Autor:
Eugene Taylor
Data E Krijimit:
11 Gusht 2021
Datën E Azhurnimit:
22 Qershor 2024
Përmbajtje
- Të shkelësh
- Pjesa 1 nga 2: Vendosni se çfarë lloj raporti duhet të shkruani
- Pjesa 2 nga 2: Shkrimi i një raporti biznesi
Raportet e biznesit janë një nga mjetet më efektive të komunikimit në botën e sotme të biznesit. Ka disa qëllime për një raport biznesi, dhe kompanitë ose individët mund ta përdorin atë për të marrë vendime të rëndësishme. Për të shkruar një raport efektiv të biznesit duhet së pari të kuptoni se çfarë është dhe si mund të përdoret.
Të shkelësh
Pjesa 1 nga 2: Vendosni se çfarë lloj raporti duhet të shkruani
Paraqisni një ide. Një raport që paraqet një ide quhet raport rekomandimi / raport këshillimor. Ju mund t'i përdorni këto raporte për të ofruar këshilla për menaxhmentin ose vendimmarrësit e tjerë të rëndësishëm. Ky raport zakonisht ka një përmbledhje dhe një trup. Përmbledhja thekson këshillat tuaja. - Ju mund të dëshironi një printer 3D për departamentin tuaj. Për të bindur menaxherin tuaj për të blerë një, ju mund të shkruani një raport këshillëdhënës duke kërkuar zyrtarisht nga ekipi i menaxhimit një printer.
Paraqisni rreziqet e një mundësie specifike. Një raport hetimi mund të ndihmojë në përcaktimin e rreziqeve të një veprimi specifik. Ky raport ndihmon një kompani të shohë se çfarë pasojash të mundshme mund të presë. Ky raport përfshin një hyrje, pjesën e mesme dhe përfundimin. Hyrja thekson problemin nën hetim. Seksioni i mesëm përdoret për të diskutuar faktet dhe rezultatet e hetimit. Dhe përfundimi i përmbledh të gjitha. - Supozoni se kompania farmaceutike X dëshiron të bashkëpunojë me kompaninë farmaceutike Y, por gjithsesi ka rezerva. Kompania X nuk dëshiron të bashkëpunojë me një kompani që ka (pasur) probleme financiare tani ose në të kaluarën. Kompania X kryen një hetim dhe përdor një raport kërkimi për të diskutuar në detaje informacionin financiar në lidhje me Kompaninë Y dhe drejtorët e saj.
Paraqisni informacionin e pajtueshmërisë tek një organ drejtues. Ky raport, i quajtur raport i pajtueshmërisë, ndihmon kompanitë të demonstrojnë përgjegjësinë e tyre. Një kompani përdor një raport pajtueshmërie për t'i provuar një organi qeverisës (këshilli i qytetit, qeveria, etj.) Se ndjek të gjitha ligjet / rregulloret në fuqi dhe se shpenzon para me mençuri. Ky raport përmban një hyrje, një trup dhe përfundim. Hyrja zakonisht përmban një përmbledhje të kapitujve më të rëndësishëm në raport. Seksioni i mesëm përmban të dhëna specifike, fakte, etj., Që organi drejtues duhet të dijë. Përfundimi përmbledh gjithçka. - CALPERS (Plani i Pensionit të Punëtorëve të Kalifornisë) iu desh t'i tregojë bordit se në 2010 ndoqi të gjitha ligjet dhe rregulloret në fuqi. CALPERS përgatiti një raport vjetor të pajtueshmërisë për të demonstruar aktivitetet e tyre vjetore.
Paraqisni realizueshmërinë e një ideje ose projekti të propozuar. Një raport hulumtimi që përcakton nëse një ide funksionon apo jo quhet studim i fizibilitetit. Ky raport duhet të përmbajë një përmbledhje dhe trup. Përmbledhja paraqet idenë. Trupi përmban përfitimet, problemet e mundshme dhe kostot e lidhura me idenë. Një kompani mund të përdorë një studim të fizibilitetit për t'iu përgjigjur pyetjeve të tilla si këto: - A mund të përfundojë ky projekt brenda buxhetit?
- A është fitimprurës ky projekt?
- A mund të përfundojë ky projekt brenda afatit kohor?
