni si të suksesshëm apo jo.

Të shkelësh

Pjesa 1 nga 3: Përgatitja e raportit të performancës

1. Filloni me një paragraf përmbledhës. Përmbledhni përmbledhjen në krye të vlerësimit. Informoni lexuesit për performancën e përgjithshme.
   • Ju mund të jeni duke shkruar një raport të performancës për një organizatë jofitimprurëse. Ju mund të përmbledhni suksese të tilla si organizimi i ngjarjeve të suksesshme për palët e interesuara, njohja e industrisë dhe zgjerimi i një baze klientësh.
   • Ju nuk duhet ta rrëmbyeni përmbledhjen me detaje. Këtu ju përmbledhni pikat më të rëndësishme. Ju jepni një përmbledhje. Mundohuni të mos e bëni raportin shumë të gjatë. Dy faqe janë një rregull i mirë, përveç nëse punëdhënësi ka një dëshirë specifike. Pyesni punëdhënësin tuaj për të parë nëse ekziston një format i rekomanduar.
2. Jepni detaje për të mbështetur secilën pikë të përmbledhjes. Tani ju duhet të justifikoni pikat kryesore në përmbledhje në fillim, me detaje më vonë në raport.
   • Përdorni një skicë të tekstit. Organizoni fusha të ndryshme në paragrafët e tyre dhe përdorni nën-tituj nën secilin titull. Për shembull, një nga paragrafët tuaj mund të quhet "Ngjarje të Organizuara".
   • Nën një titull të tillë, ju mund të postoni (me pika plumbash ose letra) një përmbledhje të shkurtër të secilës ngjarje, qëllimit të saj dhe mënyrës se si e ndihmoi misionin e grupit. Jini specifik këtu.
3. Përdorni një format profesional. Mos e mbledh raportin. Ju dëshironi që raporti të duket i mirëorganizuar, me një shkronjë profesionale dhe në një letër të këndshme.
   • Krijoni një titull dhe përqendrojeni atë në krye të faqes. Përdorni nëntituj të trashë për të organizuar informacionin.
   • Jepni informacionin bazë në krye të raportit. Paraqisni datat e mbuluara nga vlerësimi dhe emrin dhe titullin e personit që e ka krijuar atë.
4. Mbani një regjistër për të gjithë periudhën në fjalë. Bëhet shumë më lehtë nëse mbani gjurmët e progresit siç ndodh.
   • Mbani një ditar ose dosje ku mbani shënim performancën tuaj gjatë periudhës së vlerësimit. Kjo do ta bëjë jetën tuaj shumë më të lehtë kur të vijë koha për të shkruar raportin.
   • Mosarritja për ta bërë këtë mund të rezultojë në harresën e arritjeve të rëndësishme që kanë ndodhur në fillim të periudhës.

