Përmbajtje

• Hapa
• Pjesa 1 nga 3: Hartimi i Letrës
• Pjesa 2 nga 3: Zgjedhja e tonit të duhur
• Pjesa 3 nga 3: Projektimi i duhur

Pavarësisht se çfarë lloj biznesi jeni, është shumë e rëndësishme të krijoni një marrëdhënie të fortë me klientin, në mënyrë që njerëzit të kthehen tek ju përsëri dhe përsëri. Çdo letër falënderimi duhet të jetë individuale, kështu që nuk do të gjeni mostra me shembuj në këtë artikull. Në vend të kësaj, do të gjeni udhëzime për t'ju ndihmuar të shkruani letra të tilla në mënyrë efektive. Nëse doni të dini se si të shkruani një letër falënderimi për të shprehur vlerësimin tuaj për një klient, lexoni më tej.

Hapa

Pjesa 1 nga 3: Hartimi i Letrës

1. 1 Vendosni emrin e saktë të klientit në përshëndetje. Shumë hulumtime të tregut tregojnë se pothuajse të gjitha mesazhet drejtuar një klienti janë plotësisht joefektive nëse emri i tyre është shkruar gabimisht. Prandaj, është jashtëzakonisht e rëndësishme të kontrolloni dy herë se nuk ka gabime në kontaktimin e klientit.
2. 2 Tregoni arsyen e letrës së falënderimit. Bëjeni sa më specifik që të jetë e mundur. Sigurisht, ju thjesht mund të shkruani "faleminderit për blerjen tuaj", por është më mirë nëse specifikoni se çfarë lloj blerjeje ka bërë blerësi dhe çfarë lloj dorëzimi ka zgjedhur. Kështu që klienti do të jetë më i fokusuar në trajtimin e kompanisë tuaj, pasi do të jetë i kënaqur me një qasje të tillë individuale. Ref> https://blog.hubspot.com/service/thank-you-letter-customer/ref>
   • Mirënjohja juaj duhet të tingëllojë sa më e sinqertë. Nëse është e përshtatshme, mund t'i referoheni një bisede me një klient.
   • Bëni një përpjekje që të mos e bëni email -in tuaj të parëndësishëm, ose do të duket sikur po dërgoni të njëjtin mesazh për qindra klientë.
3. 3 Shtoni disa rreshta reagimesh. Në një letër falënderimi, është e përshtatshme të bëni disa pyetje për t'u siguruar që të gjitha nevojat e klientit janë përmbushur dhe se klienti është i kënaqur me cilësinë. Sqarime të tilla rrisin shanset që blerësi të kthehet tek ju, që do të thotë se fitimi gjithashtu do të rritet. Ju nuk keni pse të merreni shumë me pyetjen për reagime, por vëmendja ndaj nevojave të klientëve është një pjesë kritike e një biznesi të suksesshëm.
   • Shprehni shpresën tuaj se blerësi është i kënaqur me blerjen e tij dhe shtoni se jeni gati t'i përgjigjeni të gjitha pyetjeve dhe sugjerimeve që i interesojnë.
   • Pyesni blerësin nëse ka ndonjë gjë tjetër që duhet të bëni për të përmirësuar kënaqësinë e tyre.
4. 4 Përfshini emrin e kompanisë tuaj në letër. Letra e mirënjohjes duhet të përfshijë gjithmonë emrin e kompanisë, logon e saj ose informacione të tjera që identifikojnë markën tuaj. Përsëri, kjo rrit shikueshmërinë e biznesit tuaj.
   • Nëse po shkruani letrën tuaj falënderuese në një kartolinë, sigurohuni që të përfshini emrin e biznesit tuaj.
   • Nëse jeni duke shkruar në letër me kokë, logoja dhe emri i kompanisë tuaj do të jenë të dukshme gjithsesi, kështu që nuk është e nevojshme të përfshini emrin në vetë shkronjën.
   • Nëse po dërgoni një email falënderimi, emri dhe logoja e kompanisë duhet të jenë nën nënshkrimin tuaj.
5. 5 Përdorni një përfundim të përshtatshëm. Ai duhet të shprehë shpresën për bashkëpunim të mëtejshëm me klientin dhe të shprehë interesin tuaj të sinqertë për të. Për shembull, "me respekt" ndonjëherë mund të tingëllojë shumë formal, dhe pastaj duhet të zëvendësohet me "sinqerisht e juaja" ose "dëshirat më të mira". Eksploroni përfundimet e njohura të letrave të biznesit dhe merrni parasysh specifikat e industrisë.
6. 6 Nënshkruani letrën me dorë. Nënshkruani letrën me dorë nëse është e mundur. Korporatat e mëdha shpesh e përdorin këtë për ta bërë letrën të duket më e personalizuar. Edhe një nënshkrim i krijuar me një kompjuter dhe i futur më pas në një shkronjë shpesh bën një përshtypje më të mirë sesa thjesht një emër i shtypur, pasi krijon efektin e një letre të shkruar personalisht.