Paraqisni rezultate të hulumtimit nga studime të tjera. Ky lloj raporti kërkimor paraqet një hetim për një problem të veçantë. Ai siguron një perspektivë të detajuar mbi një problem shumë specifik. Raporti duhet të përmbajë një abstrakt (përmbledhje), një hyrje, metoda, rezultate, përfundime dhe një rekomandim. Duhet gjithashtu të citojë burimet e studimeve të cituara. - Për shembull, një kompani mund të kryejë një hetim të kompanisë për të përcaktuar nëse pirja e duhanit në sallën e punonjësve duhet të eliminohet. Personi që shkruan hulumtimin duhet të bëjë një raport kërkimi.
Ndihmoni një kompani të përmirësojë politikat, produktet ose proceset përmes monitorimit. Ky raport, i quajtur një raport periodik, shkruhet çdo herë, për shembull javore, mujore, tremujore, etj. Ai shqyrton efikasitetin, fitimin dhe humbjen, ose shifra të tjera të matshme në një interval të zgjedhur. - Për shembull, një bashkëpunëtor shitjesh në një kompani farmaceutike mund të sigurojë një përmbledhje mujore të thirrjeve të tij ose të saj të shitjeve.
Raportoni mbi një situatë specifike. Një situatë specifike - në krahasim me një interval specifik - kërkon një analizë të situatës. Një situatë mund të jetë aq e thjeshtë sa informacioni i paraqitur në një konferencë ose aq kompleks sa një raport mbi reagimin ndaj një katastrofe natyrore. Këto raporte përmbajnë një hyrje, trup dhe përfundim. Përdorni hyrjen për të përshkruar ngjarjen dhe siguroni një vrojtim të shkurtër të asaj që do të diskutoni në pjesën e mesme. Përfundimi diskuton veprimet e ndërmarra ose të nevojshme në situatë. - Për shembull: një organ qeveritar dëshiron një analizë / raport situate pas një uragani.
Paraqisni zgjidhje të ndryshme për një problem ose situatë. Përdorni një raport vlerësimi për të ofruar zgjidhje të ndryshme për një situatë të caktuar. Bazuar në rezultatet, shkrimtari mund të propozojë një veprim ose veprim të veçantë. Raporti duhet të përmbajë një hyrje, trup dhe përfundim. Hyrja tregon qëllimin e raportit. Seksioni i mesëm paraqet situatën ose problemin, i ndjekur nga zgjidhjet / alternativat e mundshme. Përfundimi zbulon zgjidhjen ose alternativën më të mirë. - Për shembull: VDL Nedcar dëshiron të krijojë një fabrikë në Azi. Raporti mund të ofrojë tre opsione të vendit bazuar në nevojat e biznesit. Raporti mund të konkludojë se cili nga tre vendet është vendi më i mirë për një impiant të ri.
Pjesa 2 nga 2: Shkrimi i një raporti biznesi
Përcaktoni objektivin dhe formatin tuaj. Pyete veten se çfarë dëshiron të arrish me raportin. Zgjidhni një nga raportet siç u përmend më lart bazuar në qëllimin e dëshiruar. - Bëni një qëllim të saktë, pavarësisht nga përgjigjja. Nëse është i ngatërruar, raporti juaj vetëm do të hutojë lexuesin tuaj, duke ndikuar në besueshmërinë e raportit.
- Për shembull, ju doni një buxhet më të madh reklamash për departamentin tuaj. Përqendrohuni në raportin tuaj në buxhetin aktual të reklamave dhe sesi mund të përdorni një buxhet më të madh në mënyrë efektive.
Përcaktoni kush është lexuesi juaj. Lexuesi juaj mund të jetë një palë e jashtme (dikush që nuk punon brenda kompanisë tuaj) ose dikush brenda kompanisë tuaj. Mendoni për njohuritë e lexuesit tuaj për këtë temë dhe sa i sigurt është ai / ajo me të. Gjithashtu mendoni se si lexuesi do të përdorë informacionin në raport. - Mos harroni, pavarësisht nga lexuesi juaj, asgjë nuk flet më qartë për një kompani ose klient sesa paratë.