Pjesa 2 nga 3: Krijimi i përmbajtjes kuptimplotë

1. Kujtojuni njerëzve qëllimet dhe pritjet tuaja të performancës. Ju duhet t'i kujtoni njerëzit se cilat ishin qëllimet në fillim të periudhës së vlerësimit. Cilat ishin objektivat? Cilat janë pritjet e detyrës? Nëse nuk e dini, bëni që punëdhënësi juaj ta sigurojë atë.
   • Pastaj shpjegoni se si u arritën ato duke treguar numrat aktualë. Çështja është të krahasoni se cilat ishin aktivitetet ose rezultatet tuaja kundër projekteve origjinale.
   • Për shembull: nëse keni mbledhur më shumë para sesa pritej, kjo do të vijë pozitivisht tek investitorët ose eprorët. Sidoqoftë, nëse nuk jepni një pikë referimi, është më e vështirë të vlerësosh nëse dhe në çfarë mase ka qenë një sukses.
2. Siguroni pamje filmike. Përfshini disa grafikë ose grafikë nëse mendoni se ato e ndihmojnë lexuesin të vlerësojë të dhënat që po paraqisni.
   • Mos harroni, disa lexues do të skremojnë vetëm raportin sepse ka të ngjarë të jenë të zënë. Ndihmat vizuale shpesh mund ta përcjellin mendimin tuaj pak më me efektshmëri.
   • Sidoqoftë, mos e bombardoni lexuesin me shumë grafikë. Zgjidhni një ose dy grafikë që theksojnë pikat kryesore.
3. Përqendrohuni në CAR. Kjo teknikë ju ndihmon të dokumentoni performancën tuaj. Ai qëndron për Sfidë, Veprim dhe Rezultate. Kjo do t'ju ndihmojë të organizoni performancën tuaj.
   • Shikoni sfidën e detyrës. Pastaj përshkruani veprimin që keni ndërmarrë për të adresuar problemin, pastaj dokumentoni rezultatet tuaja. Për shembull, le të themi që ju jeni menaxher në një restorant. Ju mund të shkruani: Sfida - Linjat u zgjatën shumë gjatë kohës së darkës, duke rritur ankesat e klientëve me 10 përqind. Aksioni - Një kameriere e vendosur një orë më parë për të rritur numrin e të punësuarve gjatë orëve të ngarkuara. Rezultati - Ankesat nga klientët për kohën e gjatë të pritjes u ulën në dy, një rënie prej 80 përqind.
   • Çështja kryesore është të jemi specifik këtu. Arritjet e përgjithshme si "Unë jam një lojtar skuadre" nuk kanë shumë kuptim sepse çdokush mund të thotë gjëra të tilla. Kryesorja është lidhja e rezultateve me çështjet thelbësore dhe demonstrimi i suksesit përmes të dhënave dhe specifikimeve.
4. Tregoni metodologjinë tuaj. Nëse programi juaj përfshinte një formë të mbledhjes së të dhënave, është një ide e mirë të shpjegoni shkurtimisht metodologjinë që keni përdorur.
   • Njoftojini lexuesit arsyen e metodës së zgjedhur të hulumtimit. Shpjegoni përfitimet dhe rezultatet e sondazhit. Pse ishte kjo një metodë e besueshme? Për shembull, përdorni skenarin e restorantit për të shpjeguar pse ka kuptim përdorimi i ankesave si metodologji.
   • Shpjegoni se çfarë nënkuptojnë të dhënat e hulumtimit dhe çfarë jeni përpjekur të arrini me hulumtimin.
5. Përqendrohuni tek ju performancës. Për të rregulluar mirë arritjet që dëshironi të paraqisni, mendoni se për çfarë jeni më krenarë gjatë asaj periudhe. Ndoshta ishte efekti juaj qetësues tek vizitorët e shqetësuar. Ndoshta ishte duke stërvitur të tjerët. Mos hidhni shumë detaje para lexuesve.
   • Një metodë tjetër që mund të përdorni për ta bërë këtë është metoda STAR. Kjo metodë konsiston në përshkrimin e shkurtër të një situate dhe detyre, veprimin që keni ndërmarrë për ta arritur atë dhe rezultateve që keni arritur. Ashtu si me metodën CAR, qëllimi këtu është të lidhni problemet me rezultatet dhe të shpjegoni se si i keni arritur ato.
   • Përqendrohuni në gjëra të tilla si vështirësia, veçantia, hera e parë, shikueshmëria e lartë, afatet kohore, inovacioni dhe qëllimi dhe ndikimi i punës suaj.
   • Një shembull i kësaj është të shpjegoni se kur filluat si menaxher i degës, qarkullimi vjetor i punonjësve ishte 35 përqind. Ju keni zbatuar një studim të kënaqësisë së punonjësve, keni vendosur mentorimin e punonjësve dhe keni filluar një takim javor të stafit. Si rezultat, qarkullimi i stafit ka rënë në 15 përqind. Siç tregon ky shembull, performanca nuk ka pse të jetë tepër fjalë për fjalë për sa kohë që ofron lidhjet e sakta.
6. Shpjegoni vlerën tuaj. Mos thoni vetëm cilat janë rezultatet tuaja, por gjithashtu shpjegoni pse këto shfaqje janë me vlerë për organizatën.
   • Për shembull, le të themi se keni filluar të mbani takime të stafit. Dhe pastaj? Çfarë vlere i ka krijuar asaj organizatës? Mendoni me kujdes. Nëse nuk ka ndonjë vlerë konkrete, mund të duhet të theksoni diçka tjetër.
   • Nëse takimet e stafit ndihmuan në rritjen e moralit të punonjësve, siç dëshmohet nga një rënie e ditëve të sëmura (gjë që i kurseu punëdhënësit paratë), atëherë ju keni demonstruar vlerën tuaj.
7. Korrigjoni raportin përpara se ta paraqisni. Ju e mposhtni qëllimin e një raporti përfundimi nëse dorëzoni diçka të ndara që është joprofesionale.
   • Korrektoni raportin për gramatikën, pikësimin dhe gabimet drejtshkrimore. Lëreni raportin brenda natës dhe lexojeni përsëri të nesërmen në mëngjes. Mos e shkruaj raportin në minutën e fundit.
   • Shtypni një kopje fizike dhe kontrolloni për gabime gjatë korrigjimit. Ndonjëherë sytë e një personi bëhen aq të lidhur me ekranin e kompjuterit saqë gabimet e dukshme nuk vërehen më.

