Përmbajtje

• Hapa
• Metoda 1 nga 9: Zhvilloni një Axhendë
• Metoda 2 nga 9: Dërgoni ftesa
• Metoda 3 nga 9: Përgatitni Vendin e Takimit
• Metoda 4 nga 9: Siguroni mjetet e nevojshme për takimin
• Metoda 5 nga 9: Përgatitni një pyetësor ose pyetësor
• Metoda 6 nga 9: Dërgo një kujtesë takimi
• Metoda 7 nga 9: Filloni Takimin Pikërisht në Orar
• Metoda 8 nga 9: Përmbajuni temës së takimit
• Metoda 9 nga 9: Përgjigjuni sa më shumë pyetjeve të jetë e mundur

Kushdo që ndërmjetëson ose organizon një takim do të përfitojë nga këto këshilla. Përgjegjësitë e organizatorit përfshijnë ftimin e pjesëmarrësve dhe sigurimin e tyre me gjithçka që u nevojitet për të punuar në mënyrë sa më efikase.Pritësi është gjithashtu përgjegjës për rrjedhën e vetë takimit. Ai duhet të sigurojë përqendrim maksimal në temën e takimit, duke i mbajtur pjesëmarrësit të mos bëhen personalë dhe të diskutojnë rregullat e takimit. Ky material do të lehtësojë organizimin dhe drejtimin e takimit në mënyrë që të ketë sukses.

Hapa

Metoda 1 nga 9: Zhvilloni një Axhendë

1. 1 Specifikoni kohën e fillimit dhe mbarimit të takimit, dhe afatet kohore për diskutimin e secilës çështje. Pjesëmarrësit në takim do ta marrin këtë si mirësjellje nga ana juaj.
2. 2 Pyesni njerëzit në organizatën tuaj ose personin që thërret takimin se cilat tema duhet të përfshihen në rendin e ditës, dhe gjithashtu kërkoni një përshkrim të shkurtër të secilës çështje.

Metoda 2 nga 9: Dërgoni ftesa

1. 1 Mënyra më e mirë për të dërguar ftesa është me email, veçanërisht nëse punonjësit tuaj kanë një program që kombinon funksionet e postës elektronike me një kalendar dhe kujtesa.
2. 2 Specifikoni një afat për rezervimin e vendeve. Kjo do t'ju lejojë të përgatitni sasinë e kërkuar të burimeve në mënyrë që të mos ndërprisni takimin për të përgatitur materialet që mungojnë.

Metoda 3 nga 9: Përgatitni Vendin e Takimit

1. 1 Për një takim të qetë, duhet të përgatitni siç duhet dhomën. Kur merrni me qira një hapësirë ​​që përdoret shpesh për takime (për shembull, në një dhomë hoteli ose shërbim të dedikuar), mund të mbështeteni në stafin lokal që të jetë i ditur dhe i njohur me nuancat e përgatitjes së hapësirës.
   • Vendosja e ligjëratave - karriget janë rreshtuar në atë mënyrë që ligjëruesi të jetë në qendër të vëmendjes. Një vendosje e tillë është veçanërisht efektive nëse qëllimi kryesor është komunikimi i disa informacioneve.
   • Rregullimi teatral - një presidium është instaluar në pjesën e përparme të dhomës (një tryezë në të cilën ulen folësit dhe ekspertët). Rregullimi i karrigeve të pjesëmarrësve të tjerë i ngjan një salle leksionesh.
   • Paraqitja e shkollës - Tabelat janë vendosur para rreshtave të karrigeve për të lejuar pjesëmarrësit në takim të mbajnë shënime ndërsa flasin. Fokusi është te folësi.
   • Tryezë të rrumbullakët. Zgjidhni këtë aranzhim nëse pjesëmarrësit duhet të veprojnë si ekipe të veçanta dhe të stimulojnë shkëmbimin e ideve midis grupeve ose pjesëmarrësve individualë.
   • Vendosni një tryezë në formë U. Ky është një stil i dhomës së bordit që lejon pjesëmarrësit të shohin njëri-tjetrin dhe të ndërveprojnë sipas nevojës.
   • Nëse po planifikoni një takim të hapur që përfshin komunikimin me auditorin, vendosini karriget në një rreth me folësin në qendër.

Metoda 4 nga 9: Siguroni mjetet e nevojshme për takimin

1. 1 Një përgatitje e plotë e takimit përfshin një sërë stilolapsash, fletore, ndihma pune, fletëpalosje dhe çdo gjë tjetër që mund t'ju nevojitet gjatë takimit.
2. 2 Lini mënjanë hapësirën për pyetje. Ky mund të jetë një poster ose tabelë në të cilën pjesëmarrësit mund t'i shkruajnë pyetjet e tyre ose t'i bashkojnë ato duke përdorur ngjitëse letre ngjitëse. Pjesëmarrësit në takim do ta dinë se në një kohë të caktuar do të marrin përgjigje për pyetjet e tyre dhe takimi do të zhvillohet më mirë.
3. 3 Përgatitni pije dhe ushqime për pjesëmarrësit e gjatë në takim. Për takime të shkurtra, mjafton të vendosni shishe me ujë dhe një tas me ëmbëlsira në çdo tryezë.

Metoda 5 nga 9: Përgatitni një pyetësor ose pyetësor

1. 1 Pjesëmarrësit në takim mund të vlerësojnë cilësinë e tij menjëherë pas takimit, ose të plotësojnë një pyetësor dhe ta dërgojnë me e-mail në 1-2 ditë.
2. 2 Fletët e vlerësimit dhe pyetësorët ju lejojnë të përcaktoni sesi takimi u perceptua nga pjesëmarrësit e tij.

Metoda 6 nga 9: Dërgo një kujtesë takimi

1. 1 Kujtesat dërgohen në ditën e fundit të regjistrimit të pjesëmarrësve ose 1-2 ditë para kësaj.
2. 2 Kërkoni të raportoni nëse dikush ka ndryshuar planet dhe ata janë të detyruar të tërhiqen nga pjesëmarrja.

Metoda 7 nga 9: Filloni Takimin Pikërisht në Orar

1. 1 Të vonuarit në një takim janë të aftë të "arrijnë", por bërja e të tjerëve të presin konsiderohet e pasjellshme.
2. 2 Në fillim të takimit, bëni njoftime organizative duke përfshirë kohën e pushimit dhe drekës, vendet e tualetit dhe ku dhe si mund të bëjnë pyetje pjesëmarrësit në takim.

Metoda 8 nga 9: Përmbajuni temës së takimit

1. 1 Organizatori i takimit duhet t'i udhëzojë pjesëmarrësit në temën e takimit. Duke ju lejuar të dilni në tema të ndërlidhura rrezikon të prishni orarin tuaj të punës.
2. 2 Rrini në kohën e caktuar të pushimit dhe drekës.

Metoda 9 nga 9: Përgjigjuni sa më shumë pyetjeve të jetë e mundur

1. 1 Mblidhni pyetje nga pjesëmarrësit në takim. Lërini kohë të mjaftueshme që përgjigjet të kënaqin interesin e sa më shumë njerëzve.
2. 2 Pas takimit, qëndroni jashtë mundësive, në mënyrë që të mund të afroheni nga pjesëmarrësit e takimit të cilët janë të turpëruar të flasin para njerëzve të tjerë, ose ata që kanë çështje specifike që kërkojnë një diskutim ballë për ballë.
3. 3 Kujtojuni pjesëmarrësve në takim që të plotësojnë pyetësorin ose listën kontrolluese dhe falënderoni ata për pjesëmarrjen në takim.