- Për shembull, supozoni se doni të zbatoni një program për departamentin tuaj në të cilin ndahen detyrat funksionale. Ju vendosni që audienca juaj e synuar të përbëhet nga drejtori i burimeve njerëzore të kompanisë, CEO dhe COO. Mendoni se sa mund të dinë ata tashmë për këto lloj programesh. Përgjigja për këtë përcakton tonin e raportit. Nëse kompania nuk ka menduar kurrë për një program të tillë, raporti duhet të jetë informues dhe strategjik. Nëse kompania e ka menduar më parë, raporti duhet të jetë më pak informues dhe më bindës.
Vendosni se çfarë të mësoni. Pjesa më e vështirë për të shkruar një raport biznesi nuk është vetë shkrimi. Po përpilon përfundimin dhe mbledh të dhënat e nevojshme për ta mbështetur atë përfundim. Kjo kërkon një larmi aftësish, përfshirë mbledhjen e të dhënave dhe analizën e tregut. Çfarë duhet të dini ju - dhe përfundimisht menaxhmenti - për të qenë në gjendje të merrni një vendim të informuar mbi temën? 
Mblidhni të dhënat e sakta për raportin tuaj. Shtë e rëndësishme që të dhënat tuaja të vijnë nga kërkime të hollësishme; përndryshe ju rrezikoni të ndikoni në besueshmërinë. Mbledhja e të dhënave varet nga lloji i raportit që po shkruani. Sigurohuni që të përdorni tregues të saktë që janë të rëndësishëm për qëllimin e raportit. - Ju mund t'i gjeni të dhënat brenda vendit, që do të thotë që ju t'i mblidhni ato mjaft shpejt.Për shembull, mund të telefononi departamentin e shitjeve për shifrat e shitjeve, në mënyrë që të përpunoni shpejt të dhënat tuaja në raportin tuaj.
- Të dhënat e jashtme mund të jenë të disponueshme edhe nga brenda. Nëse një departament tashmë ka bërë një analizë të klientit, mund ta huazoni atë. Ju nuk keni pse ta bëni vetë kërkimin. Kjo ndryshon nga kompania, por hartuesi i një raporti biznesi zakonisht nuk ka nevojë të bëjë hulumtimin fillestar.
- Për shembull, nëse jeni duke shkruar një rekomandim / raport këshillimor, duhet të hulumtoni të gjitha përfitimet e idesë suaj të propozuar dhe t'i përfshini ato rezultate në raportin tuaj.
Përpiloni raportin tuaj. Mënyra se si e përpiloni raportin tuaj varet nga objektivi juaj. Për shembull, ju përpiloni një raport pajtueshmërie ndryshe nga një studim i fizibilitetit. Pasi të keni një ide se si dëshironi të përgatisni raportin tuaj, ju mund të shkruani përmbajtjen. - Ndani të dhënat përkatëse në kapituj të ndryshëm. Një raport i biznesit nuk duhet të jetë një përmbytje numrash dhe informacioni. Ndarja e të dhënave në kapituj të veçantë është e rëndësishme për një raport biznesi të shkruar me sukses. Për shembull, mbani shifrat e shitjeve të ndara nga analiza e klientit dhe jepjani atyre një titull të veçantë.
- Përdorni tituj për të strukturuar raportin në mënyrë që ai të lexohet shpejt si një studim i pavarur ndërsa mbështet qëllimin themelor të raportit.
- Meqenëse disa pjesë varen nga analiza ose kontributi nga të tjerët, ju shpesh mund të punoni në pjesë veçmas ndërsa prisni për analizën.
Nxirrni përfundime me rekomandime specifike. Nxirrni përfundime të qarta që vijnë logjikisht nga të dhënat në raport. Jepni një rekomandim të qartë për politikën më të mirë, bazuar në përfundimin. - Çdo objektiv duhet të përfshijë veprime specifike dhe të matshme. Shkruani çdo ndryshim në përshkrimet e punës, oraret ose kostot e nevojshme për të zbatuar planin e ri. Çdo deklaratë duhet të demonstrojë menjëherë se si metoda e re ndihmon për të arritur objektivin / zgjidhjen e dhënë në raport.
Shkruaj përmbledhjen e menaxhimit. Përmbledhja ekzekutive duhet të jetë në faqen e parë të raportit, por duhet të jetë gjëja e fundit që ju shkruani. Përmbledhja ekzekutive duhet të paraqesë rezultatet dhe konkluzionet tuaja, dhe të japë një përmbledhje të shkurtër të asaj që dikush do të lexojë nëse vendos të lexojë të gjithë raportin. Si një rimorkio në një film apo një abstrakt në një ese akademike. - Përmbledhja ekzekutive është quajtur kështu pasi është ndoshta e vetmja gjë që një menaxher i zënë do të lexojë. Tregoni shefit tuaj pikat kryesore në jo më shumë se 200-300 fjalë. Nëse shefi juaj është kurioz, ai / ajo mund të lexojë pjesën tjetër të raportit.
