Përmbajtje

• Hapa

Saktësia e kontabilitetit të inventarit ndikon në aspekte të ndryshme të operacioneve të një ndërmarrje. Departamenti i blerjes mbështetet në të dhënat e inventarit për të filluar blerjet e rregullta të materialeve. Departamentet e prodhimit dhe planifikimit kanë nevojë për të dhëna të sakta të inventarit për të planifikuar procesin e prodhimit. Të dhënat e pasakta të inventarit mund të çojnë në mungesë të materialeve të caktuara, të cilat do të rezultojnë në vonesa në shpërndarjen e produkteve për klientët dhe potencialisht mund të çojnë në ndërprerje të biznesit. Kompanitë mund të përmirësojnë saktësinë e bazave të të dhënave të tyre të inventarit duke zhvilluar procedura specifike të kontabilitetit dhe duke monitoruar pajtueshmërinë e punonjësve.

Hapa

1. 1 Zhvilloni procedura për trajtimin e materialeve në organizatë. Ato duhet të përfshijnë një përshkrim të hollësishëm të hapave që duhet të ndiqen nga punëtorët kur materialet të arrijnë në ndërmarrje dhe ato të lëshohen në prodhim.
   • Procedurat gjithashtu duhet të përshkruajnë veprimet e punonjësve në rast se ata gjejnë stoqe të dëmtuara, defekte dhe mungesa.
2. 2 Trajnoni stafin për të punuar në përputhje me procedurat. Stafi i kompanisë duhet të dijë plotësisht të gjitha procedurat.
   • Çdo punonjës duhet të kuptojë rëndësinë e kontrollit të saktë të inventarit dhe ndikimin e tij në kompaninë në tërësi.
   • Për grupet individuale të personelit, mund të organizohen sesione të veçanta trajnimi, duke u fokusuar veçanërisht në fushën e tyre të punës. Për shembull, personeli prodhues do të ketë procedurat e veta për trajtimin e materialeve që janë të ndryshme nga ato në departamentin e blerjes.
3. 3 Monitoroni performancën e stafit dhe bëni auditime. Procedurat e inventarit janë të vlefshme vetëm nëse ndiqen nga punëtorët. Sigurohuni që punonjësit të ndjekin procedurat e përcaktuara.
   • Një kontroll i regjistrave dhe faturave primare mund të verifikojë që punonjësit po ndjekin procedurat e menaxhimit të inventarit.
4. 4 Krijoni një cikël të kontrolleve të inventarit të ndërmjetëm. Frekuenca e tyre do të varet nga shkalla e qarkullimit ose vlera e grupeve përkatëse të aksioneve.
   • Për të zhvilluar një orar për inventarët, aksionet mund të ndahen në grupe me frekuencë të ndryshme të rillogaritjes. Për shembull, një kompani mund të vendosë të inventarizojë disponueshmërinë e pjesëve me qarkullim të lartë çdo muaj, por të inventarizojë pjesë me qarkullim të ulët dy herë në vit.
   • Kompania duhet të trajnojë punonjësit për të mbajtur një inventar të vazhdueshëm të aksioneve. Në këtë rast, kontabilistët e inventarit do të njihen mirë me listën e inventarit, operacionet e kryera me ta dhe veprimet në rast mungesash.
   • Kontabiliteti i vazhdueshëm i inventarit nënkupton gjithashtu identifikimin e arsyeve për mungesat kur ato zbulohen. Kjo mund të hedhë një rreze drite mbi problemet ekzistuese në procedurat e kontabilitetit të inventarit.
5. 5 Zhvilloni një procedurë për trajtimin e mungesave. Në disa organizata, fakti i fshirjes së mungesave duhet të vërtetohet nga menaxhmenti. Nëse identifikohet një mungesë, kontabilisti i inventarit duhet të sjellë të dhënat e kontabilitetit në përputhje me disponueshmërinë aktuale të inventarëve.
6. 6 Programoni inventarët totalë vjetorë. Inventarët vjetorë mund të kryhen 1-2 herë në vit për të rinumëruar të gjitha aksionet dhe për të sjellë të dhënat e kontabilitetit në përputhje me gjendjen aktuale të punëve.
   • Mospërputhjet midis sasisë aktuale të inventarëve dhe të dhënave të kontabilitetit të gjetura gjatë inventarit gjithashtu bëjnë të mundur vlerësimin e efektivitetit të organizimit të kontabilitetit të inventarit dhe vetë procedurave të kontabilitetit.