Pjesa 2 nga 3: Zgjedhja e tonit të duhur

1. 1 Rezistoni tundimit për t'i ofruar një klienti një produkt ose shërbim të ri. Ju jeni duke shkruar një letër falënderimi për marrëveshjen, kështu që nuk keni pse të reklamoni veten. Kontakti i mirë është i mjaftueshëm në këtë fazë. Lëreni klientin të ndihet ashtu siç është.
   • Fraza si "shpresojmë në bashkëpunim të ri me ju" tingëllojnë si klishe reklamuese dhe është më mirë të përmbaheni prej tyre. Mos i shkruani asgjë që nuk do t’i shkruanit mikut tuaj.
   • Mos përfshini përshkrimet e produkteve të tjera, përmendjen e një shitjeje të ardhshme ose ndonjë frazë tjetër që mund të konsiderohet si reklamë në letër.
2. 2 Dërgo letrën me një pullë postare të vërtetë. Edhe nëse po dërgoni male me shkronja, është mirë të mos përdorni një makinë shënimi. Kështu që ju e depersonalizoni letrën, duke e bërë atë një nga shumë, që do të thotë se klienti nuk do të ndihet i veçantë. Me shumë mundësi, letra juaj do të përfundojë menjëherë në koshin e plehrave.
3. 3 Nëse është e mundur, shkruani adresën me dorë. Dhe përsëri: sa më e personalizuar të jetë letra, aq më e këndshme do të jetë marrja e saj. Nëse nuk keni kohë për të nënshkruar zarfet, ia besoni dikujt tjetër. Edhe nëse adresa nuk është shkruar nga ju personalisht, klienti do të jetë i impresionuar këndshëm kur të shohë se është shkruar me dorë.
4. 4 Jepni informacionin e kontaktit dhe përgatituni për komunikim të mëtejshëm. Sigurohuni që të përfshini numrin tuaj të telefonit dhe adresën në letër dhe njoftoni klientin se jeni gati ta dëgjoni atë për çdo pyetje. Nëse një klient ju kontakton, jini të përgatitur t'i përgjigjeni shpejt kërkesës ose pyetjes së tij.

Pjesa 3 nga 3: Projektimi i duhur

1. 1 Shkruani letrën tuaj me dorë. Shtypja e një formulari standard është si të dërgosh një fletëpalosje për një klient. Në vend që ta bëni klientin të ndihet i rëndësishëm dhe i vlefshëm për ju, rrezikoni të jepni përshtypjen e kundërt dhe të shkaktoni vetëm acarim. Mundohuni të shkruani letra falënderimi për secilin klient personalisht dhe me dorë.
   • Nëse ka shumë shënime falënderimi për të shkruar vetë, kërkoni një bashkëpunëtor tjetër t'ju ndihmojë. Qasja individuale ia vlen koha.
   • Nëse nuk keni aftësinë për të shkruar me dorë shënime falënderimi, duhet të gjeni një mënyrë tjetër për t'i personalizuar ato. Më e pakta që mund të bëni është të përfshini emrin e klientit dhe nënshkrimin tuaj të vërtetë në çdo email.
   • Në disa raste, mund të jetë më e përshtatshme të shkruani e-mail sesa shënime falënderimi manual, për shembull, nëse tashmë keni një marrëdhënie të mirë me një klient. Gjëja më e rëndësishme është që letra tingëllonte e sinqertë dhe i drejtohej një klienti specifik. Nëse ekziston mundësia që letra juaj të ngatërrohet me një reklamë, është më mirë ta shkruani me dorë.
2. 2 Zgjidhni se ku do të shkruani shënimet tuaja falënderuese. Të dy kartat e falënderimit dhe letrat me kokë të kompanisë do të bëjnë.Nëse ju duhet vetëm të shkruani disa letra falënderimi, blini karta falenderimi elegante që lejojnë klientin të ndihet i rëndësishëm. Ju gjithashtu mund të përdorni letra me kokë në letër të rëndë.
   • Mos përdorni letër të thjeshtë printeri për letrën tuaj falënderuese.
   • Zgjidhni kartat e falënderimit që janë të përshtatshme në një kontekst biznesi. Nëse keni një biznes krijues ose argëtues, mund të përdorni kartolina me ngjyra të ndezura që përputhen me imazhin e kompanisë. Shmangni kartolinat me fjalë ose fotografi të papërshtatshme ose tepër personale.
3. 3 Merrni parasysh të dërgoni një dhuratë. Nëse doni të shkoni më tej dhe të tregoni vlerësimin tuaj, dërgoni një dhuratë të vogël me letrën tuaj. Kjo është opsionale, megjithatë për disa klientë mund të jetë pikërisht ajo që ju nevojitet. Dhurata duhet të jetë e vogël dhe e dobishme. Mund të përfaqësojë produktet ose shërbimet tuaja, ose të mos ketë lidhje fare me fushën tuaj të biznesit, por në natyrë profesionale.
   • Dhuratat e vogla përfshijnë faqeshënues, magnete, ëmbëlsira, bluza ose certifikata dhuratë.
   • Dhurata nuk duhet të jetë më e shtrenjtë se 500-1500 rubla. Etika korporative e disa kompanive ndalon pranimin e dhuratave të shtrenjta.