Nëse është e nevojshme, përdorni infografitë për të dhënat. Në disa raste mund të jetë e dobishme të përdoren grafikë ose diagrame për të paraqitur të dhëna sasiore. Përdorni ngjyrën pasi tërheq vëmendjen dhe bën që informacioni të dalë në pah. Kur është e mundur, përdorni pikat e plumbave, numrat ose kutitë e tekstit për ta bërë më të lehtë leximin e raportit. Kjo i veçon të dhënat tuaja nga pjesa tjetër e raportit dhe përforcon kuptimin e tyre. - Në përgjithësi, numrat vizualë janë një ide e mirë për raportet e biznesit sepse vetë teksti dhe të dhënat mund të jenë pak të thata. Mos e tepro, sidoqoftë. Të gjitha infografitë duhet të jenë relevante dhe të nevojshme.
- Përdorni kornizat e tekstit në faqe me shumë tekst pa tabela ose imazhe. Një faqe e plotë e tekstit mund ta lodhë lexuesin. Një kuti teksti mund të jetë gjithashtu efektive për të përmbledhur pikat kryesore.
Citoni burimet tuaja nëse është e nevojshme. Në varësi të llojit të hulumtimit që keni bërë, do t'ju duhet të shpjegoni se nga keni marrë informacionin tuaj. Qëllimi i një bibliografie ose i një faqeje burimesh në një raport biznesi është t'u sigurojë të tjerëve burimin e informacionit në rast se ata do të dëshironin të shihnin vetë të dhënat. - Përdorni një mënyrë të përshtatshme për të cituar burimet në raportin tuaj bazuar në industrinë tuaj.
Lexoni përsëri raportin tuaj. Gabimet drejtshkrimore ose gabimet e thjeshta gramatikore mund t'u krijojnë lexuesve përshtypjen se nuk keni bërë përpjekje të mjaftueshme. Këto gabime madje mund të vënë në dyshim besueshmërinë e rezultateve tuaja. Gjithashtu, sigurohuni që të paraqisni informacionin tuaj në një mënyrë të qartë, të saktë. - Për shembull, mos e teproj me fjalë të shtrenjta ose fjali të komplikuara.
- Shmangni dialektin ose zhargonin.
- Nëse raporti juaj dhe audienca juaj janë të lidhur me një industri specifike, ju mund të përdorni zhargon ose terma teknikë. Por duhet të keni kujdes që të mos e përdorni shumë shpesh.
- Në përgjithësi, shkrimi i biznesit është më i mirë në formën pasive, dhe kjo është një nga rastet e pakta kur forma pasive është më e mirë se forma aktive.
- Shpeshherë mund të ju mungojnë gabimet kur rilexoni vetë punën tuaj sepse jeni shumë familjar me të. Mendoni se kush në departamentin tuaj gjithashtu përfiton nga raporti dhe mund ta lexojë atë për ju. Jini të hapur për reagime. Isshtë më mirë të dëgjosh gabimet nga një punonjës sesa nga një shef. Lexoni çdo koment dhe rishkruani raportin duke marrë parasysh komentet.
Shkruaj një tabelë të përmbajtjes. Bëni raportin e biznesit sa më zyrtar që të jetë e mundur dhe krijoni një tabelë të përmbajtjes në mënyrë që të jetë transparente dhe njerëzit të mund të lëvizin shpejt në një kapitull. Përfshini të gjithë kapitujt përkatës, veçanërisht përmbledhjen ekzekutive dhe përfundimin. 
Lidhni raportin e biznesit tuaj së bashku. Një raport i plotë, i hulumtuar plotësisht shkon më së miri me një prezantim të bukur. Kjo mund të përfshijë një dosje të bukur, libralidhës ose letër. Çështja është që raporti juaj i biznesit duket aq i mprehtë sa lexuesi juaj është i etur ta lexojë atë. - Kjo vlen edhe për çdo grafik dhe grafik në raport.