Pjesa 3 nga 3: Përdorimi i gjuhës efektive

1. Thoni gjërat negative në një mënyrë pozitive. Nëse ka diçka ku nuk i keni përmbushur pritjet, është më mirë të mos e shmangni atë. Mos e bëni atë fokusin qendror të raportit, por përqendrohuni në të.
   • Trajtojini zonat ku nuk keni dalë aq mirë me gjuhë pozitive. Për shembull, përqendrohuni në hapat konkretë që po ndërmerrni për të adresuar problemin, në vend që të përqendroheni në fajin ose faljen.
   • Mos i fajësoni të tjerët në një raport të performancës. Qëndro i përqendruar në atë që ke bërë. Qendro pozitiv. Përqendrohuni në gjërat që ju ose grupi juaj i keni bërë mirë. Përcaktoni zonat që mund të theksoni.
2. Përdorni numrat dhe statistikat. Nëse mund të jeni shumë specifik, përgjigjet tuaja do të duken më të besueshme. Kur është e mundur, vërtetoni atë që thoni me diçka të matshme.
   • Superlativat e përgjithshëm si "të shkëlqyera" ose "të besueshëm" nuk kanë shumë kuptim. T’i thuash dikujt që ke pasur “një vit të shkëlqyeshëm” është diçka që çdokush mund ta thotë.
   • Mos harroni këtë frazë: Mos e tregoni, tregojeni. Në vend që t'u tregoni njerëzve se keni pasur një vit të shkëlqyeshëm, tregojuni arritjeve tuaja përmes detajeve dhe të dhënave. Në vend që të thuash se je i mirë në marrëdhëniet me klientin, cito rezultatet e sondazheve të kënaqësisë së klientit, letrat që ke marrë dhe një rënie në ankesat e klientëve.
   • Shifrat e përdorimit. Të thuash që ke menaxhuar një numër të madh të punonjësve nuk do të thotë shumë nëse nuk është e qartë se sa i madh ishte ai numër. Përdorni numrat për të shprehur madhësinë e buxhetit dhe përshkruani madhësinë e detyrave.
3. Gjithmonë thuaj të vërtetën. Mos e ekzagjeroni. Mos genje. Nëse kapeni në një gënjeshtër, mund të jeni në telashe të mëdha.
   • Problemi tjetër me gënjeshtrën, madje edhe përmes një lëshimi të dukshëm, është se përfundimisht do të humbni besimin dhe nuk do të jeni në gjendje të përmirësoni veten.
   • Përkundrazi, tregoni një vlerësim të sinqertë të periudhës së vlerësimit, me dobësi dhe pikë pozitive. Adresoni dobësitë. Thjesht gjeni një mënyrë pozitive për ta bërë këtë.
4. Jepu të tjerëve njohjen e merituar. Shumë kurse biznesi dhe shkrime teknike rekomandojnë të mos përdorni përemrin "Unë". Në disa raste mund ta bëni këtë në një raport të performancës.
   • Për shembull, mund të thuash: "Unë kam punësuar 100 persona". Sidoqoftë, mos harroni njerëzit e tjerë që kontribuan në sukseset. Konsultohuni me ekipin (nëse është e aplikueshme).
   • Ju merrni pikë shtesë nëse nuk dukeni arrogant. Ndryshoni strukturën e fjalisë në mënyrë që secila fjali të mos fillojë me fjalën "Unë".

Këshilla

• Asnjëherë mos mbani shënim të zemëruar në një raport të performancës. Pothuajse gjithmonë paguan të qëndrosh pozitiv.
• Përdorni gjuhë profesionale, zyrtare.